電子發(fā)票在中小企業(yè)中的應(yīng)用
——以W茶企業(yè)為例

葉佳慧，邵 露

（嘉興南湖學(xué)院，浙江嘉興314001）

1 電子發(fā)票基本概述

1.1 電子發(fā)票發(fā)展推廣的背景

我國于2012 年5 月試點推行，2013 年6 月開出了第一張電子發(fā)票，2015 年11 月，開始面向全國各地推行增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)。2015 年，李克強總理在政府工作報告中初次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，國家稅務(wù)局提出“互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)”的行動計劃。同年，國家明確了電子發(fā)票的法律效力，頒布了相關(guān)政策，向社會陸續(xù)發(fā)布了多項文件，全力支持電子發(fā)票在全社會的推廣和落實。如今，隨著國家政府對于電子發(fā)票政策的持續(xù)支持和推進，以及市場教育水平的不斷深化，使電子發(fā)票的普及率快速提升，電子發(fā)票的開具數(shù)目也將維持高速增長態(tài)勢。根據(jù)艾媒咨詢的數(shù)據(jù)顯示，2018年全國電子發(fā)票開具數(shù)量達到32.7億張，較前一年增長了257.1%，預(yù)計2021 年電子發(fā)票開具數(shù)量將增加到500億張左右。

1.2 電子發(fā)票的特征

1.2.1 無紙化、高效率、低成本化

電子發(fā)票的運行和操作的方式是數(shù)據(jù)電文化，節(jié)省了企業(yè)發(fā)票的印制、存儲和保管成本。發(fā)票電子化不僅能減輕企業(yè)開票負擔(dān)，還可以零成本進入更高效的發(fā)票管理模式。另外紙質(zhì)發(fā)票需要花費較多時間進行匯總和整理，而電子發(fā)票由電腦自動匯總，使財務(wù)人員在工作效率上和工作質(zhì)量上得到很大的提升。

1.2.2 便捷化、相對安全化

電子發(fā)票隨開隨用的特征，使其開票較紙質(zhì)發(fā)票便利，只要消費者在手機上輸入發(fā)票信息，服務(wù)員無需填寫發(fā)票，信息提交后即可。這種操作無需在收銀機前等待，可以在任何地方進行減少了消費者的等待時間。電子發(fā)票相較于紙質(zhì)發(fā)票更易于保存，可以永久存儲在消費者的手機和郵箱中，故其權(quán)益也得到了一定保證，相應(yīng)減少了個人信息泄露的可能性。

1.2.3 規(guī)范化、可查驗化

過去企業(yè)需要每半年向稅務(wù)局提交并申請印制發(fā)票計劃，得到批準(zhǔn)后將由稅務(wù)局指定的印刷廠進行印制，待印制的紙質(zhì)發(fā)票使用完后再進行繳銷。如今電子發(fā)票的應(yīng)用使企業(yè)開具發(fā)票只需申請領(lǐng)取發(fā)票的號段，有效的解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票假發(fā)票、虛開發(fā)票和包稅制等易出現(xiàn)的固有弊端。電子發(fā)票系統(tǒng)采取電子化的防偽模式，可以登陸各大電子發(fā)票服務(wù)平臺進行查驗，為稅務(wù)機關(guān)工作的進展提供主動可控制的環(huán)境。

2 增值稅發(fā)票全面電子化在W茶企業(yè)的應(yīng)用

2.1 公司簡介

W 茶企業(yè)是具有一定生產(chǎn)規(guī)模的中小型企業(yè)，成立于浙江，是私營企業(yè)，在當(dāng)?shù)匾约耙恍┑貐^(qū)具有一定的名氣。W 茶企業(yè)的許可經(jīng)營范圍有茶葉生產(chǎn)、加工以及在食品生產(chǎn)許可證有效期內(nèi)經(jīng)營銷售。企業(yè)從茶葉的生產(chǎn)、采摘、加工到最后線下旗艦店的銷售等一條龍的生產(chǎn)形式，向客戶提供茶葉種植與茶文化傳播的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，主要采取線下的實體銷售模式。由于W 茶企業(yè)的誠信、專業(yè)服務(wù)，并且從成立之初至今，不斷吸取和借鑒國內(nèi)外先進的經(jīng)營、管理思想理念，努力實現(xiàn)公司業(yè)務(wù)、管理等方面的自我超越，多年來獲得了客戶的一致好評與信任。

2.2 具體應(yīng)用

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，隨著經(jīng)濟發(fā)展不斷的加速，電子發(fā)票的應(yīng)用范圍不斷擴大，成為我國經(jīng)濟新常態(tài)下的重要組成部分。目前，我國電子發(fā)票的使用實體主要由各類原料廠商、產(chǎn)品及服務(wù)集成商、負責(zé)產(chǎn)品服務(wù)的經(jīng)銷商與消費者等組成。

