“走出去”背景下企業檔案管理研究的重要成果

趙彥昌　王睿嘉

摘 要：《國有企業境外檔案監管體系研究》是有關國有企業境外檔案工作研究、探索建立境外檔案監管體系的最新力作。該書呈現出研究方法多元化、宏觀與微觀相統一、理論與實踐相結合三個特點，具有三大價值：彌補現有研究成果的不足、為解決國有企業境外檔案監管問題提供指導參考、充實檔案學研究成果。

關鍵詞：國有企業境外檔案 企業檔案 檔案監管體系 檔案學

中圖分類號 G256.4 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-11-07

★作者簡介：趙彥昌，教授，博士生導師，遼寧大學歷史學院檔案學系系主任，中國檔案文化研究中心主任，主要研究方向為中國檔案史、檔案信息資源開發;王睿嘉，遼寧大學歷史學院檔案學碩士研究生，主要研究清代檔案史。

Abstract "Study on the Overseas Archives Supervision System of State-owned Enterprises" is the latest masterpiece on studying the overseas archives work of state-owned enterprises and exploring the establishment of archives supervision system. The book presents three characteristics： diversified research methods， macroscopic and microcosmic unification and combination of theory with practice. It has three values： making up for the shortcomings of existing research results， providing reference for solving the problem of state-owned enterprises' overseas archives supervision and enriching the achievements of archives research.

Keyword overseas archives of state-owned enterprises; enterprise archives; archives supervision system; archival science

隨著改革開放的深入發展、“走出去”戰略的推進以及對企業境外投資的各種鼓勵政策，我國企業境外投資步伐明顯加快。國有企業在境外各種投資、管理和經營活動中，形成了大量有保存價值的資料。這些資料不僅形式多樣，而且包括企業的管理、職能活動、人事等方方面面，對于企業有重要的查考價值，因此對于國有企業境外檔案的管理是應當高度重視的一項工作。而徐擁軍教授的《國有企業境外檔案監管體系研究》，就帶給我們很多關于國有企業境外檔案管理現狀以及監管措施的思考。

本書的作者徐擁軍教授，為管理學博士，現任中國人民大學信息資源管理學院教授、博士生導師，以及中國人民大學人文北京研究中心執行主任、研究員等職務，本書正是徐教授主持的“國有企業境外檔案監管體系研究”這一國家社會科學基金課題的研究成果。可以說，這本書無論是對于企業檔案部門和檔案工作者，還是對檔案愛好者、學習者來講都有著十分重要的意義。

一、《國有企業境外檔案監管體系研究》主要內容

全書共分為八部分。第一章是導論，從國有企業實施“走出去”戰略導致境外檔案數量劇增入手，詳細闡述了當下國有企業境外檔案存在的監管失控、監管難度大等問題，迫切需要體系化的理論及方法的指導。同時對書中使用的相關概念進行了界定，并對該書的研究思路與方法、研究貢獻與不足進行了梳理。第二章通過文獻檢索、調查與統計，從主題分布、研究焦點詳細論述了國有企業境外檔案監管這一問題的研究進展，并對現有的研究成果進行評價與展望。第三章對國有企業境外檔案監管的現狀與挑戰展開論述，包括總體情況、代表性國有企業境外檔案監管主要情況、現存的主要問題及面臨的特殊挑戰這四個方面。第四章以理論為支撐，介紹了作為國有企業境外檔案監管理論基礎的檔案學基礎理論、檔案資產論、企業內部控制理論和跨文化管理理論。第五部分先是以表格形式列出現有與國有企業境外檔案監管有關的法規制度，并分析了現有法規制度對國有企業境外檔案監管的基本要求，國有企業境外檔案監管面臨的法律困境以及國有企業境外檔案監管適用的法律原則。第六章從意識層、法規層、機制層、業務層這四個層次入手，詳細論述國有企業境外檔案宏觀監管體系的構建。第七章對構建國有企業境外檔案微觀監管體系進行探討，著眼于思想層、組織層、機制層、制度層、管理層、業務層、保障層七個層次。最后一章是對該書研究的總結。

