淺談事業單位檔案管理中存在的問題及對策

劉瑞紅 山東省菏澤市巨野縣鳳凰街道辦事處

事業單位的檔案包括很多內容，這些方面的內容有利于協助選拔、考察審核人才，事業單位的工作人員在翻閱檔案的過程中準確的了解有關信息內容，就可以根據這些信息計劃下一步的工作內容。隨著改革開放的深入發展，我國事業單位里的檔案管理工作也在逐步的改善，可是離我們的發展目標還是有距離的，在事業單位里仍然存在很多有關檔案管理的問題，為了不讓這些問題影響到事業單位的發展，我們必須及時準確的發現問題的根源，并從根源及時的解決有關檔案管理的問題，這是事業單位檔案管理的需求，也是時代發展的需要。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員缺少專業知識

現如今，部分事業單位檔案管理人員不具備專業的檔案管理知識及管理水平，無法滿足與現代化檔案管理的要求，存在影響事業檔案完整性因素。

（二）部分人員缺少工作態度

事業單位的發展離不開員工的努力，如果在工作當中有部分工作人員對工作不認真，態度不端正，甚至玩忽職守，會對整個單位運行造成嚴重影響。目前存在部分檔案人員無法認識到檔案管理的重要性，不重視所做工作，沒有較強的責任心，最終使事業單位的檔案管理水平不高。

（三）人員離職后檔案的管理問題

每個崗位都存在流動性，不可能一直都是一個人負責，因為總會存在著退休、離職等各種因素，出現這些問題后需要其他工作人員接替，在事業單位檔案管理人員交接的時候，難免有的問題會交接不到，交接的不完全，造成很多檔案都成了無厘頭，這會對事業單位造成巨大的損失，其損失程度是無法用金錢挽回的。

事業單位中的檔案都有其自身的價值，但是人們無法將其利用起來，檔案每天都是在相同的位置擺放，無法實現檔案本身的意義。即使有所利用，也是僅限于基本層次的利用，其最大作用還是無法得到發揮。

檔案的保管工作只是檔案管理工作里的重要內容，隨著信息化電子化的到來，檔案管理也開始應用現代化的技術，可是還是有很多事業單位在用紙質檔案的管理方式，使檔案的保管工作比較困難，尤其是對那些有特色的文檔，更需要事業單位做好檔案的保管工作。

檔案管理是一項十分繁雜的管理工作，隨機性很強，沒有固定性，檔案的文本也是雜亂無章，理不出頭緒來，需要查看指定文件時，要花費很多的時間也不一定能準確的找到。

在當今信息科技發展的時代，我國大部分事業單位的檔案都跟不上時代的腳步，很多信息都不能隨時更新，就算是更新，也需要較長的時間，所以我國事業單位對檔案的管理工作存在很大的發展空間。

二、事業單位檔案管理的對策

針對當前我國事業單位檔案管理存在的問題，事業單位中相關領導者需要完善檔案管理的各項工作，主要對上述問題提出解決對策；

（一）加強人員的專業知識

目前我國相關部門頒布可幾種與檔案管理相關的法律法規，就是為了使各事業單位能對檔案管理工作有足夠的重視。但在實際執行中仍舊存在問題，事業單位的領導者應加大檔案管理人員學習相關法律法規及專業知識的培訓，使其具備專業的檔案管理技能；與此同時，加大對檔案管理工作的宣傳力度，通過此方法提高檔案管理人員的職業素養，保證檔案管理工作可以順利開展。檔案管理人員的職業素養，確保檔案管理工作能夠熟練能力開展。檔案管理人員在強化專業素養后，在進行檔案管理工作時會更為專業，提高自身的責任感，充分認識到檔案管理的重要性。

（二）人員工作交接問題做相應規定

單位出現人員離職情況后，要將交接工作做好，所以資料整理清楚，待交接工作全部整理清楚之后方可離職。最好能留下聯系電話，以防出現問題后能及時得到溝通解決。因此，單位要對交接工作提出明確的規定。

（三）做好檔案管理的保護工作

事業單位的檔案管理人員要對檔案資料加強管理，定期檢查檔案的完整性，及時解決檔案管理工作中出現的問題。檔案管理工作比較復雜，只有管理人員具備謹慎細致的態度，才能將檔案管理工作做好。隨著社會的不斷發展，使用單位相關信息的變更和增加比較多，檔案管理人員應及時掌握最新的檔案信息，做好檔案的更新工作。確保方案內容與實際情況相符合，使檔案具有利用和參考價值。

（四）創建新型檔案管理模式并加大投入資金

新時期的檔案管理工作與信息化息息相關，老舊的傳統模式已不適合現在的需求，需要創建新型信息化檔案管理模式以替代傳統模式。計算機作為信息化的主要工具，在使用單位檔案管理工作中具有重要意義。利用記錄軟件能有效的提高工作人員的效率，方便數據高效、有序的錄入檔案庫中。檔案管理人員可以建立檔案查閱網，將有關數據上傳至網站，以方便相關人員查看，此方法可以使檔案管理者與查閱者節省大量的時間。同時檔案管理人員要充分重視網絡安全，防治計算機被病毒入侵。

新型檔案管理模式需要購置大量的先進設備并配置良好的辦公環境，因此就需要花費大量的資金，對于經濟較為落后的地區檔案管理部門可以向地方政府提出資金申請，利用政府批復資金進行相關設備購置和改善辦公環境，有助于新型管理模式的運行和完善檔案管理工作。

三、結束語

總而言之，事業單位在實際的檔案管理過程中，要制定系統的體制，應用先進的科學技術和管理模式，確保順利的開展檔案管理工作，以期望通過最小的資源投入獲得最大的管理效果，有效的提升事業單位的檔案管理工作。

[1]李想.農業事業單位檔案管理工作措施的探討[J].農民致富之友，2014（3）：68.

[2]王贏平.事業單位檔案管理的創新研究[J].辦公室業務，2014（1）：58.

[3]甘愛群.事業單位檔案管理創新[J].赤子，2014（1）：219.