高校電子檔案管理發展的影響因素分析

陳晶晶

摘要：檔案管理電子化已經是未來高校檔案管理工作的一個發展趨勢。然而就當前各高校的電子檔案管理情況來看，發展步伐依然非常緩慢。基于此，從硬件設備、軟件的研發、人們的傳統觀念、專業人員的匱乏、資金投入、缺乏系統化制度六個方面探討和分析制約高校電子檔案管理發展的因素，努力使高校電子檔案管理走向常態化、正規化和科學化，這對于推動高校檔案電子化進程有至關重要的意義。

關鍵詞：電子檔案 檔案管理 影響因素

中圖分類號：G275.9 G647.24? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2020）02-0106-02

高校的檔案管理工作仍屬傳統檔案管理，此種管理有諸多劣勢，如保存難，要求空間大，查詢難，檔案的價值難以得到有效發揮。隨著計算機技術和信息技術的不斷發展，電子化檔案的出現很好地解決了傳統檔案管理的各種不足。因此，電子檔案必然是高校檔案管理工作的未來發展趨勢。

一、電子檔案管理現狀

當前，在我國各個高校的檔案管理工作中，電子化檔案管理已經非常普遍，尤其是在電子化文件的推動下，電子化檔案管理已經全面實施。然而，電子化檔案管理在發展中依然存在很大的問題，其發展速度也逐漸放緩。造成這種狀況的原因是多方面的。比如在觀念上，人們總是認為紙質檔案更可靠;另外，一些高校的電子檔案管理受制于管理軟件，因此統一性不佳。總的來說，電子檔案管理還有很長的路要走。

二、電子檔案的優勢

與傳統檔案管理相比，電子檔案管理有著多方面的優勢。首先，電子檔案以數據的形式，存儲在網絡或者硬盤中，不但存取非常方便，而且存儲空間大幅縮減。其次，電子檔案存儲的安全性更高，常規的物理因素都不會對檔案造成破壞，而且對存儲條件也沒有太高的要求，這樣使其安全性有了進一步提升。再次，電子檔案管理也更利于檔案的應用，使用電子檔案，只需要通過網絡申請即可，其效率得到了極大的提升，隨著大數據、云計算等技術的發展，電子檔案的價值能夠得到更大程度的發揮。

三、影響電子檔案管理發展的因素

1.硬件設備

硬件設備是實現電子檔案管理的物質基礎。要實現電子檔案管理，首先，要有充分的儲存硬件，尤其是高校檔案管理這種有著極大數據量的檔案管理工作，對存儲的空間和儲存的質量與安全性都有較高的要求，而且還需要大量的存儲設備為檔案做好備份工作。其次，必須具備良好的硬件設備以供電子檔案的使用，檔案管理的根本意義在于檔案價值的發揮，檔案的使用同樣需要良好硬件設備的支持[1]。

2.軟件的研發

高校檔案管理實施電子化要求具備檔案管理的相關軟件。軟件的開發和使用，是電子檔案管理的關鍵。一個成熟、高效、有良好包容性的檔案管理系統，能夠讓檔案管理工作事半功倍。在高校的網絡體系中，除了少數辦公軟件在大范圍內實現了推廣，更多的軟件處于零散的狀態。這些不同的軟件產出不同的檔案，要想讓這些各不相同的檔案，與文檔管理建立系統化的聯系，實現電子化管理，需要深入研究檔案管理軟件。一方面，要做到對形式不同、類型不同的文檔實現統一化的管理和運用;另一方面，這些軟件產生的檔案要能夠與檔案管理軟件實現對接，從而保障檔案的高效傳輸[2]。

3.傳統觀念

盡管電子檔案有諸多優勢，但很多人依然對紙質檔案有更高的認可，認為紙質檔案更具權威性。這種固有觀念的轉變需要一定的時間。電子檔案的確存在著網絡上的各種威脅，但紙質檔案在保存和使用上也有著更多缺陷，如必須分類保存，且要注意保存條件，還需要對其實施必要的保養，既要防水，又要防蟲防霉[3];使用也更加繁瑣，很多機密資料不但要書面申請，甚至還必須在監控下使用。因此，在電子化檔案管理的發展過程中，人們的固有觀念是重要的影響因素。

