試論新形勢下計劃生育檔案管理工作的新思路

施鴻梅

(合肥市第二人民醫院 安徽 合肥 230000)

計劃生育檔案的價值是非常大的，不僅能夠進行查閱，也能夠作為后期計劃生育政策的參考，從而制定出符合時代的政策。隨著時代的發展，傳統的檔案工作模式不再適用，從而造成了不必要的影響，不僅如此，計劃生育也有了新的目標以及更高的要求，從而為計劃生育政策提供高效的服務。

一、新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足

(一)管理制度不完善

計劃生育檔案管理工作的制度不完善是主要問題，無法及時的對檔案進行記錄和管理，這樣的情況就容易導致計劃生育數據的遺漏以及丟失，這是不利于后期的查閱以及參考的，除此之外，沒有及時的對檔案進行整理也是制度不完善的體現。眾多的管理制度以及實施方案無法達標，造成了檔案的質量降低，不僅不利于計劃生育檔案的整理也不利于我國計劃生育政策的實施。

(二)工作人員素質不高

計劃生育工作人員的素質不高的問題也是影響新形勢下計劃生育檔案管理的因素之一，在當前階段，工作人員的年齡偏大，其工作模式偏向傳統的工作模式，沒有與時俱進，從而導致計劃生育檔案管理的效率降低。除此之外，檔案管理人才的流失也是一方面,檔案管理機構無法留住人才，不僅無法建立優秀的管理團隊，也導致檔案管理制度無法準確的實施，這也是影響檔案管理的原因之一。

(三)沒有重視信息化技術

新形勢下的主要技術就是信息化技術，隨著信息技術的發展，眾多工作都是依賴于信息技術而進行的，有了信息技術的支持就可以對大量的數據進行整理，并且準確率高，也便于查閱和分享，是一種高效的工作模式。但是在計劃生育檔案管理工作中，并沒有重視信息化技術，這樣的情況不僅導致工作效率的降低，也增加了出錯的風險。

(四)利用率不高

對計劃生育檔案進行管理后，其利用率不高是影響檔案管理工作的原因之一，記錄在檔案中的內容沒有被相關部門進行參考，導致檔案中的內容無法產生作用。這樣的情況就導致了檔案的利用率降低。利用率不高就導致檔案工作的意義不高，這樣的問題是新形勢下需要及時解決的問題，只有問題能夠得到及時的解決，才有助于檔案管理工作的發展，并且對我國計劃生育的政策有重要的意義。

二、提升計劃生育檔案管理的意義

(一)提高工作效率

在計劃生育檔案管理工作中，隨著人口的不斷增長，計劃生育檔案的內容也越來越多，這就間接的降低了計劃生育檔案管理的工作效率。為了解決效率的問題，需要及時的提升計劃生育檔案管理工作，如利用更多的工作方式進行管理，并且制定合理的工作制度，從而提高計劃生育檔案管理工作的效率。

(二)便于查閱和參考

計劃生育檔案主要是用來查閱和參考的，通過對檔案進行查閱及參考，能夠掌握我國人口的增長情況，從而可以根據發展情況制定合適的計劃生育制度。在新形勢下，提高檔案管理工作的質量和工作模式，比如利用互聯網技術對檔案進行管理，這樣能夠高效的對檔案進行查閱，不僅能夠查閱到相關的信息還能夠通過特定的時段以及固定詞語進行查詢，由此可以看出，在新形勢下對計劃生育檔案工作進行提高，有助于檔案管理的發展。

(三)完善計劃生育制度

計劃生育制度和計劃生育檔案管理工作有著重要的聯系，計劃生育制度是從不完善發展到完善，并且逐漸的適用于我國，有助于我國的發展。逐漸完善的過程就是根據計劃生育檔案中的內容進行改革，結合當前的國情，以及外界的環境，制定更加完善的計劃生育制度。

三、新形勢下計劃生育檔案管理工作的新思路

(一)完善管理制度

在新形勢下，完善計劃生育檔案管理工作的制度是必要的，不完善的制度無法讓計劃生育制度高效的開展，從而影響我國的發展。因此，就需要完善計劃生育檔案管理工作制度，比如，設立賞罰機制，嚴格落實檔案管理工作的各項工作，對細節進行分析和研究，在此基礎上制定完善的管理制度以及相關措施。通過這樣的方式能夠有效的完善計劃生育檔案管理制度，制度的完善有助于計劃生育的開展。