W 茶企業(yè)所應(yīng)用與處理的票據(jù)有增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票與冠名通用機打發(fā)票。對于這三類發(fā)票是企業(yè)單位或企業(yè)工作人員在購銷商品、提供或接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中所開具、收取的業(yè)務(wù)憑證。

W茶企業(yè)作為一家茶葉生產(chǎn)銷售、茶文化傳播等特殊業(yè)務(wù)的有限責(zé)任公司，其創(chuàng)造價值的主體是負責(zé)茶葉種植、銷售與茶葉文化傳播的員工。而這些員工在進行茶葉品質(zhì)實地檢查、茶葉銷售、兩企業(yè)茶葉文化交流采取合作的工作時，會產(chǎn)生大量的差旅相關(guān)費用，各類費用是W茶企業(yè)營業(yè)過程中的最主要支出之一。

在實地檢查以及銷售產(chǎn)品的業(yè)務(wù)中，員工會在外出差過程中接觸到各類電子發(fā)票，主要涉及到的電子發(fā)票類型有：餐飲費、電話費、住宿費、會議費、通話費、電商購物費、租賃費等。這些電子發(fā)票幾乎涵蓋了納入電子發(fā)票適用范圍的全部行業(yè)。

電子發(fā)票的應(yīng)用在茶葉的批量銷售業(yè)務(wù)中應(yīng)用最為廣泛。企業(yè)銷售自產(chǎn)的茶葉產(chǎn)品以及進行加工后的銷售會使用到貨物銷售發(fā)票，用來表明所銷售的商品規(guī)格、數(shù)量、銷售價格、運費、保險費、開票日期以及付款方式等內(nèi)容，銷售發(fā)票會通過電子發(fā)票的形式傳送給購買方。例如：2020 年12 月與X 有限公司簽訂一份售貨合同，合同約定X 有限公司訂購茶葉一批，當(dāng)即收到銀行匯票一張，財務(wù)部驗票后開出增值稅普通發(fā)票，并通知倉庫發(fā)貨。所開具電子發(fā)票如下：

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下科技的迅速發(fā)展，W 茶企業(yè)在繼續(xù)實體茶葉銷售模式上，開展線上的電子商務(wù)銷售，這就意味著電子發(fā)票在該企業(yè)的應(yīng)用將會更加廣泛。

2.3 應(yīng)用中存在的問題

電子發(fā)票的應(yīng)用給W 茶企業(yè)在生產(chǎn)銷售過程中帶來了成本較低化、開具便捷化等利益，但在電子發(fā)票的應(yīng)用中尚存在些許問題。

2.3.1 電子發(fā)票管理制度尚未健全

一方面，大部分茶企業(yè)都是茶民有多年種植經(jīng)驗后成立的中小型甚至是個體企業(yè)。W 茶企業(yè)也是如此，企業(yè)管理人員自身對財務(wù)會計和電子發(fā)票方面了解知識較少，因此企業(yè)缺乏完善的財務(wù)管理體系，會計核算不健全，電子發(fā)票管理制度也尚未完善。另一方面，W 茶企業(yè)雖然具有一定規(guī)模但與大多數(shù)茶企業(yè)一樣并未根據(jù)國家相關(guān)制定健全相應(yīng)的財務(wù)管理制度，電子發(fā)票規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)體系也未得到完善。

2.3.2 電子發(fā)票應(yīng)用理念落后

W 茶企業(yè)在生產(chǎn)銷售過程中，仍較多使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)開票方式，不利于發(fā)票的管理質(zhì)量和效率。雖然W 茶企業(yè)發(fā)票無紙化水平在很大程度上有所改善，但信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平有所欠缺，這使得先進的經(jīng)營理念難以滲透到實際的電子發(fā)票管理工作中。

2.3.3 電子發(fā)票管理水平較低

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化普及，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠完善和創(chuàng)新電子發(fā)票管理制度，一定程度上提高了W 茶企業(yè)電子發(fā)票管理的工作質(zhì)量及效率，但由于在電子發(fā)票管理中的應(yīng)用起步過遲，導(dǎo)致其信息技術(shù)應(yīng)用處于較低水平，從而影響電子發(fā)票的管理。

2.3.4 電子發(fā)票使用存在安全隱患

W 茶公司負責(zé)人稱對網(wǎng)絡(luò)安全的信任度較低。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，網(wǎng)絡(luò)的開放性和數(shù)據(jù)的共享性使安全隱患也隨之增加。電子發(fā)票含有大量的商業(yè)信息和涉稅內(nèi)容，數(shù)據(jù)的安全需要得到保障，一旦企業(yè)電子發(fā)票信息泄漏，可能會影響企業(yè)財務(wù)管理安全性。

