財務共享模式下企業內部控制研究

陳彥妤 羅 塵

(湖北經濟學院 湖北 武漢 430205)

引言

隨著當今世界全球化的發展，企業的業務規模和經營區域日益擴大，傳統的數據信息傳遞方式降低了財務管理的效率，財務核算與管理分散削弱了集團的管控力度，增加了財務核算的成本與力度。現在財務共享平臺借助大數據、云計算等，將公司財務業務經過平臺集中化處理，推動企業管理升級。以此同時，隨著很多公司規模越來越大，分支機構越來越多的情況下，公司內部控制也不能一層不變，而應該隨著平臺的不斷更新而完善，這其中就暴露出了很多內部控制的缺陷有待我們去思考。

一、國內外文獻綜述

Hermanson(2014)認為財務共享模式下信息與資本流動的整合有利于業務處理效率的提高，但是計算機網絡等安全問題對內部控制產生不利影響。Herbert I.P(2012)等提出由于企業組織結構，業務流程和財務職能在財務共享服務模式下發生了改變，進而對財務人員的工作內容和財務職能產生影響，財務人員需更加關注自己的定位和職業發展。Frank Ulbrich(2014)通過研究共享服務在企業的應用，發現企業對信息共享技術手段的偏愛，同時提出在基于信息技術共享服務的早期需更加關注經營管理。

李慧智(2016)認為財務共享模式可以使組織結構優化、流程規范、效率提高、成本縮減，然而與此同時，我們必須認識到，它也是一把雙刃劍，在帶來好處的同時，可能也會對內部控制質量帶來一定的影響。李想，張星惠，蔣芮(2019)提出財務共享雖然給企業的管理帶來了便捷，但是也存在過于模板化，信息系統維護成本較高等問題。因此需要做好財務人員的轉型工作，完善內部審計、內部控制的工作，實現企業價值。張俊(2020)發現在財務共享模式下財務共享系統具有與風險評估結合不緊密，風險管理能力較弱，相關機構設置不合理，業務流程不完善，憑證處理不及時的特點，所以應加強內部控制建設，使其緊密與信息化技術相結合。魏萬明(2020)提出隨著財務共享中心的發展，應不斷完善相應的內部控制工作，才能做到各項資源的合理配置與應用，在企業中創造更好的工作環境和氛圍。

從國內外的相關研究當中不難發現，在財務共享模式下，會計核算業務得到重新構造，財務運行更加規范高效，但是，與此同時內部控制風險也相應的發生了改變。而企業的內部控制建設貫穿企業運營的全過程，內部控制建設的改進在財務共享模式下具有重大的意義。企業在財務共享模式下所存在的內部控制問題大多是具有共性的，然而國內外相關學者對于大量案例進行匯總分析，提出更加具有共性，以及指導性的意見稍顯欠缺。

二、財務共享模式下內部控制的現狀

隨著財務共享模式的興起，許多公司都采用了該系統，每個公司建立該系統的模式、規模、管理方式各不相同，本項目以多個案例為例，從而對整個財務共享模式下的內部控制的發展現狀進行研究。以下是研究的部分案例公司:

(一)WH集團

在風險評估方面，WH集團健全了風險管控制度，成立了風險管理委員會。在財務共享服務中心也有專門的人員去管控風險，應對風險。在控制活動中，WH集團財務共享服務中心以應付、應收賬款和費用報銷流程作為主要的業務流程，并設立了銀行賬戶管理、收入確認、業務審核等環節。在信息溝通與系統建設方面，集團專門設立了員工的交流平臺，與外部供應商建立了專門的溝通渠道，并構建了包含核心模塊的共享服務平臺。

(二)HE集團

在組織結構上，HE集團財務共享中心歸集團總部管理。集團總部統籌管理整個財務共享平臺，同時受到內部審計部門的監督，并以風險管控策略為指導，共同維護財務共享中心的正常運轉。在業務處理上，財務共享中心擁有一體化的業務處理模式，將常見頻繁的業務進行細化，通過財務共享中心減少工作量提高效率。集團擁有配套的財務核算系統、財務控制系統、影像系統、銀企互聯系統來保證企業內部信息的溝通聯系。