(二)提高工作人員的素質

工作人員的素質是影響計劃生育檔案管理的原因之一，由于工作人員的素質不高，導致檔案容易丟失以及整理的不合格等情況的出現。為了解決這樣的問題，需要提高計劃生育檔案管理工作人員的素質，首先，提高工作人員的思想，讓其意識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作有初步的認識，并且能夠在工作中避免出現記錯等情況。其次，對工作人員進行定期的培訓和考核，通過這樣的制度，不僅能夠提高工作人員的專業素質，使其能夠掌握專業技術，這對于檔案管理是非常重要的。最后，建立專業團隊，有了專業的管理團隊，能夠將檔案管理中所遇到的問題進行及時的解決，并且能夠根據時代的變化改變檔案管理制度，從而讓檔案管理工作高效的進行，只有檔案管理工作能夠高效的開展，對計劃生育制度的開展有著積極的意義。

(三)重視信息化技術

信息化技術對檔案管理工作有著積極的作用，由于時代的發展，檔案數據飛快增長，導致傳統的工作方式無法對其進行記錄，并且容易出現錯誤，這對于計劃生育檔案管理工作的質量有著一定的影響。因此，就需要在檔案管理工作中結合信息化技術，通過信息化技術來對檔案進行管理，能夠對大量的數據進行統計，不僅更加高效也減少了出錯率。通過信息化技術也便于進行查閱，通過搭建檔案管理系統，能夠根據特定的字符進行查閱，高效的統計出某段時間內的計劃生育情況，感覺這些數據，能夠制定出正確的計劃生育制度，這主要是依賴于信息化技術中的大數據技術。由此可以看出，在計劃生育檔案管理制度中提高對信息化技術的重視是非常重要的。

(四)提高檔案利用率

對計劃生育檔案進行管理，其目的是便于后期的查閱，從而制定完善的計劃生育計劃，為了達到這樣的目標，就需要提高檔案的利用率。通過各方面的途徑，讓計劃生育檔案的內容達到半公開，相關人員能夠準確的對內容進行查閱，并且將查閱到的信息利用起來，這對于計劃生育制度的完善是非常重要的。提高檔案利用率的根本方式是提高檔案的質量，只有檔案質量得到了提高，才能夠讓其他工作人員對其進行查閱，這也就提高了檔案的利用率。

(五)制定完善的流程

檔案管理流程的完善也是新形勢下提高檔案管理工作的思路之一，檔案整理流程大體可以分為，歸檔、編號、整理、存儲以及維護等。在檔案管理工作中，需要對整體流程進行整理和規劃，在完善的流程管理下，計劃生育檔案管理能夠高效的開展，有助于檔案的保護，避免出現檔案丟失的情況，特別是利用信息技術后，檔案容易受到外界的影響，這需要定期的對存儲空間進行殺毒以及加強網絡防護。通過對檔案管理流程進行整理以及維護，有助于計劃生育檔案的保護，對其后期的適用有著重要的意義。

四、結束語

綜上所述，可以了解到新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足，提升計劃生育檔案管理的意義，新形勢下計劃生育檔案管理工作的新思路。由此可以看出，在新形勢下，計劃生育政策的開展是非常重要的，近些年計劃生育的制度在不斷的完善，主要是依賴檔案的管理，對計劃生育檔案進行查閱和參考，從而制定出合理的計劃生育的制度。這就體現出計劃生育檔案管理工作的重要性，在傳統的檔案管理工作中，存在著很多問題，需要在新形勢下及時的對其進行解決，比如，制定完善的管理制度，提高工作人員的工作素質，結合信息化技術，以及提高檔案的利用率等，通過這些方式對檔案管理進行提高，只有檔案管理的工作模式能夠得到完善，對于檔案管理的發展是非常重要的，提高了檔案質量，對檔案進行保護，避免檔案出現丟失和損壞。根據檔案能夠合理的制定計劃生育的制度，根據歷年來的檔案記錄以及外界的環境，能夠制定計劃。可見檔案管理工作的重要性，檔案管理工作質量得到提高，不僅提高了檔案的質量，讓檔案能夠長久的存在數據庫中，有利于相關人員對其進行閱讀，本文著重對檔案管理工作方式的優化進行了分析和研究。