人事檔案管理中存在的不足與優化策略研究

王玉龍

摘 要：在事業單位的日常管理中，做好人事檔案管理工作顯得十分重要。事業單位人事檔案管理工作是事業單位人事管理的重要組成部分。隨著社會的發展進步和組織人事工作的積極有序推進，人事檔案已經成為事業單位人才選拔的寶貴資源，在事業單位人事管理中發揮著越來越大的作用。然而，目前事業單位人事檔案管理工作還存在著諸多問題，需要我們結合時代要求和事業單位人事工作的發展需要，探尋人事檔案管理工作解決對策，保證事業單位人事檔案更好地發揮其應有的巨大價值。

關鍵詞：人事檔案管理;不足;優化策略

引言

人事檔案是我國特色人事管理制度下的產物，其主要是記錄個人經歷、品德作風以及政治面貌等，具有憑證、參考以及依據三重功能。對于個人而言，人事檔案記錄了自己的身份、學歷、工作經歷等多方面信息，是有效地憑證;對于組織而言，人事檔案是崗位調動、升職的重要參考;對于組織人事部門而言，這是決定工資待遇、社會保障、福利待遇等的重要依據。現階段，隨著社會發展，傳統的人事檔案管理制度以及模式已經難以適應當前的現實需求，難以使人事檔案的作用得到充分地發揮，因此，必須要創新人事檔案管理制度與模式，從而在妥善保管人事檔案的基礎上，最大限度發揮人事檔案的作用。

一、人事檔案管理中存在的不足

1.人事檔案審核不嚴格

要充分確保人事檔案的真實性，就必須要在材料歸檔時嚴格執行審核程序，剔除其中虛假的材料，尤其是出生時間、工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、職稱以及任免職情況等重要信息，對于原始材料依據必須要加強審核。然而現實情況是人事檔案管理工作人員在工作過程中敷衍了事，審核檔案材料時違反審核程序或者簡化審核程序，對于疑似虛假的材料沒有進行嚴格審核，導致人事檔案的真實性難以得到有效保障，對于后續工作人員選拔、崗位、待遇調整等工作造成了嚴重影響。

2.事業單位人事檔案管理工作信息化程度較低

時代的進步和信息科技的發展，提高了人事檔案管理工作信息化建設的要求。但目前事業單位管理者還未完全樹立信息化理念，很多員工也不愿學習信息技術，特別是一些人事檔案管理工作者，讓其改變已習慣的工作模式，對惰性較大、思想落后的人來說難度較大。這使得大部分事業單位人事檔案管理工作的信息化程度較低，人事檔案管理中依舊沿用傳統紙質化、人工化的方式進行收集歸檔、目錄編寫、檔案匯總、管理存放，沒有建立電子檔案，更沒有配備信息化管理軟件。人事檔案管理工作效率低下，不能適應事業單位管理信息化的要求。

二、人事檔案管理優化策略

1.強化人事檔案審核制度

人事檔案是人事任命、崗位調整、職稱評聘、調資增薪以及退休等事務的重要依據，其重要性不言而喻，保障人事檔案真實性與完整性是利用人事檔案的必要前提，因此，必須要強化人事檔案的審核制度。首先，要建立材料審核機制，檔案管理機構要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》和《干部人事檔案工作條例》的規定，結合中組部和省市委組織部的具體細則要求，以“三齡兩歷一身份”為工作指針，從材料收集以及歸檔環節加強審核，避免隨意或者盲目收集材料，要確保檔案材料的規范性，從源頭上剔除虛假材料，確保人事檔案可以客觀地反映本人的真實情況，從而為后續相關工作的開展奠定基礎;其次，要構建人事檔案審核的常態機制，鑒于人事檔案材料丟失、造假等問題的頻繁發生，有必要構建人事檔案審核的常態機制，將檔案審核工作落實在實際工作當中，做好“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”制度，全面落實任前檔案審核機制，將過去的后期挽回轉變為早期預防，嚴懲人事檔案造假的行為責任人，保障人事檔案的客觀性與充分性，避免人員選聘決策不當;最后，要加強人事檔案監管力度，人事檔案涉及多個部門單位，因此，必須要強化監管力度，定期對人事檔案管理工作進行檢查，確保各項工作有序開展。

2.加大事業單位人事檔案管理信息化建設力度

應用計算機等信息化設備進行人事檔案管理，可以減輕勞動強度，提高工作效率。尤其是一些大型事業單位，員工多，且人事檔案的一些信息比如工資、職務、崗位、社保等變動頻繁，實行計算機操作，就可以隨時將這些變動信息輸入進去，方便、可靠、快速。因此事業單位要加大人事檔案管理信息化建設力度，一方面積極引入人事檔案管理信息系統，利用互聯網和大數據技術，將信息的采集、導入、分類、整合等融為一體，搭建全面、動態、安全的信息化平臺，真正實現人事檔案管理的數據化、智能化;另一方面要派專業技術人員定期維護、優化人事檔案管理信息系統，避免計算機遭受攻擊、系統破壞、數據丟失等事件的發生，確保人事檔案管理信息系統正常穩定運行。

3.強化人事檔案管理制度的社會化

我國人事檔案管理制度發展的起步相對較晚，這也是導致人事檔案管理制度缺乏全面性和科學性的重要因素之一，所以仍需人們不斷通過實踐去摸索和總結出一條有效地管理途徑。就我國目前事業單位的人事檔案管理工作來看，很多事業單位人事檔案管理制度當中的一些內容都過于狹隘，只適用于事業單位內部。這樣的情況導致事業單位的人力資源共享和流通等方面受到了制約。所以針對這一問題，則需要保證人事檔案制度的創新應該充分體現社會化的內容。事業單位需要根據經濟社會的發展趨勢以及人事管理工作的需求情況對人事檔案管理制度做出相應地調整和創新，將社會管理中的一些內容和細則添加到人事檔案管理當中，從而保證事業單位的人事檔案管理制度能夠符合當今社會對人力資源的需求，有利于實現人力資源的共享和高效利用。

結語

總之，事業單位必須適應時代的發展，根據目前人事檔案管理工作現狀，結合其存在的問題，采取有效地對策，提高自身人事檔案管理工作水平和效能，充分發揮人事檔案在事業單位人事管理工作中的促進作用，為更好促進部門和單位組織人事工作的提質增效奠定堅實基礎，進一步踐行“為黨管檔，為民服務”的初心使命，用優異的工作業績為黨的生日獻禮。

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