流動人員人事檔案數字化加工實踐與思考

木拉丁江·阿依丁

摘 要：開展流動人員人事檔案信息化管理是更好地服務流動人員和城市發展的需要，這項工作的基礎是檔案數字化加工，采用外包方式開展數字化工作。需要加強組織和經費保障、開展工作調研、制定工作標準、籌建工作場地。以及對外包人員予以培訓。

關鍵詞：流動人員;人事檔案;數字化加工;實踐探析

流動人員人事檔案反映了流動人員參與社會活動的真實情況，隨著經濟社會的快速發展，城市流動人員數量日益增多，他們利用流動人員人事檔案依法維護自身權益的需求不斷凸顯，這種民生需求是否能夠得到合理有效的滿足，是衡量當地政府治理和服務能力的標準之一。開展這項工作的當務之急是適應形勢需要，及時做好流動人員人事檔案信息化管理，為此必須把檔案數字化工作擺在基礎位置認真加以推進。

一、落實組織、經費、隊伍保障

1.加強組織領導。

要把流動人員人事檔案基本公共服務體系建設，列為“十三五”時期工作重點，制定具體實施方案，成立體系建設領導小組，加強組織協調，定期調度，形成領導重視、分工明確、齊抓共管的工作格局。

2.落實經費保障。

取消檔案費以后，為保障檔案管理經費，按照人社部頒發文件要求，“各地要加大對流動人員人事檔案庫房、服務場所和信息系統等基礎設施投入，將相關經費納入同級財政預算，可參考保管的流動人員檔案數量等因素確定經費數額”。同時，流動人員檔案數字化建設作為全省人社系統“標準化、信息化和一體化”建設的重要內容之一，所需經費應納入“三化”建設預算，統籌安排。

3.公共就業和人才服務機構應配置專門人員負責檔案數字化工作。

除編制內工作人員外，可通過政府購買服務、開發公益性崗位等方式，切實保證必需的管理和服務崗位人員數量。大力加強工作人員培訓，不斷努力學習網絡信息時代創新型服務手段，積極適應檔案數字化信息化的新要求，為提升工作質量奠定扎實基礎。

二、調研后形成工作方案

組織專業技術人員到已完成數字化加工的人事檔案保管機構、已使用影像系統管理流動人員人事檔案的機構或者有成功案例的流動人員人事檔案數字化加工單位學習調研。根據調研情況和單位實際擬定調研報告，形成工作方案。方案包括自主加工和采取購買社會化服務兩種形式，需充分考慮加工場地選址和消防安全、人員配備及日常管理、軟硬件配置及技術參數、規范檔案數字化加工標準、加工工序的管理和協調等因素，確保檔案數字化加工安全。

三、嚴格按技術標準操作

明確人事檔案材料分類整理、信息采集、掃描成像、質量檢查等各工作環節的加工標準。工作人員要熟練掌握高拍儀、掃描儀、電腦、軟件系統的使用方法，嚴格按照技術標準完成檔案的實物整理、信息采集和影像掃描等工作。優化檔案數字化加工流程，采用“流水線”作業的方式，創建工作任務單，驅動檔案在拆卷整理、信息采集、掃描成像、目錄掛接、核對檢查等工作環節中有序流轉，形成符合數字化技術規范要求的電子檔案文件。

四、籌建工作場地

在數字化加工場地的選擇上，要考慮以下幾方面因素：一是為確保檔案實物安全、防止檔案信息泄漏，場地不宜與其他辦公場所混雜;二是場地應做到一門進出、避免多門出入;三是場地位置要方便與檔案庫房交接檔案;四是由于數字化加工使用的各類電子設備較多，場地應配備良好的空調系統，以利于降溫散熱。此外還要考慮以下細節：其一，場地內外都應安裝監控系統，包括安裝控制人員和物料進出的門禁系統，在場地內部安裝360度無死角視頻監控器，在加工場地與檔案庫房之間的運輸通道上也要安裝上視頻監控器。其二，為保障人員和檔案安全，場地必須做好消防預案，安裝和擺放滅火器材并保證消防通道暢通。其三，為保障檔案信息的絕對安全，場地內不允許連接互聯網，不允許私接帶有存儲功能的外部電子設備，包括手機。

五、檔案數字化存儲

檔案管理服務機構應使用全省統一的檔案信息化管理軟件，按照人社部制定的規范要求，通過錄入、掃描等方式對紙質檔案進行數字化加工，并檢查核對數據庫信息與檔案記載內容是否一致。每日做好數據備份，備份數據應存儲在獨立的服務器上。在檔案材料收集歸檔、檔案轉遞時，應及時更新數據庫有關信息。

六、電子檔案安全保障

各級檔案管理服務機構應采取切實有效的技術手段和安全措施，建立電子檔案信息安全保障體系，確保流動人員人事檔案信息安全。以上六個方面是做好流動人員人事檔案數字化工作的關鍵。做好流動人員人事檔案數字化工作，對全面提升我省流動人員人事檔案基本公共服務質量具有重要意義。一是實現了檔案信息在省、市、縣三級互通共享。建立了全省流動人員人事檔案基本信息數據庫，各地級市負責本市影像化檔案數據的存儲，通過系統內部連接，互通共享，為黨和政府全面掌握流動人才的數量、層次、結構、流向、分布等重要信息提供了來源，對提高人才宏觀管理水平起到了重要的保障和參考作用。二是為檔案管理服務效率的提升提供了支撐。依托山東省公共就業和人才服務信息系統建設，逐步打造窗口受理、后臺辦理、系統自動備案、網上核查的閉環模式，實現數據一次采集全面共享使用，推行“互聯網+檔案服務”模式，變“群眾跑腿”為“信息跑路”，逐步實現除補充檔案材料以外的其他檔案服務業務網上辦理，極大地提高辦事效率，降低了服務成本，提升了管理水平。三是為流動人員人事檔案社會化利用奠定了基礎。流動人員人事檔案數字化工作的開展，有利于統一全省流動人員人事檔案服務事項、業務經辦流程和標準化服務規范，完善服務功能，從而實現管理服務一體化，通過對大數據的挖掘分析，為流動人員人事檔案提升利用效果和服務社會經濟發展打下堅實基礎。

七、結束語

總之，流動人員人事檔案數字化工作任務量大、情況復雜，是一項系統性大工程，必須建立健全省、市、縣三級聯動的工作機制，明確時間表和路線圖，步調協調一致，確保此項工作有計劃按步驟實施。

參考文獻：

[1]任民.流動人員人事檔案數字化加工實踐與思考[J].浙江檔案（5）：65-65.

[2]張曉楠.流動人員人事檔案數字化工作實踐與思考[J].人力資源管理，No.140（5）：310.