高校心理咨詢學生心理檔案的規范化管理建設

摘 要：近年來，隨著大學生心理問題的增加，高校心理咨詢學生的數量也逐年增加，隨之帶來的心理咨詢檔案的規范化管理建設迫在眉睫。文章從高校心理咨詢學生心理檔案規范化管理建設的必要性出發，闡述了高校心理咨詢學生心理檔案規范化管理建設的主要內容，并在此基礎上提出了高校心理咨詢學生心理檔案的規范化管理建設的展望。

關鍵詞：心理咨詢 心理咨詢檔案 規范化 規范化管理

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-03-08

★作者簡介：李佩玲，中國地質大學（北京）心理咨詢中心副教授，北京師范大學應用心理學碩士，中國地質大學（北京）馬克思主義學院博士在讀，研究方向為大學生心理健康教育。

Abstract In recent years， with the increase of psychological problems of students in colleges， the number of psychological counseling students in colleges has also increased year by year. The consequent construction of standardized management of psychological archives is extremely urgent. Starting from the necessity for the construction of standardized management of psychological archives for psychological counseling students， the paper elaborates the main contents of the construction of standardized management of psychological archives and proposes some prospects for the construction.

Keyword psychological counseling; psychological counseling archives; standardization; standardized management

1999年發布的《中共中央國務院關于深化教育改革全面推進素質教育的決定》強調，在全面推進素質教育工作中，必須更加重視德育工作，加強學生的心理健康教育。《教育部、衛生部、共青團中央關于進一步加強和改進大學生心理健康教育的意見》提到，加強和改進大學生心理健康教育的基本原則之一是要堅持普及教育與個別咨詢相結合，既要開展面向全體大學生的心理健康教育，更要根據不同情況開展心理輔導和咨詢工作。

高校心理咨詢實現方式多種多樣，有個別咨詢、團體咨詢、電話咨詢、書信咨詢等方式。其中，個別心理咨詢（一對一的心理咨詢）是最常見、最傳統、也最有效的一種方式。文章中的心理咨詢是指個別心理咨詢，心理檔案是指經過個別心理咨詢的學生心理檔案。隨著大學生心理問題的增加，心理咨詢學生的數量也逐年增加，隨之帶來的心理檔案規范化管理建設也迫在眉睫。

一、高校心理咨詢學生心理檔案規范化管理建設的必要性

心理咨詢是大學生心理素質教育的重要組成部分。高校心理咨詢是面向大學生開展的心理咨詢服務，目的在于幫助學生緩解心理壓力，增強克服困難、承受挫折的能力，悅納自己、善待他人等[1]81。2011年教育部頒發的《普通高等學校學生心理健康教育工作基本建設標準（試行）》中明確提出，高校應加強心理咨詢制度建設，遵循心理咨詢的倫理規范，保證心理咨詢工作按規定有效運行，應加強心理咨詢個案記錄與檔案管理工作，堅持保密原則，按規定嚴格管理心理咨詢記錄和有關檔案材料。可以看出，對心理咨詢學生的心理檔案進行規范化管理非常必要。一方面，它將有利于學生的權益保障;另一方面，它也會對咨詢師工作的開展和整個心理咨詢中心機構的管理起到重要作用。

1.對于來訪學生而言，心理檔案規范化管理能從學生自主性和享受專業服務方面更好地保障學生的權益。

（1）心理檔案規范化管理體現了大學生的自主性。心理咨詢的一個重要原則是自愿，而非強迫。在這個自愿的原則下，學生自主地面對自己的問題，在心理咨詢師的陪伴下，更好地解決心理困擾，并嘗試更好地實現個人成長。心理咨詢中心根據學生的主動求助建立檔案，是學生自主性的表現，也是學生為自己負責任的體現，這在一定程度上從側面更好地保障了學生的權益。

（2）心理檔案規范化管理是學生享受有效專業服務的保障。目前，按照教育部要求，各高校每年必須按在校生人數給心理咨詢中心配備相應的專項經費，各高校在校學生都享有免費心理咨詢服務。學生心理檔案規范化管理是大學生得到專業心理咨詢服務的體現。心理檔案記錄等方面的規范，也可以看到學生是否得到了有效的專業服務。

