從大數(shù)據(jù)視角探究高職院校檔案管理模式的改革

吳暉

摘? 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨、信息技術(shù)的應(yīng)用和普及，讓各行業(yè)都發(fā)生了巨大的變化，也給一些流程模式依然維持傳統(tǒng)運(yùn)作的某些職能部門帶來沖擊與挑戰(zhàn)，想要快速適應(yīng)這一變化，改革和創(chuàng)新原有運(yùn)行模式是必然趨勢。信息技術(shù)的運(yùn)用正在快速影響著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人們的生活方式，隨之也迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代。本文從大數(shù)據(jù)的角度探尋高職院校檔案管理模式的改革方向，尋找有效的改革措施，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理方面的科技創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)? 高職院校? 檔案管理? 改革

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2020）07（b）-0144-03

Abstract： With the advent of big data era and the application and popularization of information technology， great changes have taken place in various industries， which have also brought impacts and challenges to some functional departments that still maintain the traditional operation of some process models. In order to adapt to this change quickly， it is an inevitable trend to reform and innovate the original operation model. The application of information technology is rapidly affecting the economic development and people's lifestyle， and then ushered in the era of big data. From the perspective of big data， this paper explores the reform direction of archives management mode in higher vocational colleges， and looks for effective reform measures， with a view to achieving scientific and technological innovation in archives management.

Key Words： Big data; Higher Vocational Colleges; File management; Reform

高職院校的檔案管理工作也要面對大數(shù)據(jù)時(shí)代挑戰(zhàn)，現(xiàn)有的檔案管理運(yùn)行模式從大數(shù)據(jù)的角度來看劣勢非常明顯，也阻礙著高職院校發(fā)展的腳步。從現(xiàn)行的高職院校檔案管理模式上來看其具有很大的改革空間，一直處于高職院校薄弱環(huán)節(jié)的檔案管理應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)強(qiáng)化管理水平，才能更好適應(yīng)當(dāng)今教育的信息化發(fā)展，為高職院校運(yùn)營穩(wěn)定提供支撐。

1? 當(dāng)前高職院校檔案管理模式所存在的問題

1.1 對檔案管理工作的不重視

高職院校的工作重心普遍傾向于招生及教學(xué)方面的管理，而對于檔案管理這類基礎(chǔ)性工作的重視程度則明顯不足，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工對于檔案管理大多采取忽視、輕視的態(tài)度，認(rèn)為維持院校正常運(yùn)作及穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵是招生量和教學(xué)質(zhì)量，在檔案管理工作上下功夫并不能為學(xué)校帶來更大的收益，而檔案管理人員在院校全體職員中也處于易被忽略的位置。

1.2 缺乏專業(yè)化檔案管理人員

當(dāng)前存在于高職院校的普遍現(xiàn)象是檔案管理人員多為兼職且人數(shù)較少，而實(shí)際上檔案管理工作也是非常繁重且瑣碎的，檔案管理人員的配置無法滿足其工作需要，導(dǎo)致了因某些工作無法完成而引發(fā)管理漏洞及隱患。某些院校雖然配備了專職人員從事檔案管理，但所配備的人員或是年齡偏大或是缺乏信息電子操作等方面的能力，這讓檔案管理工作在基礎(chǔ)環(huán)節(jié)就暴露出不足與缺陷。

1.3 檔案管理模式過于落后

管理模式落后，硬件、軟件設(shè)施陳舊是高職院校檔案管理工作較為普遍存在的問題。很多學(xué)校在檔案管理制度上尚未完善健全，管理模式及管理流程上缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)且存在較大疏漏，檔案的歸集與分類等無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性管理，在檔案的調(diào)閱與歸還上也缺少相對嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫仁貏t，這將可能會(huì)為管理工作埋下風(fēng)險(xiǎn)隱患。硬件、軟件設(shè)施的陳舊、老化也無形中增加了檔案管理的工作量，種種原因（如缺少管理經(jīng)費(fèi)、人員能力水平有限等）讓檔案管理工作仍呈現(xiàn)出較為原始的工作狀態(tài)，有的甚至尚未實(shí)現(xiàn)電腦化操作而是仍采用手工檢索、人工書寫的方式，如果檔案數(shù)量超出了人工能力范圍，將導(dǎo)致檔案相關(guān)管理的難度無限增加。

2? 大數(shù)據(jù)技術(shù)下高職院校檔案管理模式的改革方向

2.1 加強(qiáng)對檔案管理工作的重視

一是轉(zhuǎn)變思想。以往人們對于檔案管理工作都缺少重要性意識，即使是檔案管理人員本身也缺乏相應(yīng)的服務(wù)觀念與責(zé)任意識，因此加強(qiáng)員工關(guān)于檔案管理工作重要性的普及與宣貫尤為重要。高職院校可以通過定期或不定期的培訓(xùn)、宣傳等形式讓從領(lǐng)導(dǎo)到員工等每一位院校教職人員了解檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)檔案管理工作的投入力度。與此同時(shí)，在教育培訓(xùn)的過程中逐步滲透大數(shù)據(jù)管理觀念，普及傳授大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)知識，讓管理人員在意識上首先接受，進(jìn)而讓從傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理向電子信息化管理的過渡更為順暢。