(三)H公司

該公司將共享中心設置成六個小組，在系統運維組、業務流程小組等小組之間的配合下完成工作。風險評估層面，風險評估工作由風險管理機構來執行完成，但財務共享中心沒有專門的風險管理人員。信息溝通建設方面，財務共享中心定期舉行小組例會進行溝通，定期進行工作總結，但沒有建立良好的機制與外部進行溝通。H公司建立了網上報銷系統、銀企直聯和影像掃描系統的信息化建設。內部監督方面，財務共享中心進行定性的自我評價，卻缺少細致化的內部控制制度去實施相應的監督作用，也沒有設置內審部門。

(四)SZ公司

財務共享服務中心是SZ公司單獨設置的一個部門。在人力資源管理方面，主要實行輪崗制度，通過外部招聘吸納人才，并定期進行培訓。為了保證財務報告及相關信息的真實完整，SZ公司明確了銷售管理、成本費用、資金管理等流程的風險管理目標，為了更好地識別風險，將內部控制中可能存在的風險進行歸納，并將其分為三類去分別應對。公司將控制活動進行細分，分為26個子流程，財務共享服務中心為此制定了100個控制點。公司內部擁有自己的內部審計部門，對外也受到其他咨詢公司的日常監督。

(五)T集團

該集團財務共享中心按照控制節點將基礎核算工作進行細分，并分配給各部門，同時各部門下的工作小組負責不同的業務類別。其財務人員遠離業務單位，減少了串通舞弊的可能性。風險識別與評價方面，運營管理部每月組織風險識別與評估工作，采取多種方式識別日常管理中的風險，并及時采取措施控制風險。T集團將基礎的，繁重的業務進行流程再造，提高效率。內部監督層面，建立了持續監督機制，財務共享中心同時接受本中心的內部監督和集團審計部門的內部監督。

三、財務共享模式下內部控制存在的問題

結合多個公司財務共享模式下內部控制的現狀，得出它們在控制環境，風險評估，控制活動，信息溝通，內部監督方面，都存在以下的普遍性問題，影響著經營的效率與效果。

(一)信息系統更新落后，業務人員素質欠缺

控制環境作為企業內控最重要的環節之一，良好的控制環境是實施有效內部控制的基礎。業財分離使得企業對財務組織結構的協調和現有財務人員的分配、優化、分流帶來了風險。使管理者對具體業務存在管控盲區，由于獲取的信息不一致而容易出現舞弊現象，同時減少的財務崗位可能導致人才的流失。例如T公司在實施財務共享后，一切財務相關業務都需要經過電子報賬系統處理，但是集團對會計制度的認識及信息系統更新不及時，業務人員學習不到位，這樣容易造成處理錯誤，也影響了業務處理速度。

(二)風險意識薄弱，風險應對能力差

許多公司在風險識別與評估方面采取的措施還是不完善，風險管理機構設置不合理，風險意識薄弱等問題較突出。大量公司沒有根據財務共享模式與企業自身的發展狀況來制定風險評估體系。例如H公司財務共享服務中心沒有設立專有的風險應對機制，原風險評估體系就不能很好的應對企業發生緊急的狀況，風險應對能力堪憂。

(三)財務審核不到位，業務處理留隱患

控制活動通過政策制度和具體措施來減少風險對企業的不利影響。在財務共享模式下容易出現財務審核不到位，憑證處理不及時的問題。例如WH財務審核控制不嚴格，沒有對發票關鍵內容如簽章、價格這些要素的審核。同時，由于財務共享服務中心的工作人員不了解具體業務的細節，無法減少和避免外設機構提供虛假發票和虛假文件的風險。