2.對于咨詢師而言，心理檔案規范化管理可以從財務和臨床需要方面保障咨詢師的權益。

（1）心理檔案規范化管理是咨詢師有效工作的體現。對于大部分高校而言，高校心理咨詢中心專職人員遠遠不夠，大量的心理咨詢需要靠外聘心理咨詢師來完成。學生心理檔案是有效衡量咨詢師工作量的一個依據，對于外聘心理咨詢師而言，更是財務統計的需要。這在財務方面保障了咨詢師的權益[2]269。

（2）心理檔案規范化管理是咨詢師的臨床需要。心理咨詢師必須及時、準確地記錄學生每次咨詢的情況，這是基本的專業要求。心理咨詢師對每次咨詢做記錄，有利于咨詢師從來訪學生的談話中發現變化，對形成學生的個案概念化有著極大幫助，有利于咨詢師下一步做好方案更好地干預及陪伴來訪學生之后的咨詢，同時也有利于咨詢師提取一些自己無意識忘記的重要點，從記錄中有一些新的發現，借助這些發現，幫助來訪學生更好地成長。

3.對于心理咨詢中心而言，心理檔案規范化管理可以從管理和法律層面更好地保障心理咨詢中心的權益。

（1）心理檔案規范化管理可以提高心理咨詢中心的管理水平。心理檔案可以用來追蹤來訪者取得的進步[3]269。心理咨詢中心如果沒有適當的心理檔案來表明學生的咨詢量是否增加、心理治療措施是否合適、學生在心理咨詢過程中獲得了專業有效的服務，那么學校有可能就會減少對心理咨詢中心各項的投入，包括專業人員、場地設施和資金保障等方面。

（2）心理檔案規范化管理可以從法律層面更好地保障心理咨詢中心的權益。《中華人民共和國精神衛生法》第二十三條規定：“心理咨詢人員不得從事心理治療或者精神障礙的診斷、治療。心理咨詢人員發現接受咨詢的人員可能患有精神障礙的，應當建議其到符合本法規定的醫療機構就診。”第二十九條規定：“精神障礙的診斷應當由精神科執業醫師作出。”[3]12，17心理咨詢學生心理檔案對于涉及道德、法律的任何事情都應該詳細記錄，這點非常重要。

二、高校心理咨詢學生心理檔案規范化管理建設的主要內容

高校心理咨詢學生心理檔案規范化管理建設的內容主要有三方面：明確心理咨詢學生心理檔案的基本內容，確定心理咨詢學生心理檔案的基本原則，清晰心理咨詢學生心理檔案的合理利用。如下圖1：

1.明確心理咨詢學生心理檔案的基本內容是規范化管理建設的前提。高校心理咨詢學生檔案不僅僅是對心理咨詢個案的咨詢記錄，其基本內容包括：學生預約心理咨詢的檔案記錄、學生每次進行心理咨詢的檔案記錄，以及咨詢結束后的檔案記錄。

（1）學生預約心理咨詢的檔案記錄。這部分檔案要詳細記錄來訪學生的個人信息（包括其所在的學院、學號、聯系方式等）、具體預約時間、預約取消、調換咨詢師、初訪信息等資料。在預約咨詢過程中，預約值班人員如發現學生有危機，應及時轉介，同時在預約登記本上及時記錄轉介情況。對于預約取消，特別是連續個案的預約取消需要做簡要記錄。這些檔案記錄有利于心理咨詢師更迅速地掌握來訪學生的情況，為下一步的聯結做好充分的準備;同時也有利于心理咨詢中心根據預約情況做全校學生咨詢的整體統計，進一步對不同群體開展針對性的教育。

