圖書館信息資源采購公開化的思考

韓凱喆

（華中科技大學同濟醫學院附屬同濟醫院圖書館，湖北 武漢 430030）

0 引言

各級圖書館/室為了應對文獻信息資源不斷增多的需求，都不同程度地加大了各類圖書、期刊等資料的采購力度。以臺州學院［1］為例，早在2008年，其圖書經費就已高達500萬元：購置紙質圖書350萬元，報刊購置費65萬元，數字資源購置費85萬元。2009年圖書購置經費增加到了600多萬元，其中紙質圖書經費430多萬元，報刊雜志67萬元，數字資源經費112多萬元。

在圖書信息采購成本不斷增加的前提下，圖書館/室的采購決策就變得尤為重要。圖書館學界也對此進行過許多有益的討論，例如美國有關采購預算的討論等。根據2015年美國的相關調查顯示，2014年美國參與調查的圖書館/室年度資源采購預算同比上升了3%，平均為80.7萬美元［2］。陳偉［3］認為，圖書館/室采用招標模式，更可能獲得市場競爭的好處與高水平的服務。目前人們對信息資源的需求日益高漲，相應的經費卻顯得“水漲而船不高”。文章力圖借鑒已有的管理學以及國外圖書館研究等理論，將預算采購中的決策公開化引入圖書館/室的信息服務和圖書采訪中，可能形成一種提高信息服務效益的新思路。

1 目前圖書采購工作的方式

內部控制是由企業董事會、經理階層和其他員工實施，為營運的效率效果、財務報告的可靠性、相關法令的遵循性等目標的達成而提供合理保證的過程，而采購預算是內部控制的一個重要環節。

物資采購預算是重要的組成部分，指導思想是在醫院的戰略發展下，對未來經營活動所需的物資進行充分、全面的規劃和預測。同時，在采購過程中通過對預算執行的跟進、對照、分析，及時調整預算，提高資金使用率，優化資源配置。目前，醫院物資采購預算大都由物資采購部門具體編制和執行。隨著我國醫療衛生行業的不斷發展以及2018年新醫改政策的全面實施，預算管理作為公立醫院進行精細化、科學化管理的重要方法，已經越來越受到醫院管理者的重視［4］。

傳統的圖書館/室采購也遵循上面的模式，目前主要有兩種方式［5］，分別是直接采購和間接采購。相比以往高校在圖書采購方面的慎重，現今高校通常采用以下3種方法：（1）政府采購。（2）小范圍招標。（3）自主采購。

為了適應讀者多樣化的需求，目前有很多公開咨詢的圖書采購模式被學界熱議，例如讀者決策的圖書采購模型。讀者決策采購［6］，又稱需求驅動采購，是指圖書館/室基于讀者對某一本書的實際閱讀或瀏覽情況，預設一定的參數，當達到相應條件時，自動觸發購買某一文獻的一種資源采購模式。文章認為，作為業內人士，有義務深入討論這些話題，從中取得進步，以適應當前的發展形勢，應對未來出現的挑戰。

2 圖書采購存在的矛盾

周紅霞［7］認為，目前我國圖書館/室招標采購存在以下一些不完美的地方：一是招標機構的設置組成不合理，例如專業人員所占比例小等；二是缺乏對供應商的有效監督手段；三是圖書招標采購時效性差；四是缺乏統一的招標平臺和政策制度。

文章力圖借鑒工商管理中的“廠務公開”“后勤管理”等理論，推測圖書館/室信息資源采購在某種意義上，也是“后勤支持”創新發展式的先期投入。

具體來說，就是提前為開展和執行上級領導部門發展戰略做好信息方面的準備。從管理學ABC分類法［8］的角度推測：

（1）醫學圖書館/室采購圖書時，不僅要考慮原有的館藏數量，更要考慮醫院的重點學科發展，并適當提高重點學科相關藏書的比例。

（2）需要仰仗領導的高瞻遠矚，采書要與宏觀上科研、教學等的前進方向相契合。

（3）需要將采購書目不斷更新的情況及時向領導反映，建立本單位長遠發展的采購預算響應規劃。

綜上所述，目前圖書館/室采購工作體現信息服務的前瞻性還有不足之處。

本文基于社會心理學背景下的文化適應理論，利用已被廣泛使用的亞洲人自我認同文化適應量表（The Suinn-Lew Asian Self-identity Acculturation Scale，SL-ASIA）測量模型，來分析貴州省黔東南侗族村寨原住民的文化適應狀況。

