事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路探討

摘 要：社會主義市場經濟深入發展，網絡信息技術水平不斷提升，這些都為事業單位辦公室檔案管理提出了更高的要求。事業單位面臨轉型的關鍵時期，必須將檔案管理的重要作用充分發揮，對此事業單位要認清行業發展趨勢，將信息技術融入至檔案管理之中，創新管理理念及方式。通過思想的革新方式的進步構建現代化的管理體系。本文從辦公室檔案管理原則入手，分析當前背景下事業單位辦公室檔案管理仍存在的問題并探究針對性創新策略，以期全面提升檔案管理質量，為促進事業單位穩步健康可持續發展提供參考。

關鍵詞：事業單位;辦公室;檔案管理

信息記錄和資料的準確性、真實性和及時性可以有效促進各部門間相互聯合，進而全面提升事業單位運營效率。但是就目前來看，我國事業單位在辦公室檔案管理方面仍存在諸多問題，管理意識較為落后，人員水平以及管理方式均無法與現代化經濟發展相匹配。因此，事業單位必須重視辦公室檔案管理意識的創新，以此探求信息化背景下高校檔案管理方法，最大化發揮辦公室檔案管理在促進自身發展進步中的積極作用。

一、辦公室檔案管理原則

1.規范與靈活共存

對于事業單位來說，國家對于其檔案管理工作有嚴格標準，因此規范性較強，是十分嚴肅的一項工作。事業單位在進行辦公室檔案管理時要以國家法律法規為基本遵循，在符合國家標準的前提下實施各項工作，高標準、嚴要求，體現自身工作的制度性和科學性。與此同時，強調規范性并不意味著檔案管理工作的死板，進行各個事業單位均存在不同工作性質和發展特點，各單位應在自身發展實際的基礎上制定出靈活性強可行性高的檔案管理制度。因此，檔案管理工作應既體現規范性，又體現靈活性。

2.制定與執行并重

事業單位在進行檔案管理工作時必須履行自身義務，遵循國家法律標準，對于規定的要求必須履行，嚴格執行各項條款。但是這并不影響其靈活性的實現，各地方各單位可根據實際情況對辦公室檔案管理策略進行調整，并不能完全照搬某一既定管理方法，要尊重自身發展實際，提升措施的可行性，制定與執行并重。這也就要求事業單位并不能將既定的檔案管理方法束之高閣，要將其應用于實際檔案管理工作之中，發揮檔案管理的重要作用。

3.權職兼顧

權責分明、權責兼顧是事業單位在進行檔案管理工作時必須秉承的另一原則，只有權責明確、檔案管理工作和責任細化才能保證各項管理工作都有專人負責。這樣既可以提升檔案管理工作的專業性和有效性，也能夠保證責任到人，還能起到一定監督作用。另外，對于領導干部工作人員也需要加強管理，提升工作質量。作為領導層，領導要對自身權利和責任予以明確，在盡到職責的同時做到不越權，在工作過程中也要對檔案管理方法的落實情況進行指導和檢查，保障工作人員合法權益。

4.動靜結合

動靜結合是事業單位實施辦公室檔案管理的關鍵一步，其中的靜指的是制度，動指的是時代發展趨勢。動靜結合即嚴格按照規章制度辦事的同時緊隨時代發展趨勢，不斷對檔案管理工作方式予以創新以及調整。以制度為保障、以趨勢為方向，將檔案管理工作與時代發展步伐相融合，防止工作狀態與時代發展脫節狀況的出現，否則將無法有效發揮檔案管理工作價值。

二、當前事業單位辦公室檔案管理存在的問題

1.對檔案管理重視度不高

對檔案管理重視度不高是我國部分事業單位普遍存在的問題之一，認為檔案管理工作無法在短期內為單位帶來可見效益，因此認為該份工作可有可無，這就直接導致了管理工作質量不佳、管理混亂等問題。而對于檔案管理的忽視也會使得該工作本身完整性和連貫性缺乏，工作的各個部分無法形成一個完整體系，因此無法發揮檔案管理作用。一些單位甚至會因為檔案管理的無序致使其他一系列工作秩序混亂，對此事業單位必須認識到檔案管理工作的重要性，全面提升檔案管理質量。

2.信息化程度較為落后

信息技術的發展帶動了廣泛的科技革命，傳統以人工為主力的檔案管理模式已經逐漸無法滿足當前形勢下各單位在檔案管理工作中的具體需求。隨著電子資料的普及，事業單位在實施檔案管理中不可避免地會向信息化發展，紙質檔案也逐步轉化成了電子檔案，這就需要事業單位不斷促進自身向信息化發展。但是目前而言，部分事業單位在實施檔案管理時并未認識到信息化的重視程度，依然采用傳統人工管理，不僅極大增加了人員工作量，還可能會造成管理工作中錯誤頻出，也無法及時、準確更新人事材料及其他相關資料，無法為后續工作提供科學、合理的參考和支撐，將會對事業單位整體發展造成不良影響。