（2）學生每次進行心理咨詢的檔案記錄。學生每次進行心理咨詢的檔案記錄就是咨詢師每次對來訪學生的咨詢記錄。每次咨詢結束之后，咨詢師需要拿出時間來做好咨詢記錄，一方面是記錄下來訪學生的成長歷程;另一方面是咨詢師反思咨詢過程，思考咨詢對策的過程。咨詢記錄可以分為逐字稿型和摘要型[4]45。咨詢師自己留檔的記錄可以逐字記錄，此種記錄方式費時費力，然而對于咨詢師的成長來說最具有好處，它也是尋求督導時的必備材料。提交心理咨詢中心的記錄一般為摘要記錄。摘要記錄是指簡要記錄下咨詢過程中出現的要點，內容主要為來訪學生的主訴，沒有確切證據時，不要對來訪學生的狀況作出評價或者臨床診斷。因為精神疾病的復雜性，高校心理咨詢中心不能進行精神疾病診斷，心理咨詢人員無權進行精神疾病診斷，但可以進行疑似自殺傾向和疑似精神疾病的初步評估及轉介。

（3）學生心理咨詢結束后的檔案記錄。學生心理咨詢結束后的檔案記錄包括：個案心理咨詢情況分類登記以及心理咨詢效果反饋記錄。心理咨詢結束后，心理咨詢師需要填寫簡單的個案心理咨詢情況分類，便于心理咨詢中心日后的統計管理。個案心理咨詢情況分類登記表一般包括的內容有：姓名、性別、年級、主要問題、咨詢師等。如下表1。

除此之外，學生心理咨詢結束后的檔案記錄還包括心理咨詢效果反饋記錄。心理咨詢中心一般在做完咨詢的1—4周內對學生進行反饋回訪。心理咨詢效果反饋回訪的內容主要涉及三部分：對咨詢過程是否滿意、對咨詢師是否滿意、對心理咨詢中心的服務是否滿意。

2.確定心理咨詢學生心理檔案的基本原則是規范化管理建設的基礎。

（1）專人負責制原則。心理咨詢的一個重要原則是保密，為了保護學生的隱私權，需要對心理咨詢學生心理檔案進行嚴格保密，心理檔案的管理必須由專職老師來專門負責。如果因為管理不當而泄露學生隱私，那么就容易造成學生對心理咨詢中心喪失信任，從而導致個人心理問題無法合理排解，抑或失去讓學生更好地成長的機會。

（2）培訓優先制原則。心理咨詢學生心理檔案主要包括之前提及三部分內容，每部分檔案記錄的主體是不同的，心理咨詢中心要針對這些檔案記錄的不同主體進行專門的培訓。

學生前來預約心理咨詢的檔案記錄是由預約接待室的值班學生或值班老師來記錄。這部分培訓重點是：①如果來訪學生現場預約，不要讓預約的學生看到其他同學的預約資料;②對于預約同學的聯系方式一定要登記好;③告知預約學生如果取消一定要提前告訴心理咨詢中心;④對于連續個案預約取消一定要詢問原因并記錄，并告知相應的咨詢師。

學生每次進行心理咨詢的檔案記錄，是由咨詢師來完成。這部分的培訓是針對心理咨詢師的，培訓重點是：①對學校采用的標準化記錄表進行說明。②強調咨詢記錄只采集會談的內容，要避免只言片語、含糊不清、主觀推斷等，要盡量詳細、具體。③記錄來訪學生的咨詢進展情況非常重要，可加進治療目標、干預措施等，同樣要避免貼標簽、主觀推斷等文字。④對于心理危機的干預過程一定要做好筆錄。比如一個來訪學生主訴他感到抑郁并有自殺傾向，這時最好記錄下：如何給他做的自殺評估;是否與心理咨詢中心上級督導師討論過這個案例;是否對這個案例做了特殊處理，如轉介醫院、告知輔導員、簽訂珍愛生命協議等。

學生心理咨詢結束后的檔案記錄，是由咨詢師來填寫。這部分培訓的重點是對于來訪學生問題分類的說明。心理咨詢中心對表1中的11類問題要一一進行舉例說明，確保心理咨詢師在問題分類的理解上有更多的一致性。

3.清晰心理咨詢學生心理檔案的合理利用是規范化管理建設的保障。清晰心理咨詢學生心理檔案的合理利用是規范化管理建設的后盾保障。心理檔案的管理和利用，必然會涉及不同檔案主體的權益問題[5]34。心理咨詢學生心理檔案由于保密性，需要嚴格管理，但是也存在保密例外。同時，由于心理咨詢中心還服務于學校，對于隱去學生信息的部分資料是可以加以利用的。

