二維碼技術在核電文檔庫房管理應用初探

唐雪梅

摘? 要：隨著國家信息技術飛速發展，二維碼技術應用領域不斷擴展。如何有效地利用二維碼系統，創新文檔庫房管理是適應國家發展戰略的迫切需求，也是“十三五”檔案工作創新、協調、綠色、開放、共享發展理念的新思路。本文通過探討二維碼系統在文檔庫房領域應用的優勢，分析了二維碼庫房管理對核電廠文檔管理的重要性;從庫房管理模式、二維碼庫房利弊分析、具體工作舉措方面論述了二維碼系統應用于在文檔庫房管理的可行性，以期對國內外文檔庫房管理，乃至貨物庫存領域起到一定的借鑒作用。

關鍵詞：二維碼? 庫房管理? 虛擬檔案館? 智慧檔案館

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）08（a）-0169-04

Abstract： With the rapid development of national information technology， the application field of two-dimensional code technology continues to expand. How to effectively use the two-dimensional code system， innovative document warehouse management is an urgent need to meet the national development strategy， but also a new idea of the "13th Five-Year" archives work innovation， coordination， green， open and shared development concept. This article analyzes the importance of two-dimensionalcode warehouse management for nuclear power plant document management by discussing the advantages of two-dimensional code systems in the field of document warehouses. From the perspective of warehouse management mode， analysis of advantages and disadvantages of two-dimensional code warehouse， it discusses the feasibility of applying two-dimensional code system to document warehouse management.Hoping to have certain reference function to the document warehouse management at home and abroad，? and even the inventory of goods.

Key Words： Two-dimensional Code; Warehouse management; Virtual archives; Smart archives

核電站檔案數量龐大、種類繁多，從建設安裝到調試移交生產再到生產運行一般要有五六十年甚至更長的周期。如何通過信息化手段，合理開發利用電站資源結合自身專業知識和技能，根據需要進行庫房管理，行之有效地提供檔案服務，避免檔案遺失、減少人因失誤是我們一直探索的方向。隨著物聯網技術的迅猛發展，智慧檔案館的發展前景得到社會普遍認可。在目前RFID技術成本和重新采購智能密集架成本雙高的前提下，二維碼技術用相對低廉的成本，無需重新替換傳統手搖式密集架的優勢，可初步實現智慧檔案館功能。在運行電站中，建立基于二維碼系統的文檔庫房可以改變原有文檔管理模式，除為電站生產和決策部門提供迅速、精細、準確的文檔服務外，還能降低庫房管理人因失誤，節省庫存檔案空間，給電站帶來巨大價值。

1? 傳統庫房管理弊端

傳統文檔庫房主要通過人工管理，比如人工進行出入庫信息抄錄、人工進行數據判斷，包括檔案的上架、出庫、定位等。但是由于人工管理存在最大的問題是為人因失誤，缺少系統智能化驗證，導致在文檔庫房管理時存在如下問題。

1.1 手動著錄排架信息降低工作效率和準確率

檔案的入庫上架、出庫下架是檔案介質管理的核心，是后續檔案服務的基礎。傳統檔案排架信息著錄分為三步：第一步，檔案接收以后，庫房管理員將檔案推入原先規劃庫區，找到空余排架進行上架;第二步，由庫房管理員根據檔案號清單和上架區域排架號進行人工比對，并抄錄對應存放位置;第三步，由庫房管理員核對抄錄信息準確性，并將抄錄后的存放位置錄入電子模板，導入文檔管理系統。

實際執行過程中，由于存放位置需由人工記錄，造成一個上架動作需要進行三步操作，才能完成信息著錄，且需人工復核，造成上架成本上升;當出現大批量檔案需要接收入庫時，如繼續由人工記錄排架信息，當出現復核出錯或漏復核，勢必造成系統信息錯誤，不利于后續的檔案利用，嚴重時，由于檔案基數的龐大，存在檔案遺失風險。

1.2 人工規劃庫房存儲區域降低利用率

庫房管理的另一項重要工作是做好庫區規劃，避免庫存檔案遺失，這就需要我們提前做好庫區規劃。

但是目前，大部分核電在實際管理過程中，還未實現虛擬檔案館管理，只能通過人工判斷庫房存儲狀況，無法做到精確規劃。同時在檔案上架時，由于種類繁多，或存在后續增補，或形成部門、形成時間等不同，需要上架人員主觀判斷，導致為了區分檔案類型等因素將其區分存放，出現各庫區預留空間或直接放棄存放等問題，最終造成庫區利用率低于最初規劃要求。