3.管理人員專業素質有待提升

檔案管理人員是實施事業單位辦公室檔案管理的直接參與者，因此檔案管理人員綜合素質就成為了關鍵影響因素。目前多數事業單位對于檔案管理存在思想誤區，認為檔案管理專業人員團隊建設并非必要工作內容，甚至辦公室檔案管理由其他部門人員兼職完成。這種情況會使得檔案管理工作人員專業程度不高、缺乏管理思維和管理能力，進而致使辦公室檔案管理混亂，工作質量無法得到提升，甚至成為阻礙事業單位繼續發展的因素。另外，專業人員團隊的缺乏也會使得人員在工作態度上存在專業性不強、重視度不高等問題，工作中極易出現紕漏。

4.辦公室檔案存儲制度不健全

事業單位在實施辦公室檔案管理工作時需保證檔案管理可以被快速、準確地調取和查詢，但是在實際工作過程中因儲存制度不完善可能會造成信息無法發揮其應有的價值。這主要是因為各部門之間信息共享的缺乏，各部門間無法形成良好的配合模式，彼此間存在信息孤島，各自管理部門檔案，這極大限制了檔案信息有效性的揮發。雖然對于自己部門內部查找檔案形成有利條件，但是對于整個事業單位而言卻會產生不利影響，可能會造成檔案不完全、不及時性等一系列問題。

三、事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路

1.提升對檔案管理工作的重視程度

事業單位若想提升檔案管理質量就必須從轉變態度和理念入手，提升對于檔案管理的重視程度，這首先就需要從領導層面出發。只有領導層面重視辦公室檔案管理才能夠認真研究和探討檔案管理實施的具體方法，在做好表率的同時對下級部門傳達任務以及相關指標，并對下屬工作內容和工作質量予以監督，保證各項管理措施的落實。另外，領導在以身作則的情況下，除要監督下屬的工作完成情況，還需要對全體員工實施思想教育，保證全體工作者認識到辦公室檔案管理的重要作用，督促各部門相互配合、相互協作，準確落實檔案管理工作。

2.提升檔案管理信息化水平

信息化時代已經到來，事業單位必須重視檔案管理的信息化水平，突破傳統人工管理模式，建立起電子管理平臺。這主要應從設備、資料更新以及安全保護三個方面入手。在設備應用上，事業單位要積極引進和使用先進檔案管理設備及技術，重視檔案管理系統的建立，減少職能交叉，以此增強信息共享，提升工作效率;而在資料更新方面，信息化的實現極大便利了信息材料的更新。事業單位應隨時錄入和更新黨員材料、考核記錄以及其他相關材料，為之后的檔案查詢及使用提供便利;而在安全保護上，事業單位必須將信息安全性和私密性納入考慮的重點，及時排查網絡安全漏洞，保證管理系統健康運營。

3.加強檔案管理人員培訓

提升辦公室檔案管理人員綜合素質對于工作質量的提升有極為關鍵的影響，事業單位應將培養人員綜合能力作為重要工作內容，定期對單位內工作人員實施專業培訓，提升人員檔案管理意識和專業能力。另外，還需要重視對于和管理人員職業道德素養的提升，增強人員責任心，提升人員綜合素質，從人員態度和能力兩方面入手保證檔案管理工作質量的提升。此外，在信息化背景下，單位還需要將人員信息管理水平的提升作為重點，為信息化管理的實現提供人才支撐。

4.健全辦公室檔案存儲制度

完善的檔案存儲制度是檔案管理工作有序展開的條件和保證，但存儲制度存在不足則會嚴重影響管理工作，對此，事業單位應重視完善存儲制度的建立。具體而言，企事業單位在秉承檔案保密性的前提下可以建立起部門間的專門檔案管理通道，以互聯網為媒介進行文件以及其他檔案信息的傳輸。這樣既完成了檔案的收錄工作，又強化了檔案保密性。不僅如此，良好的檔案存儲制度可以加強各部門間的交流，最大化發揮檔案管理工作價值。

四、結語

在事業單位運營過程中，檔案管理是其中關鍵內容，檔案管理水平與企事業單位工作質量直接相關。所謂檔案管理就是對事業單位發展進步的詳細記錄和總結，通過檔案觀察企事業單位發展進程及其中存在的問題，可以為事業單位健康發展提供科學全面參考和依據。事業單位要對自身存在的管理問題予以深入探究，分析問題出現的原因并予以針對性解決，采取有效措施提升檔案管理工作效率，充分發揮事業單位發展過程中檔案管理的重要作用，讓檔案管理更好為單位發展服務。

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作者簡介：黃曉鶯（1983.04-），女，漢族，本科學歷。