二、 《國有企業境外檔案監管體系研究》一書的研究特點

1.研究方法多元化。本書在研究時綜合使用各種研究方法，使得內容更加翔實。第一，文獻調查法。在文獻檢索時，作者選取了具有代表性的中國知網等三大數據庫為主要檢索工具，并與國家圖書館聯機公共目錄查詢系統、中國人民大學“人大文庫”等相結合，從時間、來源、主題三方面對國有企業境外檔案監管的現有相關研究成果進行分析，為后續研究奠定基礎。第二，實踐調查法。作者實地探訪了我國十七家企業，并對其檔案部門、境外事業管理部門負責人和業務人員進行采訪，同時還對國家檔案局經濟科技檔案業務指導司負責人進行了深度訪談。第三，系統分析法。本書在探索構建國有企業境外檔案監管體系時，從宏觀和微觀兩個方向，分析該系統的構成要素和功能。此外本書在研究過程中，還綜合運用了公共管理、信息技術、工商管理等多學科的理論與方法開展研究。

2.理論與實踐相結合。國有企業境外檔案的管理工作是一項社會性很強的工作，只有實際工作中積累的經驗是遠遠不夠的，還需要檔案學、管理學等多方面理論的指導和應用。本書詳細從檔案學基礎理論、檔案資產論、企業內部控制理論和跨文化管理理論四個方面出發，將國有企業境外檔案監管這一具體的檔案管理工作與全宗理論、文件生命周期理論、檔案價值論等理論相結合，從理論的高度去指導國有企業境外檔案的監管，對國有企業境外檔案監管的工作做出的合理解釋。并將對這一問題的研究上升到學科理論層面，不再局限于某個企業、某個單位，而是致力于引導整個境外檔案監管工作發展。同時作者在闡述這些理論時，還給出具體企業的案例，例如以華為技術有限公司的文件與檔案管理系統為范例，說明文件生命周期理論與文件連續體理論在國有企業境外管理中的具體應用。再例如以浙江吉利控股集團有限公司收購澳大利亞DSI公司為例，說明境外科技檔案對于國有企業發展的重要意義，進一步論述檔案價值論在國有企業境外檔案監管中的應用。跨學科理論與企業境外檔案工作實際案例的結合，不僅讓本書的理論體系更加全面立體，對于企業層面境外檔案監管工作的改進也具有重要參考價值。

3.宏觀與微觀相統一。本書第六章和第七章具有鮮明的特點，即遵循宏觀與微觀相統一，從兩個方面對國有企業境外檔案監管體系的構建進行詳盡闡述。宏觀層面上，本書認為首先要在意識層樹立檔案資產意識，增強責任意識;在法規層，應健全境外檔案監管法規制度體系，明確境外檔案管理中面臨法律沖突時的處理原則;在機制層，應健全國有企業及其負責人檔案績效考核機制，建立境外投資合同和方案中的檔案條款審查機制，建立健全境外國有資產審計制度、境外檔案突發事件應急處置機制;在業務層，要加強對國有企業的檔案行政執法檢查，建立境外檔案管理工作指南、境外機構檔案協作組等，為國有企業境外檔案監管提供智力支持。而對于構建國有企業境外檔案微觀監管體系，作者則從思想層、組織層、機制層等七個層面展開論述，包括增強國有企業全員的檔案意識、完善國有企業境外檔案工作組織體系、建立“三納入”的境外檔案工作機制、實現檔案管理與項目管理、業務流程的集成、建立以檔案人員能力提升為突破點的保障體系等。在構建國有企業境外檔案監管體系時兼顧國家宏觀和企業微觀兩個層面，堅持宏觀與微觀相統一，有利于解決境外檔案監管工作中的具體問題，促進國有企業境外檔案監管工作的發展。

