淺析企業(yè)《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執(zhí)行中的問題與對策

沈淼

摘 要：在編制及執(zhí)行《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的過程中，筆者從檔案工作的收集、整理、利用三個階段分析、梳理了遇到的問題并提出了相應對策，旨在便于《表》的落地執(zhí)行以及為首次編制《表》或再次修訂《表》時，提供參考。

關鍵詞：管理類檔案 歸檔范圍 整理保管方式

一、引言

2012年，國家檔案局發(fā)布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，筆者企業(yè)在行業(yè)指導下按《規(guī)定》完成了《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（以下簡稱“《表》”）的編制。“管理類”是指行政管理、生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、黨群工作四類檔案的統(tǒng)稱，是企業(yè)進行各項管理過程的真實記錄，管理類檔案的“應歸盡歸”可作為企業(yè)依法治企的重要依據(jù)，而《表》的編制影響著應歸，《表》的執(zhí)行影響著盡歸。

二、研究現(xiàn)狀

從2014年底的20家央企完成《表》的編制審批后，現(xiàn)各行業(yè)也已分批完成《表》的編制審批，逐步進入了實施執(zhí)行階段。

研究成果方面，多以《表》編制階段的問題為研究對象，以《表》的執(zhí)行階段的問題為研究對象的較少。李子林提出文件材料歸檔范圍劃分不清晰，條目表述籠統(tǒng);組織體例把握不準，致使編制主線模糊。王洋提出附表條目內(nèi)容重復。

以上研究表明，《表》雖完成編制，但執(zhí)行中仍存問題，有些是因編制時考慮不周，有些是因管理類檔案特點引發(fā)。

三、問題分析

1. 收集方面

（1）責任不清，界限不明

按《規(guī)定》文件材料組織有按職能或問題和按部門兩種組織體例，此處筆者以按職能組織為研究對象。職能體例組織文件優(yōu)點是可應對企業(yè)機構變化;缺點一是文件材料歸檔責任不清晰，如：資本管理文件，既含規(guī)劃部門又含財務部門;二是部門的歸檔范圍界限不明確，一個部門的歸檔范圍分散在多個條款中，很難形成部門應歸文件的范圍，影響執(zhí)行。

（2）難以脫《表》

按《規(guī)定》，在滿足其最低保管期限前提下，企業(yè)可自主靈活設置保管期限。在實際中，各部門產(chǎn)生的文件種類相似，但因內(nèi)容不同保管期限各不相同，造成無論是專職檔案員還是兼職檔案員或歸檔人都很難脫《表》準確判斷出保管期限，必須逐份文件照《表》核對，導致歸檔整理效率低。

（3）不易催收

《表》包括企業(yè)所有管理類文件材料，涉及企業(yè)所有部門、所有職能。但是，檔案部門不掌握各部門職能內(nèi)所完成的具體工作信息，無法判斷出各部門在實際工作中是否真正產(chǎn)生了職能內(nèi)的文件材料。《表》只能作為歸檔范圍的依據(jù)，不能作為催歸范圍的依據(jù)，使《表》不易執(zhí)行，無法實現(xiàn)文件管控。

2. 整理方面

（1）組卷整理方式

整理，將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等，使之有序化的過程。《歸檔文件整理規(guī)則》雖然要求以件為單位整理文件，但仍需按事件的邏輯順序排列使之有序。管理類文件包括一個事件的多個節(jié)點文件，這些文件保管期限不同，導致其無法延用原文書檔案按保管期限-年度-機構的組卷整理方式。

（2）整理時間

管理類文件的歸檔時間可采取隨時歸檔或隨事歸檔。隨時歸檔，即產(chǎn)生文件就及時歸檔;隨事歸檔，即事件完結后集中歸檔。隨事歸檔文件齊全、邏輯性強，易整理;隨時歸檔的文件所涉及的事件后續(xù)未知，無法判斷事件節(jié)點或閉環(huán)情況，導致不能將同一事件的文件排序在一起，只能依靠電子檔案系統(tǒng)檢索查找。

3. 利用方面

為服務企業(yè)各項活動，檔案部門需及時整理文件以提供高效的利用，但管理類檔案利用效率仍有限。一是因企業(yè)各部門的職能權限及知悉范圍不同，導致不能信息共享;二是其數(shù)量大、范圍廣，需大量時間進行整編、數(shù)字化加工工作，檔案部門人員缺乏，無法及時完成檔案整理環(huán)節(jié)，影響檔案利用。

四、對策

1. 加強收集歸檔力度

可根據(jù)企業(yè)實際情況編制《XX部門管理類檔案歸檔指南》，將職能體例和部門體例兩種文件組織方式結合，即條款內(nèi)容按職能體例形式，條款排列按部門體例形式。既便于歸檔部門明確本部門歸檔范圍，完成歸檔操作，又可作為檔案部門催歸及考核的依據(jù)，以加強檔案收集歸檔力度。

2. 調(diào)整整理保管方式

考慮管理類文件數(shù)量、歸檔時間及形成規(guī)律等因素，其可采用以件為整理單位，再以事件為保管單位的整理保管方式。一份文件為一件檔案，每件檔案按事件一定的邏輯順序排序、編號、裝盒。一盒可裝一個事件文件，也可裝多個事件文件。管理類檔案按照年度-機構排列上架，可不需再按保管期限分類。

3. 合理調(diào)配工作人員和內(nèi)容

檔案管理部門可根據(jù)本企業(yè)實際檔案歸檔量及人員配置情況，組織專業(yè)檔案外包人員完成日常管理類檔案的整理工作，避免造成大量管理類檔案積壓無法利用;專職檔案人員監(jiān)督、指導歸檔情況，保證應歸盡歸，同時開發(fā)檔案系統(tǒng)，在系統(tǒng)中通過流程、權限等措施管控文件安全，提供利用服務，提高利用效果。

五、結論

本文通過在執(zhí)行《表》時，就收集、整理、利用過程中遇到的問題，提出了三個相應對策，旨在便于《表》的落地執(zhí)行及為首次編制《表》或再次修訂《表》時提供參考。

綜上，《表》雖然是收集歸檔環(huán)節(jié)的制度文件，但卻直接關系到檔案整理、利用等工作環(huán)節(jié)，因此在編制《表》時，應從企業(yè)實際出發(fā)，以需利用、可利用為目的，編制便于實施執(zhí)行的《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。

參考文獻：

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