（1）明確心理咨詢檔案利用的局限性。學校心理咨詢是指在學校這個特定的系統內所發生的心理咨詢活動。學校不同于醫院、軍隊、社會、企業、政府機構等組織，它有特定的目標、任務、原則。學校心理咨詢師除了要服務學生外，同時還需要服務學校。為了最大限度地發揮功能，學校心理咨詢中心需要廣泛與其他機構進行合作，比如學校的醫院系統、學校學工系統、學校心理學專業人員等。

為了實現最大程度地幫助學生全面發展，要確定心理咨詢檔案利用的局限性。對于咨詢預約的檔案記錄和咨詢結束后的檔案記錄，心理咨詢中心除去學生姓名，可以給上級部門提供，包括每年中心預約學生各種人口統計學變量統計以及問題分類統計。例如年度年級咨詢比例、男女比例、問題比例等等。這些檔案資料的整理利用，是為了心理咨詢中心更聚焦未來的服務方向，以及學校有關心理咨詢中心整體的長遠規劃。而對于學生每次咨詢的心理檔案記錄，除去保密例外的內容，其余要進行嚴格的保密。

（2）明確保密原則與保密例外。心理咨詢要最大限度地促進來訪學生的成長，保障其利益。與保護來訪學生利益密切相關的一個重要問題就是保密。保密這一術語是指專業咨詢關系中個人對于隱私的權利。喪失了來訪者信任的咨詢師和心理咨詢中心，將會對治療關系造成嚴重并且常常是不可挽回的損害。一般來講，咨詢師和心理咨詢中心不可以隨便泄露來訪學生的資料，除非事先他們已得到來訪學生的書面許可。心理咨詢有保密的原則，但是也有保密例外。《中國心理學會臨床與咨詢心理學工作倫理守則》中提到保密原則的例外：①心理師發現尋求專業服務者有傷害自身或傷害他人的嚴重危險時。②尋求專業服務者有致命的傳染性疾病等且可能危及他人時。③未成年人在受到性侵犯或虐待時。④法律規定需要披露時。在實際工作時，心理咨詢師在幫助關系一開始就必須向學生解釋保密的概念及其局限性。在涉及以上保密例外時，要文件記錄下與信息資料使用者進行的任何接觸。

三、高校心理咨詢學生心理檔案規范化管理建設的展望

1.加強對心理檔案規范化管理建設重要性的認識。各高校應充分認識到心理咨詢學生心理檔案規范化管理的重要性，明確心理咨詢學生心理檔案的具體內容，進行心理咨詢學生心理檔案的合理利用，加強心理咨詢學生心理檔案規范化管理的專人負責制和培訓優先制。在制定心理檔案工作規范的同時，要加強對心理檔案規范化管理的工作過程、工作效果的監督、檢查及考核機制，從而提高整個高校心理咨詢學生心理檔案規范化管理建設的水平。

2.加強對心理檔案規范化管理的信息化建設。當前，網絡時代飛速發展，現代辦公軟件的使用導致電子文件數量急劇增加[6]71。高校心理咨詢中心心理檔案管理大部分還處于紙質化管理階段，信息化建設還很薄弱，沒有現成的經驗借鑒。當前心理咨詢檔案系統中的信息是現有紙質檔案的電子化，涵蓋范圍有限。原因主要有兩個：一是高校心理檔案信息化建設經費不足，硬件設施、技術手段落后于現代科技發展;二是網絡時代信息獲得的渠道更廣，傳播的速度更快，擔心大學生心理檔案信息的隱私保護得不到保障。事實上，現在越來越多的人借助于計算機進行記錄，這一方面使記錄更容易，但另一方面，電腦保存的資料確實比紙張記錄的資料更容易被復制。這就需要電子檔案資料和紙張記錄資料一樣，都須實行保密原則。

總之，高校應認識到心理咨詢學生心理檔案規范化管理建設的重要性，遵循心理咨詢的倫理規范，加強心理咨詢個案記錄與檔案管理工作，堅持保密原則，按規定嚴格管理心理咨詢記錄和有關檔案材料，讓高校心理咨詢學生心理檔案規范化管理的建設更好地服務于我們的來訪學生、咨詢師和心理咨詢中心，更好地促進學生的個人成長。

參考文獻

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