茶文化背景下機(jī)關(guān)聚集區(qū)檔案集中管理實(shí)踐

張 蓓

（南通市檔案館，江蘇南通226000）

1 檔案管理中心的定位

南通市圖書館綜合大樓入駐單位檔案管理中心根據(jù)市委、市政府及局黨組的指示精神，充分借鑒兄弟省市的做法，同時(shí)結(jié)合檔案管理中心的實(shí)際，對(duì)檔案管理中心的工作重新進(jìn)行了規(guī)劃定位，認(rèn)為檔案管理中心是為圖書館綜合服務(wù)大樓各入駐單位提供檔案集中保管和利用等服務(wù)的市檔案局（館）所屬內(nèi)部機(jī)構(gòu)，其所進(jìn)行的檔案管理服務(wù)有別于國(guó)家綜合檔案館或單位內(nèi)部檔案室，具體特征如下：

（1）中心對(duì)檔案的管理不是法定進(jìn)館管理。法定進(jìn)館需具備兩個(gè)條件：一是該單位為承擔(dān)法定進(jìn)館義務(wù)的單位；二是檔案到了法定移交進(jìn)館期限。中心目前管理的檔案來自司法局、水利局、環(huán)保局、審計(jì)局等16 家單位，其中有一大半以上單位不是法定進(jìn)館單位，即便是法定進(jìn)館單位，其移交給中心管理的檔案也還沒有到法定移交進(jìn)館期限。因此，中心對(duì)檔案的管理不是國(guó)家綜合檔案館的法定進(jìn)館管理，而是以集約化管理為目標(biāo)的檔案集中管理。

（2）中心對(duì)檔案的管理不是代保管或寄存管理。代保管或寄存都是基于平等民事主體之間的合意，是一種合同行為。盡管中心也強(qiáng)調(diào)各入駐單位檔案移進(jìn)、移出自由，但這種集約化管理的要求是依據(jù)市委、市政府行政決定做出的，管理行為本身帶有一定的強(qiáng)制性，不是基于民事合意。同時(shí)，代保管或寄存是在所有權(quán)不發(fā)生改變的情況下，管理權(quán)發(fā)生轉(zhuǎn)移；中心管理檔案，所有權(quán)同樣不發(fā)生改變，但管理權(quán)發(fā)生部分轉(zhuǎn)移，由中心與入駐單位共同管理。

2 檔案管理中心工作需解決的問題

2.1 明晰中心和入駐單位的權(quán)責(zé)

中心采用集約化管理的主要目的是幫助入駐單位統(tǒng)一保存和歸檔管理，方便檔案利用，同時(shí)為入駐單位節(jié)約檔案保管庫(kù)房和閱覽用房面積，因此，中心的主要職責(zé)是對(duì)各入駐單位的檔案進(jìn)行分類管理和科學(xué)管理，做好移交和歸檔工作，并完善檔案利用制度，加強(qiáng)檔案利用的規(guī)范性，確保檔案利用的高效和安全。入駐單位需要加強(qiáng)對(duì)各自單位檔案的分類和安全保密等級(jí)管理，根據(jù)中心歸檔的統(tǒng)一要求做好歸檔和按時(shí)移交工作。

2.2 加強(qiáng)檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)

無論是中心還是入駐單位都需要加強(qiáng)檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)。入駐單位不能因檔案最終要移交中心保管就疏于對(duì)檔案的過程管理，或者依賴中心的專業(yè)化管理在安排檔案管理員的過程中過于隨意如經(jīng)常變更管理員或使用兼職管理員，入駐單位的管理員應(yīng)該是相對(duì)固定的長(zhǎng)期的專職人員并熟悉國(guó)家檔案政策法規(guī)，按照相關(guān)管理辦法做好本單位的檔案的常規(guī)管理工作。中心需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理的專業(yè)化培訓(xùn)，一是在檔案移交和共同管理的過程中能夠幫助入駐單位的管理員按照相關(guān)管理制度和辦法完成相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理；二是使管理員牢記底線規(guī)范檔案利用行為，確保檔案安全利用。除了確保中心和入駐單位檔案管理員的專業(yè)化，還需要定期對(duì)這些管理員進(jìn)行思想和心理疏導(dǎo)教育。檔案管理工作相對(duì)枯燥，而且容易被邊緣化，管理員在長(zhǎng)期工作中容易出現(xiàn)懈怠等消極情緒，需要定期組織檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，一是提高工作業(yè)務(wù)能力，二是通過集體活動(dòng)釋放消極情緒，三是進(jìn)行意識(shí)形態(tài)教育以利于落實(shí)意識(shí)形態(tài)主體責(zé)任。