2.1 有限預算和無限需求的矛盾

正如胡洵［9］所言，讀者的閱讀要求是無限的，圖書館/室的藏書是有限的。在閱讀活動的整個過程中，始終充滿著“無限”同“有限”的矛盾。圖書館學界也有類似管理學中的供應和需求模型，其分析是希望通過技術的方式解決采購中的難題［10］。面對這些難題，朱蓉等［11］也提出了傳統圖書館/室采購模式中的不足之處。文章在結合前人研究的基礎上，提出了一些有效的改進措施。

MBA智庫文檔顯示，采購決策是指根據企業經營目標的要求，提出各種可行的采購方案，為企業創造最大的經濟效益。而對于圖書館/室這樣一個不以直接盈利為主要目的存在的部門來講，可以由王遠庫［12］曾研究的采購預算分配模型來做類似的評估。圖書館/室效益與市場經濟中可量化的金錢收益有很多不同之處，選擇采購哪些圖書放入“有限”之中，是一個值得探討的問題。一般來說，做出選擇的決策者越多，考慮得越全面，越有可能是解決供需矛盾的一劑良藥。

2.2 在信息動態變化過程中，未來難以準確評估資料價值的問題

目前學界已有一些關于圖書館/室評價的研究，例如歐洲圖書館績效評價和質量管理系統項目EQUINOX發布的電子圖書館評價指標［13］、基于模糊綜合評判的圖書館評估方法［14］、用層次分析（Analytic Hierarchy Process，AHP）法對圖書館進行評估［15］等。與此同時，圖書館學界也在對館藏的評估方法進行研究，已經有了一些初步的進展，例如通過與WorldCat館藏信息對比的聯機計算機圖書館中心（Online Computer Library Center，OCLC）館藏評估服務［16］、運用對比折算法和系數折算法對館藏數量進行統計［17］、基于動態典藏機制的館藏評估體系［18］等。

雖然有如此眾多的研究，但部分學者依然指出，從館藏評價研究來看，對于符合館藏條件、館藏評價標準的論述不多，還可以加深研究出更適合中國國情的評價指標和方法。根據美國學校圖書館管理員協會提出的信息使用含義，文章認為，圖書館/室面對的是動態變化的學科、刊物、評價角度等諸多內容，這些內容都是在不停轉變的。而有限的預算資金，只能間隔較長的時間使用一次，不容易追上相關學科目標的動態變化趨勢。同樣，當趨勢改變后，原來評價很高的館藏，也可能落得無人問津的結果。圖書期刊的性價比，尤其是圖書館/室專業領域外文資料的性價比，其評價應該是來自很多方面的，例如使用者的評價、雜志本身對自己的評價、獨立第三方對其的評價等。圖書館/室只能從圖書館學的角度去評估采購的館藏，而難以準確評估各學科資料未來價值的變化，也難以在采購時就掌握所有被采購書目動態變化的信息。

2.3 不夠及時與廣泛地共享與交流問題

隨著醫療體制的不斷改進，圖書館/室在醫院發展中的重要地位以及信息媒介的巨大潛能越來越為人們所關注［19］。在動態變化的過程中，圖書館界學者曾提到，在訂購少數專業性很強的期刊時，要認真聽取各學科帶頭人的意見。文章同樣認為，圖書館/室的圖書預算采購，也要符合各學科和本單位各時期的發展規劃。但是目前的情況，正如吳晶娥［20］所說，由于信息技術更新快，時效性較強，采購的圖書跟不上變化，即使上架也很少有讀者問津。

在電子信息不斷變化的形勢下，如果不能高效地與其他圖書館/室、上級領導部門、讀者、專業工作者等對象形成無縫分享交流常態化合作反饋式的圖書采購模式，文章大膽推測，這也許會使圖書館館藏的利用效率大大降低。

3 解決圖書館/室采購問題的方法

當前采購工作中信息動態變化，今后的發展也受多重復雜因素的影響，例如該批采購的圖書期刊是否是本館長期熱捧的，或者說，采購圖書的借閱率等是否能一直維持在比較高的水平。這些問題的答案，可能一直會是圖書館/室的選擇題。因為想要回答上述問題，需要從過去到未來、全方位、具有前瞻性的預測能力。

3.1 將采購過程的決策公開化，集思廣益

圖書館/室圖書、物資和設備的采購有相似的地方，最需要的是使用者持續的高度評價，而這些評價又是動態變化與難以長期獲取的。文章認為，具體到圖書館/室的專業館藏來說，學科帶頭人或閱讀者才能部分知道哪些信息是較符合要求的。如果他們參與到圖書館/室的采購流程中來，將減少采購環節的盲目性，相對提高書刊的借閱率。