(四)信息溝通有障礙，保密系統存漏洞

信息的共享與溝通交流不僅在企業內部之間進行，在企業內部與外部之間也尤為重要。財務共享模式下企業容易因跨地區，跨部門而導致溝通有障礙，同時存在保密系統有漏洞的問題。例如HE集團的絕密信息被曝光成為了公開信息，給公司帶來了巨大的損失。造成信息泄露的原因是外籍顧問和內部員工在公司共享中心可以隨意下載公司的機密文件，這些文件沒有設置權限，沒有受到嚴密的保護。

(五)內部審計不到位，內部監督效率低

內部監督是企業對內部控制體系進行監督檢查，發現內部控制的不足，并進行及時的改進完善。在建立財務共享服務中心后內部審計不到位，自我評價缺乏獨立性等問題越發嚴重。例如SZ公司內部審計機構還尚未接入財務共享服務中心平臺，財務數據的處理和監控脫軌。對內部控制的建立與實施監控效率較低，導致內部監督的效率低下。

四、財務共享模式下內部控制優化建議

(一)及時更新財務共享系統，加強業務能力學習

在財務共享模式的運用中應改善內部組織架構，規范機構設置，加強業務與財務的融合。工作人員崗位責任分工明確以提高工作效率。企業要實時關注會計準則的變更情況，及時更新財務共享系統，并應注重員工對于新政策的學習，加強員工績效考核與激勵政策制定實施的。

(二)完善風險評估體系，提升風險應對能力

規范風險管理機構，完善風險評估體系，加強風險應對措施。對風險應對措施的流程進行細致化，規范化。可以增加崗位輪換的流程，加強業務處理的核查環節。定量分析判斷財務共享服務中心運作中風險發生的可能性，及時識別并采取措施降低風險，減少負面影響。

(三)改良復核審核制度，增添業務跟蹤功能

隨著財務共享中心的建設，企業應提升會計憑證無紙化的進度，利用財務共享中心系統自動生成憑證賬簿的特點，企業可加強以電子資料形式保存，傳遞和備份相關資料的舉措，相關人員也對重點業務進行跟蹤，加強分公司財務初審制度，完善財務共享中心的復核審批制度，改良工作平臺的建設。

(四)提高信息共享程度，確保信息安全傳遞

加強企業的信息共享程度，科學設置信息處理與傳遞的流程，通過多級的識別系統，進行身份認證，提升保密系統的安全程度，建立客服崗位和信息交流平臺。同時加強IT團隊的建設以保證系統的正常運行，對重要的企業信息實施分級管理，加強數據的管控。同時，對員工定期進行信息安全教育，對于外來移動存儲設備及外部下載軟件使用時要進行病毒查殺。

(五)加大內部審計力度，改善監督管控措施

加強公司內部審計力度，開展財務共享中心的自身評測。建立公司的審計委員會，單獨檢查并監管企業財務共享中心的內部管控機制。加強日常與突擊相結合的檢查機制。從內部控制效率的評估之中，識別工作過程中產生的缺漏與風險，及時做出應對的改善措施。為了更好的進行監督檢查，企業也可利用第三方進行監督。

五、結束語

綜上所述，財務共享中心的發展會一定程度上促進企業的發展，增強企業在社會中的競爭能力，但是在財務共享中心的運用中必然會對企業內部控制造成影響，而這些影響是具有共性的。本文通過對多個案例進行匯總整理，分析了目前財務共享服務中心下企業內部控制的現狀，找出所存在的主要問題，并根據問題提出了所對應的合理化意見和建議。所得結論可以彌補和完善大多數企業內部控制在財務共享模式下所存在的不足，具有建設性的指導作用。但是由于財務共享服務中心的復雜性，以及公司內部控制建設的針對性，本文也只對中心內部控制存在較為典型的問題進行了分析，未能對財務共享中心下的內部控制做到更加細致深入的研究，希望未來更多的專家學者能完善這部分研究。相信隨著財務共享模式下企業內部控制建設和實施地不斷完善，企業能擁有更加飛躍式的發展。