《會計管理信息系統》教學中常見問題與技巧

杜夢茹

(廣東海洋大學寸金學院 廣東 湛江 524000)

一、引言

《會計管理信息系統》是針對高校會計學和財務管理專業開設的課程，屬專業基礎課程，授課針對的主體是本科二年級學生。學生在學習本課程前需學習基礎會計、成本會計、計算機基礎、電算化會計學等課程。《會計管理信息系統》課程以用友ERP-U8V10.1財務軟件為依托，以供應鏈管理系統為主要內容，供應鏈管理系統主要涉及四個模塊，即采購管理、銷售管理、庫存管理和存貨管理模塊。本課程以學生實際操作練習為主，教師講授、演示為輔助，引導學生熟悉并運用每個子系統，教師在講授課程的同時主要幫助學生解決在實訓操作過程中遇到的問題，分析問題出現的原因及避免共性問題的解決辦法，以提高學生學習效率。

二、教學中常見問題與解決辦法

(一)系統管理中常見問題

問題1：賬套功能下的“修改”為灰色，無法修改賬套。

原因分析：登錄系統管理時，混淆系統管理員admin和賬套主管兩種身份。

解決方法：首先，明確“系統管理員admin”是U8V10.1管理系統中權限最高的操作員(可設置或取消賬套主管、引入輸出賬套)，只能有1個，主要負責系統維護工作，對系統數據安全和運行安全負責，不參與日常業務操作，無法修改賬套。其次，明確“賬套主管”擁有賬套的所有權限，可對“賬套庫”進行相關操作，基礎信息設置錯誤時，以賬套主管身份登錄，在賬套功能中方可進行修改。

問題2：無法增加操作員和刪除操作員。

原因分析：操作員編號或姓名重復，導致無法增加；刪除操作員時，操作員已定義角色，導致無法刪除。

解決方法：系統管理中，打開“用戶管理”對話框，選中要刪除的操作員，打開“操作員詳細情況”，取消其所屬角色，回到“用戶管理”刪除相應操作員。

問題3：重新創建賬套時，相同賬套號的賬套無法創建。

解決方法：先將原錯誤賬套輸出，輸出時選中“同時刪除當前賬套”，即在賬套與賬套庫中刪除已有賬套記錄，再重新創建相同賬套號的賬套。

問題4：增加操作員并設置角色后，無法登陸企業應用平臺。

原因分析：未設置操作員的權限，混淆權限與角色的概念。

解決方法：增加操作員后，在操作員權限界面，勾選相應權限。若已設置相應權限后仍無法登錄企業應用平臺，則檢查是否在自己賬套中設置權限，有時一臺電腦中存在多個賬套，賦予操作員權限時，要選中自己的賬套。

(二)基礎設置中常見問題

問題1：在填寫客戶分類、供應商分類和存貨分類等時，系統提示“填寫的編碼不符合規則”，無法新增。

原因分析：基礎信息設置時，編碼方案設置錯誤(編碼方案的設置會直接影響基礎信息設置中相應內容的編碼級次和每級編碼的位長)。

解決方法：登錄企業應用平臺，在基礎設置→基本信息→編碼方案中修改客戶分類、供應商分類和存貨分類等編碼級次，若為灰色無法修改，則說明該編碼方案已經使用，需先刪除該項目下所有分類，即可修改該編碼方案。

問題2：增加存貨檔案，設置存貨屬性時，“受托代銷”屬性為灰色無法選中。

解決方法：登錄企業應用平臺，在“業務工作”選項下，執行供應鏈→庫存管理→初始設置→選項，在庫存選項設置窗口中選擇“有無受托代銷業務”復選框，修改后存貨檔案中“受托代銷”屬性即為可選擇狀態。若企業應用平臺中，“有無受托代銷業務”復選框也為灰色不可選擇狀態，則說明新建賬套時，企業類型未選擇“商業”核算類型，需重新建賬，修改企業類型。

問題3：登錄企業應用平臺后，“業務工作”中無內容。

原因分析：未啟用相應子系統即未啟用“銷售管理”、“庫存管理”、“總賬”、“應收款管理”、“應付款管理”、“存貨核算”等系統。

解決方法：系統啟用的方法有兩種，一是在系統管理中創建賬套時啟用，二是建賬后，在企業應用平臺中啟用，步驟如下：以賬套主管身份登錄企業應用平臺→基礎設置→基本信息→系統啟用→勾選相應待啟用的子系統。