1.3 無法實時更新排架信息降低用戶文檔服務體驗

不管是因為手動著錄排架信息時存在的著錄錯誤，或人工規劃庫房存儲區域時存在的規劃錯誤，還是檔案提供利用時需要進行的檔案出入庫，無法避免的是，它們均需要進行排架信息的變更。但是由于缺少系統智能輔助，仍會存在如下兩個問題：

一是信息變更前需要再次進行人工判斷、手動抄錄，故仍然存在上述兩個問題;二是由于是手動更新排架信息，需要進行記錄登記、信息更新等工作，無法實現實時更新。

2? 基于二維碼系統的庫房管理優勢

基于二維碼系統的庫房管理是二維碼技術發展到一定階段而出現的一種新的庫房管理模式，是建立虛擬檔案館的有效途徑之一。

運行電站作為大型固定資產建設項目，其建設周期和運行周期均很漫長。使用二維碼，可以在較少投資的基礎上，較為科學有效地做好電站檔案的庫房管理。

2.1 提高檔案出入庫工作效率及檔案信息準確率

傳統文檔管理中檔案出入庫均需手動著錄或更新排架信息，不僅耗時耗力，而且存在錯誤風險。而基于二維碼系統的文檔庫房管理，只需在檔案上粘貼有二維碼，當檔案存放到排架上后，由庫房管理員通過手持二維碼掃描機批量掃描上架檔案，后再掃描對應排架上已經粘貼的二維碼信息，經過確認，即可實現文檔管理系統中檔案庫存信息實時更新，提高了工作效率。且二維碼信息為固定信息，不存在記錄錯誤，這也保障了入庫檔案信息的準確路。入土1所示。

2.2 提高庫區利用率避免檔案重復倒架

在原先人工進行庫房管理時，由于缺少系統監督，當某庫區檔案存滿時，無法進行提前預警或規劃，造成頻繁倒架，在倒架過程中由于存在主觀判斷，導致排架信息錯誤或未及時更新，出現檔案錯放、漏放等風險。

基于二維碼系統的庫房管理是實現虛擬檔案館的有效途徑之一，該系統可實現庫存區域預留及推送、庫區區域不足預警等功能。檔案上架時只需根據庫區信息提示，將檔案放入對應庫區，即可避免二次倒架，也可提高庫區有效利用率。

2.3 實現檔案庫存信息實時更新

傳統的庫房管理中不管檔案出入庫、還是倒架，均存在檔案庫存信息變更。而人工更新不僅耗時耗力，而且存在更新不及時，無法及時為用戶提供服務的風險。而通過二維碼系統，庫房管理員只需用手持二維碼掃描器掃描需求檔案二維碼，變更庫存狀態，或取消原存放位置替換為新存放位置，經過確認后系統會同步實時進行更新，讓庫房管理員及時掌握庫存檔案動態，提高用戶體驗。

3? 基于二維碼系統的庫房管理具體實施方案

在大部分用戶單位使用傳統手搖式密集架基礎上，否定原有做法，放棄傳統密集架，轉而更換智能密集架，除智能密集架價格昂貴外，傳統密集架如何擱置也是一個問題。不僅會給企業帶來沉重的成本負擔，而且存在嚴重的資源浪費。所以基于二維碼系統的文檔庫房建設，可以在肯定原有庫房建設基礎上，通過投入較少成本，即可初步實現智慧檔案館建設。

3.1 二維碼在出入庫管理的實施方案

庫房管理的核心是檔案的出入庫管理，如何將二維碼應用到檔案出入庫管理，是二維碼庫房建設的重點。根據二維碼庫房的搭建構想，二維碼庫房在實際工作中主要分為入庫和出庫兩部分。入圖2所示。

根據密集架行、列、層信息，制作對應二維碼規定到對應密集架。當檔案生成時，由移交人員通過系統，根據檔案編碼、標題、寬度等信息，自動生成二維碼，人工貼到對應檔案盒上。當檔案需要入庫時，庫房管理員通過二維碼掃描設備，掃描庫區對應二維碼與檔案盒上二維碼，讓兩者建立關聯關系，當文檔管理員在對應選項框中點擊確認上架時，文檔系統直接生成排架號，完成入庫上架。

查找需求檔案發起借閱申請，系統根據需求生成借閱單，庫房管理人員根據借閱單上信息在庫房對應庫區找到需求檔案，庫房管理員根據核對無誤后用掃描設備掃描檔案盒上二維碼，選擇借閱確認，完成借閱，同時系統自動完成出庫登記。