決策公開化有很多優點，例如預算決策信息公開有利于保障預算決策的科學有效［21］等。正如舒源［22］所說，要從5個方面著手完善決策公開制度：決策主體合理、透明，決策程序規范、科學，決策過程民主、辯論，決策結果統一、開放，決策非公開的制裁與保護。

圖書館/室的采購工作可以借鑒政府決策公開的方式，同樣進行圖書采購的決策公開化。因為評價館藏圖書期刊在未來是否好，需要使用者、圖書館、領導部門等組成一個高度協調、暢快溝通的“決策紐帶”。

對圖書館/室采購工作提出的決策公開化倡議，既不能完全按照讀者的意愿來，也不能完全由管理者一錘定音。因為各學科的發展幾乎都是在動態中不斷更新的過程，甚至期刊雜志社自己也不知道幾年后本社編輯的雜志上具體出現的是哪篇文章。所以，圖書館/室采購決策公開化，應該像餐廳之于食客一樣，圖書館/室作為服務提供者，將讀者這個食客、出版方這個菜市場等多重因素結合起來，為各個專業學科提供更優秀的服務。在以動態變化為采購理念的前提下，讓圖書使用者參與到開門式、咨詢式、動態式的采購工作中來。

3.2 建立及時的溝通反饋機制與平臺

面對當前文獻資源的無限需求與單館資金投入相對有限之間的矛盾，國內外普遍采取了圖書館聯盟的形式來解決［23］。這些聯盟通過不同方面的合作，解決了圖書館/室面對的資源建設投入困難，實現了文獻資源信息共享和利益互惠的根本目的。

對于圖書采購環節中出現的矛盾，文章認為，各地區、不同專業的人群也可以借鑒“圖書采購聯盟”，包含與其他圖書館/室的公開交流、合作化采購，也是普通讀者、專業醫護工作者的常態化意見、建議溝通反饋平臺。通過圖書采購聯盟形成一個迅速反饋交流機制，將采購中圖書期刊不斷更新“吸引力”的情況快速地向上級領導反映匯報，充分理解上級領導部門創新發展戰略的意圖。相信通過這些平臺機制，再加上與本地區資源共建共享的合作圖書館/室開放交流，將緩和偏好不同導致需求不同的矛盾，監控出“冷門書”，采購進“熱門書”。

3.3 用圖書館/室評估工作雙向透明的方式促進采購公開化

圖書館/室的主要功能是后勤服務，其本質是信息支持。圖書館/室讀者需要的信息支持一般是多元化的，這就對圖書館/室選擇參考資源提出了挑戰。借鑒學者對美國圖書館的績效評估［24］，文章認為可以在圖書館/室中運用信息評估法，進行雙向且透明的信息評估。以醫學圖書館/室為例，除了傳統大型圖書館對讀者的考量外，還需考慮以下一些因素：首先，醫護人員對期刊信息的需求評估；其次，根據讀者熟練使用技術工具等動態且公開化的表現，來反映文獻資源的質量，再進行評估；最后，從患者的角度，定期評價醫護人員閱讀的成果是否符合患者的實際需求。

在上訴工作完成的情況下，公開采購計劃是否符合本單位員工的需求，也應該是一個長期動態的、與開放交流有關的評估工作。同時，如果不同區域的機構已經訂購了同種類的圖書期刊，也可以與之交流信息，甚至是互換雜志，實現資源不重復的最大化利用，并把本地資源共享的程度作為一個評價指標。與現有傳統式的單項采購決策相比，圖書館/室評估工作雙向透明的方式可能對醫護人員信息素養有一定程度的提升，既可以改善醫患之間的關系［25-27］，又解決了采購公開化時不透明的“信任問題”。

4 結語

含有“無限性”的采訪圖書工作決策公開化，給“有限性”的圖書館/室帶來了新的服務空間，讓原有采購圖書的服務模式有了延伸。文章認為，這種延伸形成的高度協調的溝通過程，將有利于圖書館/室把有限資源更多地服務于整個學科的發展。事實上，有關圖書館采購決策支持的各類實踐性探索已經開始，理論角度的分析和討論也有部分學者做過研究。文章在此拋磚迎玉，把相關理論研究的優點進行融合，讓圖書館/室的采購決策公開化，提高其競爭力和作用。