搭建高校外貿采購全流程管理系統，全面助力“雙一流”

渠 暉，李國榕，許宏山，楊化濱

（南開大學 實驗室設備處，天津 300071）

隨著我國“科教興國”和“雙一流”戰略的逐步深入發展，目前高校從事教學科研工作的用戶，在儀器采購方面擁有了更高的自主選擇性。進口儀器因其具有高精度、高重復性、高穩定性、高可靠性以及耐用性等特點，使得越來越多的高校用戶傾向于采購進口儀器，以提升教學質量和科研水平，取得原創性和有影響力的教學科研成果[1]。

1 高校外貿采購管理工作的現狀與分析

1.1 高校外貿管理工作的成因與現狀

我國現行外貿體制為外貿代理制度。所謂外貿代理，就是由國內的外貿公司充當最終用戶的代理人，代其簽訂外貿合同，收取一定金額代理手續費的做法。《中華人民共和國對外貿易法》第十二條明確規定：“對外貿易經營者可以接受他人的委托，在經營范圍內代為辦理對外貿易業務”。外貿代理制度符合我國國情和國際通行做法，實行外貿代理制度可以充分發揮優勢，提高我國經濟的整體效益和國際競爭力，促進我國進出口業務的逐步發展與壯大[2]。

根據我國國情與現狀，國內高校雖然具備海關減免稅資質，可以享受國家減免稅政策，但一般不具備獨立進出口權，沒有海關經營代碼。基于此，高校采購進口儀器，無法直接與境外供貨商簽訂外貿合同，需要委托具有進出口資質的外貿公司代表高校與境外供貨商簽訂外貿合同、與銀行聯系申請開立信用證或付匯、辦理海關減免稅、報關清關等進口手續和流程[3]。

相比國產儀器的采購，進口儀器的采購周期相對較長。而免稅采購進口儀器，由于存在更多的中間環節與不確定性，采購周期比完稅采購進口儀器更長。高校教師作為擔負著重要教學科研任務的特殊群體，免稅采購進口儀器的比例很高。因此，在為教學科研工作提供優質服務的過程中，如何優化高校外貿管理流程，縮短外貿項目執行周期，顯得尤為重要[4]。

1.2 高校外貿采購管理工作的思考與分析

通常的高校外貿采購流程如圖1 所示。在整個流程中，主要涉及高校采購管理人員、校內用戶、外貿公司與境外供貨商這幾方人員的協調與配合。校內用戶能否盡早收到進口儀器并及時開展教學科研工作，在一定程度上取決于這幾方人員之間是否能及時有效地進行溝通與配合，及時完成外貿采購流程中的每一個階段。

圖1 高校外貿采購流程示意圖

作為高校外貿采購管理工作的核心，外貿采購流程管理與優化是高校與外貿公司共同關注的焦點。針對外貿采購流程管理，各家外貿公司會進行信息化管理系統的設計與開發，以此來體現公司的專業性與服務水平。近些年來，高校根據其不同的結構特點和工作流程，也分別搭建了各自的信息化管理系統。信息化管理系統可分為單機版和網絡版管理系統，也可分為面向對象的和面向過程的管理系統[5]。外貿公司的管理系統，一般為基于網絡面向過程的內部標準信息化管理系統，只在公司內部運行，極少開放權限給最終用戶。高校搭建的管理系統，絕大部分為基于局域網面向對象的高校內部管理系統，只允許高校采購管理人員和校內用戶使用，一般不開放第三方端口供校外人員進行查詢使用。

基于以上因素，在高校外貿采購流程中，外貿公司的管理系統與高校的管理系統之間很難產生數據與信息的聯動，聯系高校采購管理人員、校內用戶、外貿公司與境外供貨商這幾方的信息紐帶被割裂，產生了大量的信息孤島，導致這幾方人員之間獲得的信息不對等，進而需要花費額外的時間進行溝通，拖長了外貿采購項目的執行時間，延長了進口儀器的采購周期，甚至會存在廉政風險[6]。

為了對高校外貿采購管理工作進行優化，開展高校外貿采購全流程管理是一項必不可少的工作，也是高校采購管理人員最關心的內容之一。利用網絡辦公自動化優勢，搭建高校外貿采購全流程管理系統，引入校內用戶與外貿公司，甚至境外供貨商的在線參與和監督，優化高校外貿采購流程中各階段，進而縮短外貿采購項目執行周期，對高校開展教學科研工作具有重要且深遠的意義。