3.2 二維碼系統在虛擬庫房管理的實施方案

二維碼系統除實現出入庫管理的核心功能外，還能初步實現虛擬檔案館建設。通過二維碼掃描器將庫房結構信息、庫區建設規劃等信息輸入二維碼系統，結合檔案出入庫，自動生成虛擬檔案館。在每次辦理文檔入庫時，只需將入庫檔案基本元數據著錄二維碼系統，系統將自動根據入庫文檔類型、數量、盒級寬度等信息，自動推薦文檔需存放區域，通過顏色區別已存放、推薦區域和未使用區域（如圖3）。

如實際上架過程中由于漏掃或錯掃導致上架檔案多或少于推薦區域，系統將自動識別并提示存在檔案缺失或增加，避免檔案遺失。

3.3 檔案信息實時更新實施方案

將二維碼技術與計算機技術相結合，通過二維碼打印機、二維碼掃描器、數據采集器等硬件設備與系統的結合，基于C/S（Client/Server）多層分布式應用架構，集文檔二維碼編碼、制作、識別;數據采集、傳輸、處理、存儲和利用等功能于一體，能夠準確快速地采集文檔實體流轉過程中的數據，提高文檔流轉的效率和準確性。同時，作為文檔實體管理系統，可通過二維碼掃描實現文檔接收、借閱、歸還;文檔實體利用數據統計;文檔實體定期和不定期盤點等功能，保證文檔實體的接收、流轉、庫房保管和利用形成閉環，提升文檔實體管理水平，從而實現檔案信息實時更新。

4? 二維碼庫房管理實施過程中應注意的問題

檔案二維碼庫房直接關系到檔案的安全，因此，在建立文二維碼庫房時要全面分析風險。

4.1 完善庫房管理制度

俗話說“無規矩不成方圓”，完善的管理制度是開展一切工作的前提和基礎。二維碼系統應用的本質是庫房管理，庫房管理的本質是檔案安全。因此，在滿足庫房管理的前提下，二維碼庫房安全需同時納入管理大綱、操作規范等工作細則，寫入程序、操作手冊等書面材料，促使從大綱到程序，從程序到手冊，逐級細化，互為補充，在制度上形成閉環管理，確保二維碼管理安全，為核電站安全、可靠運行保駕護航。

4.2 重視庫房管理員素質提高

制度的建設需要人去遵守，而文檔庫房作為公司核心機密存放區域，對庫管人員的要求也較高。首先，庫管人員需具備良好的職業素養。其次，隨著入庫檔案種類不斷增多，出入庫量不斷增加，這就要求庫管人員熟練掌握二維碼操作系統，以便提供優質、高效的文檔服務。另外，公司為庫管人員提供持續的教育和培訓也是必不可少的。

4.3 加強文檔庫房安全建設

文檔庫房的安全直接影響到檔案的安全。而文檔庫房安全的保障離不開基礎硬件設施的配套。檔案的出入庫作為庫房管理的基礎工作，時刻都會發生，而文檔庫房大門作為檔案出入庫的最終防線，應按乙級以上防盜級別制造，同時需配置門禁管理，即只有具備庫房管理員權限人員才可進入，有效防止檔案被盜。

同時，為了避免檔案入庫后出現破損或消除火災隱患，需配置溫濕度控制系統、氣體消防系統及其配套設施。確保檔案存儲環境的安全。

4.4 建立綠色網絡環境

隨著信息化的不斷發展，網絡黑客攻擊也呈現多渠道、多樣式發展。作為公司檔案存儲部門，庫房網絡安全需從信息獲取、信息組織、信息存儲，信息呈現以及分結構化數據留存等全方位采取安全防范措施，建立安全高可用的網絡環境、做好公司員工授權管理、定期進行數據備份等各方面采取有效技術措施。

5? 結語

檔案庫房管理是檔案保護的重中之重，智慧檔案館建設是時代發展的潮流。然而在目前RFID技術成本和重新采購智能密集架成本雙高的前提下，二維碼技術用相對低廉的成本，無需重新替換傳統手搖式密集架的優勢，可初步實現智慧檔案館功能。是智慧檔案館建設的有效途徑之一。

鑒于目前智慧檔案館建設尚屬探索階段，在設計理念和設計方案還未固化的前提下，如何實現無需用戶進入庫區即能得到其所需檔案的功能，仍然是后續探討的方向。本文通過分析二維碼技術在文檔庫房管理的應用思路和做法，以期為智慧檔案館建設乃至庫存物品智能管理領域有所助益。

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