二是協(xié)調(diào)配合。部門獨(dú)立運(yùn)作已不能滿足大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐下的檔案管理工作。大數(shù)據(jù)技術(shù)讓檔案的歸集、整理、分類、調(diào)閱、歸檔等管理工作實(shí)現(xiàn)信息化、電子化，并在一定程度上形成資源共享模式，而完成這一工作同樣也需要多部門的協(xié)調(diào)與配合，大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理為各部門帶來數(shù)據(jù)查閱、信息獲取等便利的同時(shí)，也需要各方的支撐與幫助，以實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分發(fā)揮，也促進(jìn)檔案管理工作在高職院校中發(fā)揮最大作用。

2.2 加強(qiáng)專業(yè)化檔案管理人員的培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)技術(shù)讓檔案管理工作電子化、信息化，讓繁瑣的操作變得簡便、快捷，減輕了工作壓力、節(jié)省了人工與時(shí)間，但也對檔案管理人員的專業(yè)能力提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，大數(shù)據(jù)的高技術(shù)化要求管理人員必須要有較強(qiáng)的專業(yè)水平、負(fù)責(zé)認(rèn)真的態(tài)度和較高的素質(zhì)能力。高職院校要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的高質(zhì)高效，就不能放松對于人才隊(duì)伍的建設(shè)及專業(yè)化人員的培養(yǎng)，尤其以大數(shù)據(jù)技術(shù)為前提，管理人員的專業(yè)能力與技術(shù)水平將直接影響著工作效率及成果。高職院校可以將檔案管理人員的選取標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)提高，綜合衡量人員的專業(yè)技能、素質(zhì)水平、責(zé)任意識等，以確保檔案管理人員在大數(shù)據(jù)模式下能夠快速適應(yīng);同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度，確保人員所掌握的技術(shù)與不斷更新變化的大數(shù)據(jù)技術(shù)相匹配;此外適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)機(jī)制也為檔案管理人員提升專業(yè)技能、努力強(qiáng)化業(yè)務(wù)水平提供激勵(lì)與支持。

2.3 建立并完善檔案管理制度體系，優(yōu)化檔案管理設(shè)施環(huán)境

正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，完善健全的管理制度對于規(guī)范員工行為準(zhǔn)則、防范管理漏洞、化解管理風(fēng)險(xiǎn)等方面均起到不可或缺的作用，高職院校想要讓檔案管理部門真正發(fā)揮其職能作用就必須要讓規(guī)范的管理制度成為檔案管理工作的有力支撐。高職院校應(yīng)建立系統(tǒng)性的檔案管理全流程制度，對各項(xiàng)工作的具體實(shí)施與操作提供規(guī)范化的參考標(biāo)準(zhǔn)，并明確相應(yīng)的崗位職責(zé)，細(xì)化相關(guān)崗位人員的責(zé)任與義務(wù)，用高標(biāo)準(zhǔn)的行為準(zhǔn)則為檔案管理工作的安全順利開展提供有力保障。高職院校還應(yīng)加大對檔案管理的資金投入利度，配備相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施以確保檔案管理在大數(shù)據(jù)技術(shù)模式下的順利實(shí)施，實(shí)現(xiàn)院校大數(shù)據(jù)檔案全流程管理。

2.4 做好大數(shù)據(jù)檔案日常管理工作

一是做好信息采集和整理。大數(shù)據(jù)模式下的檔案管理是將檔案資料電子化，將原呈現(xiàn)在紙上的檔案信息進(jìn)行電子采集并進(jìn)一步整理、分析，因此檔案管理人員在此環(huán)節(jié)要遵守準(zhǔn)確性和完整性的原則，確保所采信和歸納的檔案資料和信息是全面的、準(zhǔn)確的。

二是做好存檔和查閱工作。檔案信息在經(jīng)過信息技術(shù)整理歸納之后將成為一份電子檔案，眾多的電子檔案還要通過合理的分類形成具有層次化的數(shù)據(jù)存檔，以達(dá)到便于管理及查閱的目的。對于在檔案調(diào)取、歸還的過程中一定要做好數(shù)據(jù)標(biāo)記，讓檔案管理工作更加清晰化、透明化。

三是做好硬件設(shè)備維護(hù)及軟件的及時(shí)更新。紙質(zhì)的檔案如果管理不善很容易發(fā)生損毀和滅失，電子檔案同樣會(huì)出現(xiàn)這類風(fēng)險(xiǎn)，如果未做好硬件設(shè)備的日常維護(hù)，就極有可能在之后發(fā)生數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、丟失的情況。因此管理人員應(yīng)做好硬件設(shè)施的日常維護(hù)，切不可存在僥幸心理而疏于此項(xiàng)工作。而在軟件方面，檔案管理人員也要持續(xù)進(jìn)行更新，對相應(yīng)管理系統(tǒng)進(jìn)行定期升級，添加安全防護(hù)軟件并定期進(jìn)行系統(tǒng)安全測試以防止檔案信息的泄露、錯(cuò)誤與丟失，為檔案大數(shù)據(jù)管理模式提供技術(shù)支持及安全保障。

3? 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，不僅帶給人們生活上的便利，對于各行業(yè)、各職能方面的影響也是非常明顯的。傳統(tǒng)管理模式下的高職院校的檔案管理已無法適應(yīng)當(dāng)前形勢，其所面臨著挑戰(zhàn)的同時(shí)更是改革的契機(jī)，改革和創(chuàng)新是必然趨勢。在高職院校檔案管理工作中應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，對現(xiàn)有管理模式進(jìn)行改革，以提升檔案管理水平。

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