2.3 完善中心檔案管理機(jī)制

為落實(shí)中心的主體責(zé)任，必須結(jié)合新技術(shù)完善中心檔案管理各項(xiàng)機(jī)制。一是完善中心檔案的傳統(tǒng)保管和信息化管理機(jī)制，根據(jù)不同入駐單位和不同安全級(jí)別的檔案進(jìn)行分類管理和科學(xué)管理，做好歸檔工作。二是結(jié)合信息化技術(shù)完善中心檔案的借閱等檔案利用機(jī)制，按照國(guó)家檔案政策法規(guī)辦好相關(guān)手續(xù)，做好網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程借閱和現(xiàn)場(chǎng)借閱的審批、登記等流程工作，預(yù)防檔案出現(xiàn)問題無法追責(zé)的問題，規(guī)范相關(guān)程序確保檔案的安全和合規(guī)利用。三是完善中心檔案管理員的培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)制，通過定期的專項(xiàng)講座和學(xué)習(xí)交流會(huì)對(duì)全員進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)提升培訓(xùn)和思想政治教育。

3 檔案管理中心工作舉措創(chuàng)新

在對(duì)檔案管理中心的工作進(jìn)行準(zhǔn)確定位后，我們根據(jù)這個(gè)定位，結(jié)合實(shí)際，摸索、創(chuàng)新出一整套工作舉措，經(jīng)過一年來的實(shí)踐檢驗(yàn)，這些工作舉措是合理有效的，是符合中心的創(chuàng)辦初衷。

（1）在檔案管理上實(shí)行“責(zé)任區(qū)分模式”。即中心與各入駐單位區(qū)別分擔(dān)管理責(zé)任：一是各入駐單位已移交入庫(kù)的檔案，其所有權(quán)仍屬各單位，但檔案的實(shí)體安全管理責(zé)任則由中心獨(dú)立承擔(dān)；二是檔案利用權(quán)由各入駐單位自主行使，中心只負(fù)責(zé)入駐單位檔案借、調(diào)閱的接待及登記工作；三是檔案信息安全責(zé)任由入駐單位和中心共同承擔(dān)，而借、調(diào)閱過程中的信息安全責(zé)任由入駐單位承擔(dān)，保管期間的信息安全責(zé)任由中心承擔(dān)。這種管理模式一方面明確了中心與入駐單位的各自責(zé)任，另一方面又較好解決了工作效率問題。

（2）在檔案利用中實(shí)行“聯(lián)系人制度”。即各入駐單位往來中心利用檔案的人員必須是經(jīng)各單位書面指定的專人，且其利用權(quán)限也必須經(jīng)各入駐單位進(jìn)行特別授權(quán)，中心將利用權(quán)限細(xì)化為“文書檔案權(quán)限”、“會(huì)計(jì)檔案權(quán)限”以及“全權(quán)限”三種，同時(shí)，該指定人也是檔案移交工作的聯(lián)系人。通過聯(lián)系人制度制定指定專人既有利于便捷開展檔案利用及檔案移交工作，保證檔案移交工作的高效性，又有效解決了入駐單位內(nèi)部人員交叉泄密的隱患，提高檔案的安全性。

（3）在庫(kù)房管理上實(shí)行“雙人五同規(guī)定”。由于各入駐單位檔案集中存放在一起，為避免入駐單位工作人員調(diào)檔時(shí)觀看其他單位的檔案，以及中心工作人員“監(jiān)守自盜”而造成檔案信息丟失、泄密的隱患，中心除了在庫(kù)區(qū)內(nèi)加裝實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備外，還借鑒了銀行業(yè)金庫(kù)管理的嚴(yán)格規(guī)定，對(duì)進(jìn)出檔案庫(kù)房實(shí)行兩人以上的“同開”、“同進(jìn)”、“同在”、“同出”、“同鎖”的“五同”規(guī)定。這一規(guī)定確保了在任何情況下都有兩人以上共同入庫(kù)，達(dá)到相互監(jiān)督的目的，較好解決了庫(kù)區(qū)管理過程中的丟失、泄密問題。