2 高校外貿采購全流程管理系統的搭建

2.1 高校外貿采購管理模式的變化

近20 年來，我國外貿行業發展突飛猛進，國內高校的外貿采購管理模式變化如圖2 所示，也發生了顯著的變化，從 20 世紀的純手工記錄到電腦單機版EXCEL 表格的記賬式管理，從基于局域網的管理系統到全流程全生命周期管理系統，高校外貿采購管理模式與手段日新月異[7-8]。我校外貿采購的管理模式也基于此，一步步發展變化。

圖2 高校外貿采購管理模式變化示意圖

2.2 外貿采購全流程管理系統的探索與開發

1998 年前，我校一直采用紙質文件記錄外貿采購管理工作的信息。由于當時外貿采購項目少，且辦公電腦沒有普及，紙質文件是當時唯一可以采用的信息記錄方式。

從1998 年開始，隨著辦公電腦的普及，我校開始用EXCEL 電子表格對外貿合同執行情況進行電子化管理，便于采購管理人員及時掌握各個外貿合同的情況。但是，由于電子表格是單機版，存在很多弊病，不但不適用于公開透明的管理，而且其數據的安全性也很低，一旦被修改或者刪除，數據就會滅失。此外，采購管理人員、校內用戶、外貿公司和境外供貨商之間的聯系，主要通過電話與傳真的方式，很難形成工作中的痕跡管理，同時校內用戶需要頻繁“跑腿”，工作效率低。

為了提高信息化管理水平，從2010 年開始，我校積極籌建“外貿采購管理系統”，用以替代原有的EXCEL 電子表格，真正意義上實現網絡化模式管理。2013 年11 月，基于Java 技術B/S 架構的“外貿采購管理系統”正式上線，并與之前上線不久的“實驗室設備處綜合管理系統”進行了數據對接。

在“實驗室設備處綜合管理系統”中，校內用戶提交的采購申請由采購管理人員按照相關管理規定流轉給校內各職能部門并經審批通過后，外貿采購相關數據導入“外貿采購管理系統”。通過利用與電信運營商之間的接口，采購管理人員可以通過系統發送手機短信，通知校內用戶及時辦理外貿采購流程中必要的手續。同時，該系統提供了外貿采購流程中的部分時間節點信息，校內用戶可以自主登錄進行查詢。相對于單機版EXCEL 電子表格，“外貿采購管理系統”的上線，顯著提升了我校外貿采購管理工作的效率[9]。

截至2017 年底，“外貿采購管理系統”共計辦理完成外貿采購項目1600 余個，總金額逾5.07 億人民幣。但是該系統在實際工作中，也存在幾個難于解決的問題：①系統兼容性較差，對于瀏覽器限制較為苛刻；②頁面只能顯示外貿采購流程中的部分時間信息，無法實現具體流程的展示；③附件功能相對薄弱，對附件限制較多；④系統內需要填寫的各項外貿采購相關信息只能由采購管理人員錄入，增添了大量工作，且系統內數據無法導出至后續流程中；⑤系統只限校內人員使用，無法為校外第三方開放端口。

為了進一步優化管理模式，解決原有系統出現的問題，給校內用戶更舒適的體驗。2016 年，我校開始著手設計新的管理系統。2018 年初，基于WEB 技術的B/S 架構以及SOA 模塊化思想設計的“外貿采購全流程管理系統”開始正式運行，并與同期上線不久的我校“設備家具管理系統”完成了數據交互對接。在“設備家具管理系統”中，校內用戶提交的采購申請按照不同要求自動流經校內各職能部門逐級審批并通過后，外貿采購相關數據自動導入“外貿采購全流程管理系統”；當外貿采購流程結束后，調整過的外貿采購相關數據重新回流到“設備家具管理系統”中供校內用戶進行固定資產入賬工作，真正意義上完成了系統間數據交互。該系統不僅具備原有系統的全部功能，提升了界面的可操作性，而且改變了原有系統的單純校內運行模式。通過引入“云端”，提供了第三方接口，外貿公司可以登入該系統，完成外貿采購項目中各項數據信息的調整[10]。

