試論檔案管理系統(tǒng)運行維護管理與體系建設

孫曉茹

摘? 要：在社會信息化發(fā)展的當下，信息系統(tǒng)規(guī)范化運行維護與體系建設的重要性不斷顯現(xiàn)。對于檔案管理系統(tǒng)運行維護來說，其主要作用是維護網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全與高效運行，以此提升企業(yè)檔案管理的信息化水平，進而實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的高效利用。基于此，本文首先簡要分析了企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護與體系建設的基本原則及必要性，并對企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護與體系建設現(xiàn)狀進行分析，進而提出企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護與體系建設的具體措施，以期為企業(yè)檔案管理系統(tǒng)工作的高效運行提供參考。

關鍵詞：企業(yè)? 檔案管理? 系統(tǒng)運行維護? 體系建設

中圖分類號：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2020）07（b）-0184-03

Abstract： With the development of social information， the importance of standardized operation and maintenance of information system is emerging. For the operation and maintenance of the archives management system， its main role is to maintain the security and efficient operation of the network system， so as to enhance the level of enterprise archives management information， and then to achieve the efficient use of information data. Based on this， this paper briefly analyzes the basic principles and necessity of the operation maintenance and system construction of Enterprise Archives Management System， and analyzes the present situation of the operation maintenance and system construction of enterprise archives management system， then the paper puts forward the concrete measures of operation and maintenance and system construction of Enterprise Archives Management System， in order to provide reference for the efficient operation of Enterprise Archives Management System.

Key Words： Enterprise; Archives Management; System Operation and maintenance; System construction

在信息化時代，檔案管理系統(tǒng)的應用范圍逐步拓展，并展現(xiàn)出了重要的應用價值，然而對于系統(tǒng)運行質(zhì)量的要求也逐步提升。對于企業(yè)發(fā)展來說，檔案管理系統(tǒng)必不可少，同時該系統(tǒng)的運行水平?jīng)Q定著企業(yè)檔案管理效果。因此，對于企業(yè)來說，提高檔案管理系統(tǒng)的運行維護與體系建設能力十分必要，企業(yè)應從運行維護管理與體系建設中存在問題的總結(jié)與分析入手，針對性地采取可行的措施進行問題的合理解決，以此為檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行提供保障。

1? 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設的基本原則

1.1 預警性

企業(yè)檔案管理運維管理過程中，應針對多種故障問題或突發(fā)狀況而制定有效的應對預案，以此確保問題發(fā)生時可及時高效地進行故障或問題的解決，進而提升系統(tǒng)的運維效率，實現(xiàn)運維成本的有效控制。

1.2 科學性

檔案管理系統(tǒng)的運行維護管理不應僅局限于事后處理，應從問題的預防與控制著手，采取科學的方式減少事故問題的反復出現(xiàn)，以此促進系統(tǒng)管理的科學化與規(guī)范化發(fā)展。

1.3 指導性

通過系統(tǒng)運維可以及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的問題，并對問題進行合理解決，進而實現(xiàn)對系統(tǒng)的完善與優(yōu)化。同時系統(tǒng)的優(yōu)化與企業(yè)業(yè)務流程之間存在必然的關聯(lián)，基于此，運行維護系統(tǒng)建設過程中應將其指導性原則充分發(fā)揮出來。

2? 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護與體系建設中存在的問題分析

2.1 檔案資料真實性有待提高

在信息化高速發(fā)展的時代背景下，檔案是企業(yè)信息數(shù)據(jù)收集的重要渠道，檔案管理人員有責任保證檔案信息內(nèi)容的真實性。然而由于傳統(tǒng)的檔案管理模式存在一定的安全隱患，信息數(shù)據(jù)存在被篡改的可能，同時也易出現(xiàn)文件損毀或遺失的風險，基于此，難以保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全性與真實性。此外，檔案資料形式多樣，除了文件檔案以外，還有圖表以及聲像資料，如果未能明確檔案資料的具體責任人，將會導致檔案資料管理混亂，進而出現(xiàn)檔案資料內(nèi)容被刪改的情況。因此，企業(yè)應重視檔案資料的真實性問題。

2.2 檔案資料的保密性尚需強化

由于傳統(tǒng)的檔案管理方式需要手工作業(yè)，與當下信息化時代的發(fā)展需求并不一致，因此，檔案資料遺失或損毀問題頻繁出現(xiàn)，致使檔案資料的安全性與保密性受到了影響。而應用檔案管理系統(tǒng)進行檔案管理時，需要在計算機的基礎上進行檔案信息資料的傳輸，雖然可使檔案管理更加高效，但檔案資料的保密性也存在一定的威脅。