2.3.5 電子發(fā)票存在重復(fù)報銷情況

W茶企業(yè)的采購人員外出等其他業(yè)務(wù)的經(jīng)費報銷，需要打印電子發(fā)票憑證，但因電子發(fā)票下載次數(shù)不受限制，在財務(wù)管理體系不夠完善的情況下，若財務(wù)人員無法及時核對電子發(fā)票信息，可能會造成電子發(fā)票重復(fù)報銷的情況，給企業(yè)財務(wù)管理增加負擔(dān)。

3 對中小企業(yè)電子發(fā)票應(yīng)用的對策建議

3.1 電子檔案管理系統(tǒng)的建立

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，針對企業(yè)辦公高效化、信息化的發(fā)展趨勢，為了充分發(fā)揮電子發(fā)票無紙化的特點，中小企業(yè)可以建立電子檔案管理系統(tǒng)。將發(fā)票數(shù)據(jù)等電子文件檔案儲存在電子檔案管理系統(tǒng)中，進行分類檢索，既方便查閱，實現(xiàn)辦公無紙化、信息化，還能保證數(shù)據(jù)的安全存儲。

3.2 確立完善的電子發(fā)票管理制度

中小企業(yè)要完善電子發(fā)票管理制度以避免此類報銷風(fēng)險。第一，財務(wù)部門對電子發(fā)票進行登記臺賬。在報銷發(fā)票時，與建立的電子文檔進行比對是否有重復(fù)錄入，而后進行報銷發(fā)票錄入，在此過程中保證信息準(zhǔn)確不存在錯誤。在檢查電子發(fā)票真實性時，利用excel表格嚴(yán)格按照操作步驟進行信息輸入，進行稅務(wù)局網(wǎng)站逐一驗證。第二，建全報銷制度。借助ERP系統(tǒng)將電子發(fā)票的鏈接發(fā)送到財務(wù)部門，由財務(wù)人員及時進行相關(guān)打印、報銷日期進行標(biāo)記，而后進行登記臺賬。同時對發(fā)票報銷的審核操作進行限定，對打印的發(fā)票進行“發(fā)票重?zé)o誤”章印并及時登記。第三，建立多人流動審查制度。對電子發(fā)票的開出到報銷整一個過程進行有效的監(jiān)管，當(dāng)月審核電子發(fā)票時對內(nèi)開具程序公開，確保報銷操作無誤，形成適應(yīng)企業(yè)的電子發(fā)票管理制度。

3.3 實施信息安全保護措施

中小企業(yè)需建立信息安全保護系統(tǒng)對電子發(fā)票信息進行全面保障。首先，加大科技信息技術(shù)的投入，培養(yǎng)發(fā)票信息處理軟件的工作人員。在保證電子發(fā)票高效處理的同時，及時補救信息處理出現(xiàn)的問題，運用自己的加密系統(tǒng)進一步提高信息安全。其次借助ERP 系統(tǒng)自動對比電子發(fā)票信息，在提高發(fā)票檢驗真?zhèn)蔚臏?zhǔn)確率時，降低了電子發(fā)票重復(fù)入賬率。

3.4 提高財會人員工作綜合素質(zhì)

增強財務(wù)工作人員的綜合素質(zhì)，使財務(wù)工作的效率和準(zhǔn)確性得到提升。第一，提高員工的專業(yè)化水平。完成現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，對電子發(fā)票等相關(guān)系統(tǒng)的運用具有一定的了解以及運用能力。第二，加大財務(wù)人員的專業(yè)知識培訓(xùn)。對電子發(fā)票的開具以及報銷都要有正確的認知，減少低級錯誤的產(chǎn)生，增強電子發(fā)票使用的規(guī)范性，增強審查鑒別能力。第三，加強財務(wù)人員的風(fēng)險防控意識。對電子發(fā)票使用過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險有清晰的認知，并能及時采取一定的措施來預(yù)防或降低風(fēng)險。

4 結(jié)語

在目前的情況下，電子發(fā)票已在繼續(xù)發(fā)展的進程中，相關(guān)法律法規(guī)的設(shè)立還是有所欠缺。中小企業(yè)在運用電子發(fā)票的過程中仍能遇到許多問題，要全方面考慮員工對待電子發(fā)票的態(tài)度、電子發(fā)票自身存在的缺陷等問題，解決這些問題需要綜合考慮企業(yè)的情況，對癥下藥。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，將互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢最大化，兼顧工作的效率與速度，將電子發(fā)票的效用最大化。

隨著技術(shù)進步與政策的進一步完善，以W 茶企業(yè)為代表的中小企業(yè)能更好地運用電子發(fā)票。