我校外貿采購全流程管理系統是一個真正意義上的可視化全流程管理系統，不僅兼容了當前主流瀏覽器，而且附件功能也較原有系統有了明顯的提升。每個外貿采購流程中涉及的配置單、外貿合同、代理協議、發票等文件的電子版，也可以在系統中方便地上傳與下載，實現了管理的透明化。采購管理人員、校內用戶和外貿公司工作人員可以分別登入系統，詳細查看與自己相關的各外貿采購項目的執行階段與執行情況，我校外貿采購全流程管理系統見圖3。系統提供的幾個時間節點，分別為進口委托、代理接單、外貿協議簽訂、外貿合同、免稅辦理、報關清關、開箱驗收、費用結算和辦結這幾個階段，它們分別通過外貿代理機構、外貿合同號、免稅日期、到貨日期、驗收時間和是否完成結算等幾個具體數據信息嚴格控制。這些時間節點的設置，整合了外貿采購流程中涉及的各方需求，不僅可以使校內用戶對外貿采購項目所處階段有直觀的認知，而且有助于外貿公司和境外供貨商之間進行有效溝通，縮短外貿采購項目的執行周期。此外，系統內部所涉及外貿采購項目不同階段的各項數據信息，可以全權委托給負責該項目的外貿公司填寫。如遇特殊時期學校關閉外網，外貿公司無法錄入數據信息時，也可以由采購管理人員填寫，保證數據信息的實時更新。我校外貿采購全流程管理系統不僅可以利用與電信運營商的接口發送短信提醒用戶，還可以讀取用戶電子郵箱地址，給用戶發送電子郵件提醒。此外，對于關注了該系統微信公眾號并在相關平臺綁定個人信息的用戶，還可以得到系統微信公眾號和相關平臺的提醒消息，保證用戶能夠及時提交或者領取外貿項目執行過程中所需的文件和材料。截至2020 年8 月，我校外貿采購全流程管理系統已經累計開展進口業務610 余單，合同總金額逾3.2 億人民幣。

圖3 外貿采購全流程管理系統示意圖

3 搭建高校外貿采購全流程管理系統的意義與成效

在外貿采購項目執行過程的各階段中，高校外貿采購全流程管理系統為高校采購管理人員、校內用戶、外貿公司與境外供貨商提供了信息的紐帶，各角色之間的關系如圖4 所示。系統整合并涵蓋了外貿采購管理流程中各方人員所需要的各種重要信息，比如高校采購管理人員關注的用戶采購經費是否到位，用戶關注的何時付款、何時到貨以及何時領取發票入賬，海關工作人員關注的進口儀器最終存放地點和詳細用途，外貿公司關注的合同與雙方聯系人基本信息等。高校采購管理人員和外貿公司可以分別在系統中創建數據信息，也可以互相查詢對方提供的數據信息，還可以通過系統直接生成海關審批所需的電子版《科研教學單位進口物品說明》文件，方便了海關減免稅手續的辦理；校內用戶可以通過系統查詢高校采購管理人員和外貿公司提供的數據信息，還可以通過系統直接生成外貿合同付款通知，方便及時準確地付款；境外供貨商可以通過外貿公司查詢系統中的各項時間節點信息，便于及時調整進口儀器生產周期與發貨周期，降低出現冗長“等貨期”的概率。

圖4 高校外貿采購全流程管理系統與 外貿采購項目中各角色之間的關系圖

外貿采購全流程管理系統的開發和應用，實現了外貿采購信息的全流程信息化，極大提高了我校采購進口儀器的效率，并取得了一定成效。

（1）系統中相應環節的信息推送，可以使校內用戶及時知曉進口儀器的采購進度，保證了信息的通暢。

（2）高校采購管理人員通過使用該系統，可有效進行外貿采購流程全程監管，各環節可實現回溯，保證了工作效能，使采購工作更加規范化。

（3）外貿公司在系統中補充相關外貿采購信息的完整程度，也可以作為對其服務質量評估的一個內容，并可作為外貿公司考核的一項依據。對外貿公司進行規范統一的要求，有利于提高進口儀器采購效率。

（4）該系統可以實現檔案的電子化網絡化管理，相關采購資料在系統中都可隨時查閱，在做到公開透明的同時便于進行監管。

（5）該系統的應用將校內用戶、高校采購管理人員、外貿公司工作人員有機結合起來，真正意義上實現了我們的服務理念“讓信息多跑路，讓師生少跑路”，加強了三方交流和理解，切實提高了管理水平和服務質量。

高校外貿采購全流程管理系統的建立，不僅有助于高校采購管理人員對進口流程進行動態監控與管理，協助海關完成減免稅設備在海關監管期內的有效監管，還有助于校內用戶及時掌握進口儀器采購進程，隨時了解外貿采購流程目前所處的階段，便于安排開展科研教學工作。此外，由于系統中各項數據的公開化透明化，也有利于高校內部對外貿采購管理過程進行有效的廉政風險防控[11-12]。

4 結語

隨著國家“科教興國”與高校“雙一流”建設的穩步推進與實施，高校將會獲得空前力度的資金支持。進口儀器采購數量的顯著上升，使得高校進口儀器的采購管理工作愈發重要。進一步優化高校外貿采購全流程管理系統，使之更加適合高校運行管理模式，全面助力高校教學科研穩步發展，是未來高校外貿采購管理工作中的重點，也有助于推進高校教學科研水平與質量的提升。