4.專業人員的匱乏

在電子化檔案管理的發展過程中，需要有優秀的人才參與。一方面，要對檔案管理工作有全面的了解，并掌握相關的管理技術;另一方面，要具備良好的計算機知識和網絡知識，懂得軟件的應用和維護，最好有能力根據需求開發軟件。然而，就當前高校檔案管理工作的人員狀況來看，占絕大多數的是中老年人，在思想和工作方式上依然沿襲傳統模式，優秀的人才非常匱乏。檔案管理人才缺乏的原因有兩個：一是我國每年培養的檔案管理專業畢業生數量不多，從事該專業工作的畢業生更少;二是高校對于檔案管理的重視程度不高，因此人員配置常常被忽略，很少會針對檔案管理專門提供資金，招募優秀人才。

5.資金投入

檔案管理的電子化發展，需要良好的軟硬件支持，也需要優秀的人才支持，歸根結底，都是資金的支持。然而高校在資金運用方面，往往不會在檔案管理方面給予大的投入。因此，很多檔案管理設備老舊卻得不到更新，軟件過時卻無法升級更換，人員老化卻沒有優秀人才加入。很多高校檔案管理的投入僅限于管理人員的工資和日常辦公費用。資金投入少，是制約高校電子檔案管理的最直接的原因。

6.缺乏系統化制度

高校檔案管理工作中，同樣有很多規章制度，然而這些規章制度，絕大多數是傳統檔案管理時代的制度。電子檔案的出現和發展，使這些制度中很多內容已經不符合實際情況。同時，針對電子檔案的制度尚不完善，造成了電子化檔案缺乏系統、科學的制度管理和約束，有時候也讓工作人員無所適從。另外，包括國家的法律體系等，同樣需要相應的調整，特別是針對電子檔案的效力、價值，應當從法律的角度予以保護[4]。

四、電子檔案管理的未來發展

科技改變工作，科技改變生活。對于高校檔案管理來說，電子化是發展趨勢，這既是社會、科技發展的必然，也是高校檔案管理工作自身效率提升的需要。高校電子化檔案管理有著光明的未來，或許在未來的檔案管理工作中，管理人員只需要確定幾個關鍵詞，通過簡單幾步，就能夠完成檔案的存檔。并且對所有電子文檔都實施統一的在線管理，有檔案使用需求者只需在線申請，即可獲得文檔的在線閱覽權，且在規定時間范圍內僅有在線閱覽權[5]。另外，有工作、科研或者教學需要者，可運用大數據技術查閱、檢索，從而將所有與科研目標、教學目標相關的內容提煉出來，甚至通過對這些資料的自主分析，呈現資料中蘊含的規律或線索，最大程度地發揮檔案的作用價值，使檔案真正具有生命力，而不只是沉睡的紙張。

五、結語

高校電子檔案管理在當前正處于全面推廣實施的階段，盡管其優勢非常明顯，人們的接受程度也在日益提升，但受制于以上所述的多種原因，目前高校電子檔案管理工作的進展依然非常緩慢。應集中力量解決這些問題，加快發展步伐，從而使高校電子檔案管理真正走向常態化、正規化和科學化。

參考文獻：

[1]趙丹.高校檔案管理中電子檔案管理淺探[J].文教資料，2018（33）：109-110.

[2]郭倩.高校檔案管理中電子檔案管理策略研究[J].蘭臺內外，2019（19）：13-14.

[3]劉昊瑜.高校電子檔案管理發展的影響因素分析[J].才智，2019（27）：230.

[4]李揚.試論高校電子檔案管理的優化策略[J].農村經濟與科技，2016，27（12）：242.

[5]項念.淺議信息化背景下的高校檔案管理科學化[J].改革與開放，2017（4）：127+40.

責任編輯：孫瑤