（4）在檔案移交中實(shí)行“照單核數(shù)制度”。由于各入駐單位移交入中心的檔案大都未到法定進(jìn)館期，處在動(dòng)態(tài)管理狀態(tài)，因此，我們根據(jù)實(shí)際情況因地制宜地采取了“照單核數(shù)制度”，以化繁為簡(jiǎn)，有效解決了清點(diǎn)入庫(kù)的問題：一是各入駐單位自行決定進(jìn)館門類，中心按照提交的清單安排預(yù)留庫(kù)區(qū)指定位置；二是入駐單位事先清點(diǎn)造冊(cè)，中心派員按照清冊(cè)當(dāng)面進(jìn)行復(fù)核點(diǎn)數(shù)，辦理移交手續(xù)；三是暫不要求按照國(guó)家進(jìn)館規(guī)范進(jìn)行整理（整理工作由各單位在法定進(jìn)館到期前適時(shí)另行安排），入駐單位與中心在清點(diǎn)數(shù)量上達(dá)成一致，即可辦理交接手續(xù)。這一做法打消了各單位的顧慮，提高了進(jìn)館工作效率，又確保了進(jìn)館數(shù)量的準(zhǔn)確性。

4 檔案管理中心現(xiàn)狀及成效

4.1 檔案管理中心的運(yùn)行現(xiàn)狀

中心成立于2015 年6 月。在市委、市政府的關(guān)心下，在局黨組的正確領(lǐng)導(dǎo)下和兄弟處室的密切配合支持下，中心在建立健全制度、創(chuàng)新管理方式、節(jié)約行政成本、提高行政效率方面狠下功夫，取得了一定的成績(jī)，受到了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的肯定、服務(wù)單位的好評(píng)以及兄弟單位的關(guān)注。截止到2017 年底，共有16 家入駐單位的檔案集中到中心保管，檔案保有量為117303卷/件/盒。接待調(diào)卷量為1178人次、20780卷（件）。目前，中心擁有庫(kù)房3個(gè)、閱檔室1 個(gè)，專職工作人員3 人。庫(kù)房實(shí)用面積約500 平米，安裝4聯(lián)裝5 層以上密集架102 列，館藏余量達(dá)10 年以上。庫(kù)區(qū)通道、庫(kù)房?jī)?nèi)部全面安裝20 余個(gè)攝像頭，查檔大廳安裝4 聯(lián)裝監(jiān)控電視墻，有效實(shí)現(xiàn)了對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)外的24小時(shí)無死角實(shí)時(shí)監(jiān)控。

4.2 檔案管理中心的運(yùn)行成效

檔案管理中心的成立有效地解決了機(jī)關(guān)聚集區(qū)檔案庫(kù)房緊缺（集中保管節(jié)約辦公用房面積見表1）和機(jī)關(guān)專職檔案人員缺編的問題，入駐單位不再需要單獨(dú)規(guī)劃?rùn)n案保管、借閱用房以及安排專人進(jìn)行管理，充分發(fā)揮了降低入駐單位行政成本、改善檔案保管條件、提高檔案安全保密系數(shù)的作用，符合國(guó)家關(guān)于機(jī)關(guān)聚集區(qū)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的要求和預(yù)期目標(biāo)。

檔案管理中心的成立與有效運(yùn)行在一定程度上完善了信息公開機(jī)制并落實(shí)了便民服務(wù)理念。通過對(duì)市圖書館綜合大樓入駐單位的檔案的集中管理并獲得入駐單位授權(quán)的調(diào)閱權(quán)限范圍內(nèi)，檔案管理中心可以為辦理過調(diào)閱手續(xù)的個(gè)人和單位委托人提供一站式服務(wù)，而不需要檔案申請(qǐng)調(diào)閱人跑多個(gè)部門和多次辦理手續(xù)，極大的方便了個(gè)人和單位委托人對(duì)于獲取相關(guān)部門的公開信息和依申請(qǐng)公開信息。

表1 集中保管節(jié)約辦公用房面積表

5 檔案管理中心工作展望

中心的成立是機(jī)關(guān)聚集區(qū)檔案集約化管理的一次成功的體制改革。近年來，中心堅(jiān)持開放、共享、服務(wù)的發(fā)展理念，不斷進(jìn)行管理機(jī)制的創(chuàng)新。盡管如此，結(jié)合工作實(shí)際，中心依然發(fā)現(xiàn)工作中的一些不足之處，各入駐單位檔案管理業(yè)務(wù)工作水平參差不齊，數(shù)字化程度也存在差異，個(gè)別單位檔案管理人員調(diào)換頻繁，存在輕視日常檔案整理工作和業(yè)務(wù)不熟練的問題，檔案工作水平發(fā)展不平衡，導(dǎo)致移交清點(diǎn)有一定難度以及檔案查找利用效率不高等問題。在未來的工作中，中心需要完善溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，積極爭(zhēng)取各入駐單位領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，在財(cái)政和人員編制允許的情況下，做到各入駐單位檔案工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一整理以及統(tǒng)一數(shù)字化。