檔案編碼是檔案管理工作中的關鍵環節

賴六英

摘要：在檔案管理過程中，檔案編碼工作較為重要，是其中的關鍵環節，主要因為在國家檔案管理工作實際發展的過程中，需要對各類信息資源進行整合，融匯數據信息，建立專門的管理機制，逐漸提高檔案管理工作可靠性與有效性。在檔案編碼的過程中，通過合理方式對數據信息進行管理，創新工作形式，能夠滿足當前實際發展需求，建立先進的管控體系，通過現代化工作形式對其進行處理，逐漸提高檔案管理工作可靠性與有效性，達到預期的工作目的。

關鍵詞：檔案編碼;檔案管理工作;關鍵環節

做好干部人事檔案管理工作，是落實黨中央提的“黨管干部，進一步建立健全干部選拔任用”機制，防止“帶病提拔”干部的戰略決策中必不可少的重要一環。作為檔案管理人員，所肩負的歷史使命非同一般。首先，必須具備優良過硬的政治素養，做到一切聽黨指揮，忠誠于黨，忠誠于人民，堅守黨性原則，牢固樹立對黨負責，對干部負責的信念。這就要求檔案管理人員還必須掌握嫻熟的、適應所從事工作的技能技巧。這樣才能工作起來得心應手，起到事半功倍的效果，達到提高工作效率的愿望。干部檔案是干部成長過程的歷史記錄，根據工作需要提供給組織調閱。面對浩如煙海的一疊疊檔案資科，要做到查找迅速，準確無誤，并不是一件容易的事情。下面，我就圍繞這方面工作談談個人的體會。

一、系統編碼。首先采用五筆字形法對各姓氏進行編碼，做到有序可循。第一步，把姓氏的第一筆按橫（一）1;豎（|）2;撇（/）3;點（、）4;橫折（乛）5的順序進行歸類。第二步，把姓氏中第一筆相同的，再看第二筆;第二筆又相同的再看第三筆，第三筆又相同的再看第四筆。依此類推從少到多排列。如：于1120，丁1200，王1121，黃1221，苗1222，范1224，李1234"。

二、個人編號。將名字中的兩個字，各取第一筆第二筆，按五筆字形法得出一個四位數的編號。如果名字是單字的，現在一般做法是按筆劃順序數出前四筆，按五筆字形法編成一個四位數的編號，不足四筆的部分用0代替，湊足四位數編號。但我認為，名字是單字的，不管該字多少筆劃，也只取第一第二筆，后面用兩個0代替，編成一個四位數編號。這樣，單名的都會排在檔案柜里相應編號的前面，一目了然，更容易操作。檔案袋放進、取用都方便得多，如“王平”個人編號就是1400，比取四筆的編號1431更好找[1]。

三、準確編碼編號是管理好檔案的關鍵環節。大家都知道，人事檔案隨人走，干部調動其個人檔案也隨之轉移，所以有一個統一的編號規則很重要。而要使各地的編號方式一致，首先就對檔案管理人員提出了更高要求。檔案管理人員必須熟練掌握常用漢字的筆順筆畫，對國家新出臺漢字筆順筆畫正確寫法心知肚明，了如指掌。如果對筆順筆畫的正確寫法產生模糊，當然就編不出統一規范的檔案編碼編號，當管理人員調整更換時就會產生“忙、亂”現象，影響工作效率[2]。由于漢字總體來說結構復雜，筆畫多，受各種因素影響和書寫習慣干擾，往往出現對同一個字的筆順筆畫各人有不同的寫法。正因如此，國家文字改革部門才要針對社會上不同時期存在的不同看法做出統一規定。所以，我們都要認真仔細地學習有關規定，做到舉一反三，觸類旁通;熟練掌握，精準運用。而不能對過去存在的不正確習慣寫法我行我素，聽之任之，自行其是;不符合規范要求的不正確寫法要堅決改正，一步一個腳印，保證檔案管理規范化。這也提醒我們檔案管理人員要有全局意識，樹立大局觀念，譬如禿寶蓋第一筆是點而不是豎，豎心旁的筆順是點點豎，而不是先豎后點：（不適用“先中間后兩邊”的規則）。“萬”的筆順是先寫橫，再寫橫折鉤，后寫撇，而不適用“從左到右”的規則（詳見附<筆畫筆順易錯字集錦>），等等。萬一筆順筆畫弄錯了，當然編號也就跟著錯了;編號錯了，該份檔案的擺放位置也就走樣了，所以別人查找起來也就麻煩了[3]。

四、檔案管理人員的工作責任心強了，精準編碼的技術難題解決了，我們只要按照制定成文的規章制度和有關操作規程去做，那么，其他問題也就迎刃而解了[4]。

當然，工作成績只有更好，沒有最好。隨著時代的迅猛發展，各種高新技術的廣泛應用，原有的問題解決了，又會有新的挑戰來臨。時代賦予我們的使命就是：堅持做到與時俱進，勤奮學習，耐得寂寞，忠于職守。那么，看似枯燥無味的檔案管理工作也會變得生機盎然，讓你在平凡的工作中亨受到得心應手的愉悅，抒發出檔案人默默無聞、無私奉獻的高尚情愫！

參考文獻：

[1]蔡偉麗.基于知識服務的檔案管理模式研究[J].辦公室業務，2014 （1）：77.

[2]劉希國.檔案RFID管理的標簽EPC數據存儲區編碼方法及應用[C].決策論壇——政用產學研一體化協同發展學術研討會論文集.2015：191-191.

[3]張珊.試析檔案與圖書條形碼技術的應用[J].河南科技，2014 （24）：271-272.

[4]杜峰.檔案智能管理系統的改進研究[D].南京郵電大學，2015.