簡述新時代背景下檔案的信息化建設

文| 朱海洋

事業單位檔案信息化建設的概念

（1）資源建設中的檔案信息化建設。資源建設中的檔案信息化屬于比較核心的部分，其他環節全靠此環節帶動發展，因此要想構建資源管理中的檔案信息化建設，可以從以下三個方面入手。第一方面，科學化管理檔案內容。檔案內容的數據內容非常豐富，且通常多以電子形式進行處理、保存。所以在管理途中，一定要注意數據的保存和備份。第二方面，對事業單位內部的檔案服務工作進行優化創新。對檔案的信息化建設就是為了更好的服務事業單位，從而使事業單位更好的服務廣大人民。因此，在檔案的信息化建設當中，強化用戶與檔案的聯系，使用戶在想查閱檔案時可以迅速準確的獲得。第三方面，優化系統的設計與管理工作。檔案管理工作脫離不開系統的支持，優化系統的設計與管理是為檔案管理工作提供后期保障，比如計算機的購置與后期維護、管理軟件的開發與運用等。（2）環境構建中的檔案信息化建設。如果說資源構建是發動機，那么環境構建就是外部的零件，二者相輔相成，缺一不可。首先需要國家作為排頭兵先行為檔案信息化建設提供一個強有力的孵化環境。國家引導、完善相關建設過程中的法律法規，對建設過程中可能出現的相關問題進行解決，比如，電子文件的獲取和保存、信息公開化的處理等多種問題，提供有效的法律、文件支持。再其次，事業單位內部的體制也要隨情況進行完善。我國目前為事業單位提供的法律依據是《檔案法》，但因為時過境遷，現有的一些情況無法從中得到有效的解決。所以相關政府機關應重新建立和完善檔案管理機制，保障事業單位內部的檔案信息化建設。最后就是專業人才的選取和培養。檔案的信息化建設只是事業單位發展中的一項工作，一項功能，其成功運轉離不開專業人才的操作，對于事業單位的檔案信息化建設，相干事業單位不但要招聘有關的信息化專業人才，還有對現有的在職人員進行技能上的培訓，雙管齊下，更有利于加快檔案的信息化建設。

促進事業單位優化檔案的信息化建設的重要性

（1）優化檔案的信息化建設可以提高事業單位的管理效率。傳統的事業單位的管理工作的方式是以手動管理為主，傳播媒介多為紙質載體，這一方法勞心勞力，需要檔案管理人員付出十足的精力，且不保證正確率。用戶查詢檔案時費心費力，難度較大。而優化檔案的信息化建設，可以使管理工作的傳播媒介變為網絡平臺，簡化了檔案資源的收集、處理與查詢，不但提高了事業單位的管理效率，還可以加深不同部門之間的管理人員的交流。（2）提高事業單位的信息化水平。全面優化檔案的信息化建設，就需要對事業單位的信息化系統進行優化，加深事業單位的信息化建設，提高事業單位的信息化發展水平，從實際情況出發，切實推動事業單位的信息化發展。（3）促進事業單位內檔案資源的優化利用。檔案的信息化建設是為了輔助事業單位更好地進行決策與發展，促進檔案的信息化建設，對檔案信息資源進行科學化管理，有利于加強檔案資源的利用程度，同時借助信息化的發展，在檔案資源的數據庫里可以建立相應的檔案查詢系統，節省了人力資源，同時也促進了事業單位內檔案資源的優化利用。

新時代背景下檔案的信息化建設所存在的問題

（1）當前檔案信息化建設的環境不完善。事業單位內部若想做好檔案的信息化建設，離不開硬軟件設備的支持。建立一套完整的檔案信息化系統，需要大量的資金投入，相關事業單位內可動用的檔案資金不足，建設信息化系統工作也一再擱淺。且因為檔案信息化的建設短期內并不能得到豐厚的回報，沒有顯著效果，上級領導沒有足夠的重視，所以信息化建設的進程也一再阻滯。因為檔案的信息化建設面臨的尷尬局面，進程緩慢，且不受重視，國家對于新興事物的支持力度不夠，缺少專門相對應的法律文件。這也就導致了信息在運輸過程中中出現的一些安全漏洞無法得到有效解決。相對于一些保密性比較強的公司來說，檔案的信息化建設是一大風險和挑戰。（2）缺少相應的信息化人才。本身由于檔案的信息化建設進程緩慢，在社會上來說，并不屬于熱門專業。導致愿意從事此專業的專業人才數量不足，且因為檔案信息化管理對專業人員的素養要求比較高，相關事業單位對此人才儲備不足，也導致了現在信息化建設過程中人才不足的尷尬局面。

解決上述問題的幾點對策

（1）建立完善的發展環境。事業單位結合當前的實際發展情況，投入合理資金，及時購置相應的硬件軟件，促進檔案管理信息化的發展。同時制定相應的規章制度，根據工作內容不同，嚴格規范信息化過程中出現的安全問題。（2）引進相應專業人才，提高在職人員的職業素質相關單位要積極引進相關專業人才，建立激勵機制，為他們提供可發展空間，鼓勵他們運用專業知識促進信息化檔案管理工作，定期對在職人員還有引進的專業人員進行思想技能培訓。

小結

全面開展加強檔案管理的信息化建設，不僅能提高基層單位對檔案資源的利用率，還可以提升事業單位的發展水平。只有檔案管理達到了信息化程度才能更好的推動事業單位發揮自己的作用，為人民服務。