2.3 檔案管理的長久性有待加強

現(xiàn)階段，信息技術逐步應用于企業(yè)辦公管理的各個環(huán)節(jié)，信息化檔案資料的應用范圍逐步拓展，企業(yè)會利用電子檔案進行企業(yè)相關信息以及運行數(shù)據(jù)的存儲，工作人員可在計算機上進行所需信息的快速查詢與使用，這使企業(yè)的辦公更加高效，然而如果計算機出現(xiàn)故障問題，將會導致信息資料丟失與損毀，如未能進行信息備份，將會對企業(yè)帶來不可逆轉(zhuǎn)的嚴重損失，對企業(yè)的檔案管理的長效發(fā)展極為不利。

2.4 檔案信息使用的廣泛性尚需提升

采用傳統(tǒng)的檔案管理方式無法實現(xiàn)檔案資料的高效利用，同時檔案信息的查閱也存在一定難度，不僅費時費力，檔案信息也極易破損。因此，需要加強企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行維護，進而使檔案信息的查找更加便捷，實現(xiàn)檔案資料的高效查閱與使用，進而將企業(yè)歷史檔案信息的重要價值充分展現(xiàn)出來。

3? 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護與體系建設的可行性對策

3.1 實現(xiàn)庫房管理的智能化

在信息化技術應用范圍不斷拓展的情況下，企業(yè)的各個領域都加強了與信息技術的融合，企業(yè)應基于計算機技術、結(jié)合企業(yè)自身的實際工作需求進行檔案庫房管理系統(tǒng)的建立，利用計算機進行庫房情況的實時監(jiān)控，對庫房中的環(huán)境溫度進行合理調(diào)控。該系統(tǒng)的應用不僅可以使庫房的管理效率更高，同時也可使庫房管理呈現(xiàn)出智能化與科學化的發(fā)展趨勢。

3.2 建立健全檔案管理網(wǎng)絡

企業(yè)檔案管理的效果會對企業(yè)的競爭能力產(chǎn)生影響，基于此，企業(yè)應對檔案管理模式進行完善與優(yōu)化，進而使檔案管理系統(tǒng)的價值得以充分展現(xiàn)。檔案管理系統(tǒng)的建立，可解決傳統(tǒng)管理模式的弊端，可通過計算機技術的應用實現(xiàn)大規(guī)模數(shù)據(jù)的分析、處理與安全存儲，可以滿足當下企業(yè)發(fā)展的信息需求。基于此，企業(yè)應立足于當前的發(fā)展實際，實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化，通過網(wǎng)絡技術加強各部門之間的溝通與交流，進而實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的有效共享。

3.3 加強檔案管理人員的素質(zhì)建設

檔案管理人員是否具備較高的素質(zhì)與檔案管理能力決定著企業(yè)的檔案管理效果，基于此，企業(yè)應重視檔案管理人才的培養(yǎng)，結(jié)合檔案管理系統(tǒng)運行維護管理與體系建設的工作需求而制定合理的培訓規(guī)劃，確保工作人員自身的能力及素質(zhì)得以有效提升，進而為檔案管理系統(tǒng)的高效運維與體系的合理建設提供保障。同時，企業(yè)還應投入充足的資金保障培訓工作的順利開展，可聘請相關專門走入企業(yè)召開檔案管理系統(tǒng)運維相關的講座。培訓過程中，企業(yè)應在理論知識強化的同時，注重員工實踐操作能力的培養(yǎng)，以使檔案管理工作人員可在問題的發(fā)現(xiàn)與解決當中實現(xiàn)自身能力的有效提升，進而保障檔案管理系統(tǒng)的高效運行。

3.4 強化信息技術的應用程度

信息化時代，信息技術的應用與發(fā)展轉(zhuǎn)變了企業(yè)的工作模式，并且其對企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展所起的作用逐步提升，企業(yè)對信息技術應用的重視程度也日益提高。然而與西方發(fā)達國家相比，本國企業(yè)的信息技術能力以及應用狀況仍與之有較大差異，部分企業(yè)并未建立起完善的檔案管理系統(tǒng)，并且運維管理能力較低且體系建設也并不完善。基于此，企業(yè)應提高對信息技術的重視，積極將信息技術引入企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，借鑒國外先進的信息技術手段與成功的檔案管理經(jīng)驗，以此促進企業(yè)自身檔案管理能力的有效提升，確保檔案管理系統(tǒng)運行維護工作的正常開展。

4? 結(jié)語

企業(yè)的發(fā)展是國民經(jīng)濟發(fā)展的基礎，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行效果會對企業(yè)的整體發(fā)展狀況產(chǎn)生直接影響。企業(yè)應正視檔案管理系統(tǒng)運維管理與體系建設中存在的問題，從實現(xiàn)庫房管理的智能化入手，建立健全檔案管理網(wǎng)絡、加強檔案管理人員的素質(zhì)建設并強化信息技術的應用程度，進而通過信息技術手段促進企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護與體系建設能力的顯著提升，以此為企業(yè)的穩(wěn)定與健康發(fā)展提供保障，進而推動國家經(jīng)濟的發(fā)展與進步。

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