基于高校的教材管理信息系統設計

(西南科技大學經濟管理學院 四川 綿陽 621010)

一、研究背景

在當今社會互聯網和計算機越來越普及，越來越多的工作都需要計算機，也越來越多的人需要計算機，計算機也越來越重要。很多人利用計算機進行各項管理、分析和協調，這樣可以提高工作質量也可以增加效率，可以為很多企業公司省去不少的工作任務，也可以省去很多的人力。而當今大學院校的大學生、研究生等迅速增加，所以對教材的需要也大大增加，并且越來越多的專業課程也增加了不少，所以對于學校來說，教材管理是教學管理中的重要的一部分。教材發放的過程中總是面對大量的領書人信息、教材信息以及兩者相互作用產生的領書信息。因此需要對課程資源、教材資源、領書信息進行管理，及時了解各個環節中信息的變更，有利于提高管理效率。因此，建立一套與開課相配套的教材管理模式和管理系統具有十分重要的意義和實際應用的迫切性，而且現有的條件、管理理念和技術水平已使之成為可能。

二、研究目的與意義

如今，人才、教材、器材是高校辦學的三大基礎建設也是高校辦學的三大支柱。教材不僅僅聯系了老師與學生，而且也牽涉到高校的教學質量，教材是影響高校辦學質量的重要因素之一。在現行的互聯網技術以及網絡環境下，根據本校的特點，研究并開發合適的高校教材管理系統具有非常重大的意義，具體如下：

(1)有效減輕了工作人員的工作負擔。基于管理模式的高校教材管理信息系統可以將工作人員從繁重的手工的工作模式中解放出來，讓工作人員可以利用先進的計算機技術實現在更短的時間內完成更多的工作。

(2)提高數據處理能力。隨著高校辦學規模的不斷擴大，學生、教師以及教材的數目都在與日俱增，而我們傳統的手工管理方式對于這日益增長的龐大數據的處理時既不能保障它們的安全性，也不能保障處理它們的正確性。但是利用先進的數據庫技術可以有效彌補這些缺點。先進的數據庫技術可以存儲大量的數據，并且可以隨時根據自己的需求查找數據。同時在處理數據方面，數據庫在修改、刪除、查找、計算、存儲等方面的速度都是傳統方法所不能相比的。除此之外，先進的數據庫技術還保障了數據的安全性、保密性、正確性等。

(3)重視財務管理。高校教材管理系統往往涉及到采購等有關財務方面的工作。因此，引入企業管理中的財務管理可以有效避免財務出錯。

三、本文研究重點

本文在傳統教材管理的基礎上對教材管理的流程進行了研究開發，以此為基礎開發了以教材管理為主的信息管理系統。本系統在傳統教材管理的基礎上將其數據化、系統化，系統不但可以進行教材的分發，教材采購入庫、出庫、費用結算以及教材的狀態均可以由本系統實現。

四、系統功能介紹

本系統是一個以管理高校教材工作為起點，實現教材的采購、出入庫、分發及費用管理，對繁雜的教材管理工作進行人性化、信息化、自動化管理。本系統需要完成的功能任務主要如下:

1、教材采購管理

教材采購管理子系統主要實現教材采購的信息管理以及合理選擇供應商。在采購管理這個模塊，首先在一個學期的期末，各任課教師根據下學期的教學任務向所在院的院系負責人上報教材需求計劃表，院系負責人審核通過后把所在院的教材總購買量匯總后上報教材科。教材科根據各院系上交的教材需求表進行整合形成教材采購表，再根據訂購表的教材需求以及各供應商所給的購書折扣合理選擇供應商，然后教材科編制填寫正式訂單并寄發到各供應商。教材訂購管理子系統對應輸入的信息包括兩方面。一方面為：全校的教材訂購計劃，包括教材編號，教材名稱，出版社，作者，出版日期，采購數量等。另一方面是供應商的選擇，包括供應商編號，教材編號，采購數量，采購時間，購書價格，購書折扣等。教材訂購管理系統對應輸出的信息則為：教材訂購記錄。

教材采購管理功能描述如表 1：

表1 教材采購管理功能描述

2、教材庫存管理

教材庫存管理子系統主要實現對教材的出入庫管理及教材庫存信息管理。庫存管理部分屬于此系統的重點模塊。首先通過教材采購表里面的信息入庫，只有教材里面采購表里面的教材信息才可以入庫，防止錄入錯誤的教材信息。入庫后后端的數據庫也會更新教材入庫信息。入庫成功后，可以通過輸入教材編號進行查詢教材信息：包括教材實購價、數量以及入庫日期。在此子系統也可以進行教材的出庫，通過輸入班級編號、倉庫編號、教材編號、數量、日期進行出庫操作，注意每一項數量都必須填寫正確才可以完成教材出庫。出入庫成功后，可以查看教材出入庫信息，若發現有錯誤的教材信息就在此修改教材信息。各模塊間都可以獨立進行。比如查詢教材出入庫信息以及教材庫存信息，再比如進行入庫單和出庫單的打印。

教材庫存管理功能描述如表 2：

表2 教材庫存管理功能描述

3、教材分發管理

教材分發管理子系統主要實現教材發放情況的信息管理，通常是以班級為單位進行領書。也就是將現有教材分發至各個院系班級，并詳細記錄教材分發情況。教材分配完畢，系統可自動生成領書通知，各個院系可通知各個班級領書。在教材分發管理這個模塊，教材科管理員根據時間安排確定教材分發的時間，并進行打印領書單和保存領書單的操作，并將打印好的領書單給各院系負責人，讓其分發給各專業，按照領書單上面的時間與地點進行領書。教材分發系統對應輸入的信息主要為：教材庫存信息等。教材分發系統對應輸出的信息則為：教材分發信息、領書通知。

教材分發管理功能描述如表 3所示：

表3 教材分發管理功能描述

4、教材費用管理

教材費用管理子系統主要實現教材對應的費用管理。在購買教材后需要統計教材費用，并形成教材費用表上交財務科申請教材費用，也可以根據相關條件進行教材費用查詢等。教材費用系統主要包括教材費用明細、教材費用匯總等一系列錄入查詢窗口和根據相關條件進行費用打印、生成報表等。

教材費用管理部分功能描述如表 4所示

表4 教材費用管理部分功能描述

五、總結

總而言之，伴隨著近些年來我國高校辦學規模的逐步擴大，我們對于高校教材改革及教材管理日益關注，對教材管理工作提出了更加高的要求，所以推進教材管理的信息化建設便顯得至關重要。教材管理信息系統實現了以現代化信息技術為基底的全新的管理模式，是一個質的飛躍，不但實現了教材管理的全面自動化，也為高校的教材管理工作系統的有序運行給予最好的保證，對于教學信息化的改革起到了極大的推進作用。