問題4:錄入期初余額時，余額欄底色為黃色底無法直接錄入。

原因分析：輔助核算屬性選擇錯誤或需錄入往來明細。期初余額欄底色為白色，可直接錄入期初余額；設置了輔助核算屬性的會計科目，期初余額欄底色為黃色，不能直接錄入，需錄入期初往來明細。

解決方法：檢查會計科目設置，修改輔助核算屬性，在基礎設置→基礎檔案→財務→會計科目中，選擇相應會計科目點擊“修改”，修改其輔助核算屬性，修改后，期初余額欄即為白色底，可直接錄入期初余額。

(三)處理經濟業務中常見問題(各模塊存在問題)

問題1：在采購管理模塊中，無法增加“入庫單”。

原因分析：采購管理系統期初記賬前，采購管理系統只能錄入期初入庫單，期初記賬后，采購入庫單需在庫存管理系統中錄入。

解決方法：執行“業務工作→供應鏈→庫存管理→入庫業務→采購入庫單”，在庫存管理系統錄入“入庫單”。

問題2：存貨核算系統中，錄入存貨期初數及期初差價，選擇存貨倉庫時，不顯示相關倉庫或倉庫顯示錯誤。

原因分析1：存貨核算系統中核算方式錄入錯誤，存貨核算方式有按倉庫核算、按部門核算、按存貨核算三類，若核算方式為按部門核算，則倉庫下拉列表中顯示按計劃價或售價核算部門下屬的倉庫；若核算方式為按倉庫核算，則倉庫下拉列表中顯示按計劃價或售價核算的倉庫；若核算方式為按存貨核算，則倉庫下拉列表中顯示所有倉庫。

解決辦法1：修改存貨核算方式。執行“業務工作→供應鏈→存貨核算→初始設置→選項→選項錄入”，修改核算方式。

原因分析2：若存貨核算方式已選擇正確，倉庫下拉列表中不顯示倉庫，則可能是錄入倉庫檔案時，倉庫檔案中倉庫計價方式選擇錯誤。

解決方法2：修改倉庫檔案中倉庫計價方式。執行“基礎設置→基礎檔案→業務→倉庫檔案”，修改倉庫的計價方式。

問題3：在采購管理系統中，執行“采購結算”時，系統提示“無法結算”。

原因分析：“采購入庫單”和“采購發票”上的數量、金額等不一致，或“采購入庫單”未審核。

解決方法：執行供應鏈→采購管理→采購入庫→入庫單列表，修改“采購入庫單”信息并審核。以同樣方式打開采購發票列表，修改“采購發票”信息。

問題4：在處理銷售業務時，審核“銷售出庫單”時，提示“庫存不足”。

原因分析：①庫存管理系統，期初數據沒有按倉庫進行批審②有“采購入庫單”未審核③庫存管理系統中，設置了“銷售生成出庫單”，存在重復出庫的情況。

解決方法：①執行供應鏈→庫存管理→初始設置→期初結存→分別選擇倉庫進行審核。②執行供應鏈→庫存管理→單據列表→采購入庫單列表→對未審核的入庫單進行審核。③執行供應鏈→庫存管理→單據列表→銷售出庫單列表→刪除重復生成的出庫單。

問題5：“銷售出庫單”上的出庫單價不對。

原因分析：庫存管理系統參數設置時，出庫單成本選擇錯誤(出庫單成本有按最新成本、按參考成本、按計劃單價、按計價方式取單價四種方式)

解決方法：執行供應鏈→庫存管理→初始設置→選項→專用設置→選擇正確的出庫單成本計價方式。

問題6：保存憑證時，提示不滿足“借方必有”或“貸方必有”或“憑證必無”。

原因分析：憑證類別選擇錯誤。

解決方法：保存憑證時，正確選擇憑證類別。

問題7：如何將作已廢的憑證刪除。

解決方法：執行業務工作→財務會計→總賬→憑證→填制憑證→整理憑證。

三、總結

《會計管理信息系統》教學中，學生最大的難點是如何解決在操作過程中遇到的問題，及找到問題出現的原因，這需要老師在教學過程中正確引導學生，積極分析、主動思考，了解供應鏈各模塊間的關聯關系，分析各類經濟業務流程及原理，找到問題的根源，讓學生具備解決相關類似問題的能力。本文基于用友ERP-U8-V10.1財務軟件中學生常遇見的問題，從問題產生的原因和問題解決的辦法兩方面，對系統管理、基礎設置和處理經濟業務中的問題進行解析，以期達到提高教學水平，提高學生學習效率的目的。