三、《國有企業境外檔案監管體系研究》一書的價值所在

1.彌補現有研究成果之不足。關于國有企業境外檔案的監管，已有的研究成果中表現出的不足主要有三個方面：一是視野高度有限，多數學者在研究時著眼于企業境外檔案管理的具體操作層面，未能從企業戰略、國家安全的角度進行審視和分析。二是研究深度有限，許多論文僅是對于國有企業境外檔案的重要價值和面臨的挑戰進行分析，沒有分析產生這一問題的根源。同時提出的解決方案也沒有充分的理論和實踐證明，可行性、操作性不足，國有企業境外檔案監管體系的構建也有待于進步的研究;三是很多文章是由機構檔案工作人員根據工作經驗和積累寫作而成，經驗介紹性文章較多，系統、理論性的學術表述較少。而本書在實地調研、查閱相關文獻的基礎上，不僅對于之前我國國有企業境外檔案監管的背景、研究現狀和存在的問題進行了詳盡的分析，給出了國有企業境外檔案監管的理論基礎與法律依據，并從宏觀和微觀兩方面構建國有企業境外檔案監管體系。既有對存在問題的分析，又有檔案學、管理學等多學科綜合的理論支持;既有對國有企業境外檔案監管法律依據的梳理、分析，又有宏觀和微觀兩個層面構建監管體系的方法;可以說本書作為國有企業境外檔案監管體系的研究成果，是全方位的。

2.為解決當前國有企業境外檔案監管問題提供指導參考。當前，隨著經濟全球化的深入，國際環境愈加復雜以及我國社會的不斷發展，境外檔案監管工作也應隨之發生變化，國有企業境外檔案工作面臨的形式不容小覷。例如在2018年4月，中興通訊被美國制裁的一個直接導火線即是美方截獲了兩份中興公司的境外機密文檔。此外，如國家電網公司在2004年開始實施“走出去”的戰略后，其境外項目和境外資產不斷增加，先后在亞洲、美洲、歐洲和大洋洲等地建立境外企業，產生了大量珍貴的境外業務檔案，是企業檔案的重要組成部分和寶貴資產。

但是由于各國關于檔案管理的法律法規不一致，導致境外企業檔案管理工作需執行多套法律法規，給企業境外檔案管理工作的標準化、統一化帶來了很多困難。因此如何管理企業的境外檔案以及如何對于企業境外檔案工作進行有效的指導和監管，成為當下檔案工作面臨的重要課題之一。本書對于構建國有企業境外檔案監管體系，給出的方案既包含國家角度的宏觀層面，又具體深入到企業制度建設、具體操作的微觀層面，既符合新時期境外檔案監管工作應具有的新思路、新方法、新體系，又對今后解決國有企業境外檔案監管的問題具有很強的實踐性和借鑒意義。

3.充實檔案學研究成果。雖然檔案與社會生活息息相關，但檔案學專業尚屬小眾，每年出版的檔案類專著屈指可數，專門研究國有企業境外檔案監管這一特定主題的專著更是十分稀有。本書將理論與實踐相結合，立足于當下社會背景，為我們呈現了有關國有企業境外檔案監管體系研究的豐富成果。本書敘述詳實具體，是對相關領域檔案學研究成果的一次極大豐富。同時，無論是書中使用的多種研究方法，在敘述時采用的豐富案例，還是最后研究總結出的國有企業境外檔案監管體系，都值得檔案從業人員及檔案學專業的師生反復閱讀。

總之，《國有企業境外檔案監管體系研究》一書條理清晰，章節層次分明，對于問題的研究由表及里，文字表達深入淺出。即使是未接觸過相關文獻的讀者，亦能在閱讀完本書之后對于國有企業境外檔案監管這一問題有所了解、有所領悟。但是該書還有一點不足之處，主要是書中所涉及的國有企業或民營企業數量相對較少，可能無法反映不同類型的國有企業在境外檔案監管工作中存在的問題或積累的經驗，同時作者提出的構建國有企業境外檔案監管體系的方案，其可操作性仍有待于進一步檢驗。總而言之，雖然本書存在一點小小的不足，但是瑕不掩瑜，本書的研究成果仍然是具有重要實踐意義的，對于我國國有企業境外檔案監管體系的研究將起到巨大的借鑒和促進作用。