信息時代提高檔案管理效率的舉措

周濤

【摘 要】隨著時代的進步、信息化的發展，我國整體實力也得到長足的提高，各項事業發展的腳步慢慢加快，高效率辦公成為發展趨勢。高效率的辦公模式要求檔案管理也要加快創新，改進管理方法和思路，采取有效舉措不斷提高管理效率。大數據信息的背景下，我們要充分利用好信息化給我們帶來的福利，做好網絡與檔案管理的結合文章，用網絡技術解決檔案管理利用中的弊端和問題，最終實現檔案管理的現代化。基于此，本文從當前我國檔案管理中暴露出來的問題入手分析，針對問題采取相應的改進舉措，從而實現檔案管理效率的逐漸提高。

【關鍵詞】檔案管理;效率;問題;舉措

當前，我國各單位采用的檔案管理工作方法普遍偏向于傳統方式，創新成分不足，不夠信息化、現代化，因而工作效率也普遍較低。在信息化快速發展的當下，我們應該找出當前檔案管理過程中存在的問題，并以問題為突破口，采取更加科學實用的信息技術手段，改進當前檔案管理暴露的不足之處，讓檔案管理工作提質增效，不斷向前發展。

一、目前檔案管理暴露的問題

1.1檔案管理人員管理意識薄弱，綜合素質較低。

由于檔案管理工作是一項不體現政績的工作，導致各方面對檔案管理的重視程度不夠，人員配備兼職居多，專職偏少，專業知識缺乏，綜合素質不高，檔案管理工作質量和效率得不到保障，這不僅影響了檔案管理工作的進一步完善，也影響了管理方法的創新和改進。由于培訓教育缺乏，業務素質得不到提升，管理手段和方法停滯不前，不能適應社會和時代對檔案工作的要求，不能有效利用信息化手段管理檔案，致使管理方式落后，管理效率低。

1.2檔案管理設施落后，信息化設備較缺乏。

時代的發展需要檔案事業也要不斷發展，為各項事業助力加油，需要不斷加快信息化發展的腳步，讓檔案管理也得以在信息化的道路上不斷發展，但檔案管理設備還相對缺乏，軟件設施不健全，一方面缺少設施資金的投入，有些單位覺得已有設備能夠滿足基本的檔案管理，未設立購進先進設備的資金預算，因而管理設施逐漸陳舊，難以保證高效率的檔案管理工作;另一方面，即使有的單位已購買了完善的管理設備，使用人員卻缺乏相關技術知識，對設備的應用流于表面，對信息化設備及管理軟件的利用率低，沒有充分發揮管理設備的的真正作用，導致檔案管理的信息化不夠。

1.3檔案管理方法缺少創新，已跟不上現代化發展的需要。

傳統落后的檔案管理方法，使檔案管理整個過程暴露出很多弊端，例如檔案文件多，種類繁雜，在分類整理時缺乏科學有效的管理方法和規范的流程，檔案各個環節管理不規范不及時，甚至收集材料不齊全，給檔案管理工作人員也帶來更大的難度，檔案管理無秩序，甚至任其自由發展。日積月累，檔案管理問題不斷沉淀，舊的問題得不到解決，新的問題又頻繁出現，這些問題的存在不僅影響了檔案管理的質量和效率，也不利于檔案管理事業的長效發展，落后的檔案管理方法阻礙了檔案管理的信息化發展，也影響了單位管理事業的快速發展。

二、提高檔案管理效率的舉措

2.1提高檔案管理人員意識，增強人員綜合素質。

人是所有工作的第一因素。檔案管理需要人才和技術的支撐保障，只有檔案人員熟悉檔案管理知識才能做好檔案管理工作。但是，大部分檔案管理人員基本檔案知識欠，業務能力薄弱，在實際管理工作中，缺乏創新能力和實際操作能力，因而為確保檔案管理工作的有序進行，增強工作人員整體素質和業務能力是關鍵。一方面要做好宣傳工作，宣傳檔案管理工作的重要性及對單位發展的重要意義，使檔案管理意義深入人心，不斷增強工作人員的重視程度，提高管理人員管理意識;另一方面要逐步提高檔案管理人員整體素質，首先加高選拔門檻，對有業務能力和經驗者優先錄用，其次要加強培訓，將業務知識及操作實務的培訓慣于日常，以解決檔案管理人員因業務不熟悉導致的工作質量低下的問題。

2.2創新檔案管理方法，使檔案管理制度化、規范化。

時代在進步，各項事業也在推陳出新，檔案工作也一樣，需要不斷提升改進，創新發展。無規矩不成方圓，首先應完善檔案管理各項制度，包括歸檔移交、鑒定審查、利用等系列重要制度，做到用制度規范工作，保障工作的落實;其次，要規范管理操作，對檔案的形成積累，按時移交，提供利用等進一步明確，從細處著手，逐步規范管理流程，遵循檔案管理的基本流程和原則，使檔案管理更具有實際操作性。

2.3充分利用電子化設備，使檔案管理信息化、科學化。

管理工作的電子化能大大縮短工作時間，提高工作效率，要充分利用電子化設施，運用網絡技術和管檔軟件對檔案信息進行系統化管理，設立專門的檔案分類目錄，既方便檔案的分類管理，也方便后期有目的的查閱，同時，利用互聯網功能，實現資源信息共享，為所需信息人員異地查詢提供便利。另外，要安裝專門的安全軟件，對檔案的保管和查閱提供安全安全的網絡環境。網絡技術的運用，為檔案管理帶來了新的生機和活力，讓檔案工作更加便捷的參與到社會大數據的融合之中。

結束語

總之，社會形勢在逐漸發生變化，檔案工作首先要適應這種變化，努力突破自身壁壘，緊跟信息化發展步伐，運用符合自身特點的技術，創新管理方法，最終實現檔案業務工作與信息技術的完美結合，相互促進，進而為單位管理事業的可持續發展提供保障。

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（作者單位：山東省濰坊市臨朐縣機關事業單位運行監管服務中心）