加強物資采購內部控制精細化管理探析

文| 袁 銳

隨著現代企業管理制度的不斷進步和市場競爭形勢的嚴峻，以運行維護、工程項目管理為主營業務的企業傳統管理模式與競爭日益激烈的市場需要產生新的矛盾，粗放、松散的模式只會使企業在激烈的行業競爭中處于不利的地位。加之近些年來物資、勞務市場價格波動較大，成本控制不穩定，成本增加阻礙了企業的利潤提高，導致企業通過降低物資或勞務要求，以應對市場波動的挑戰，從而變相地增加了安全風險。只有創新和完善舊有的管理模式，采用精細化管理，才能真正地降低企業管理成本，達到效益的最優化和最大化。

加強物資采購內部控制精細化管理的意義

物資采購是企業建設的基礎，是運行維護和工程項目施工管理工作中的一大重點，物資采購工作的高效和可靠，對提升安全管理質量，保障正常運行及施工質量有著積極地影響。因此，加強物資采購內部控制精細化管理對企業的發展和利潤提高有著巨大的意義。

首先，最顯而易見的影響就是可以大幅度降低企業生產成本。眾所周知，委托運行和工程項目管理中，由于用于生產、工程的物資質量和響應速度直接影響到安全生產和施工進度。

其次，加強物資的精細化管理也可以在很大程度上不斷完善并強化和固定優化流程，消除以人為本的人性化管理措施中出現的疏漏和人為管理漏洞，隨著物資管理制度的加強，控制企業滴漏，提高員工的工作效率，強化鏈接，協作管理，進而減少企業的人力成本。

第三，高效先進的精細化管理可以使企業在市場競爭中處于不敗之地。現代企業管理理論認為管理有三個層次：規范化、精細化、個性化。而精細化管理是將常規管理引向深入的關鍵一步，通過貫徹現代管理理論，能夠改善傳統企業固有的弊端，提高企業在市場上的競爭力。此外，加強物資的精細化管理還可以對企業在建設、技術、環境保護等多種過程中所需要的物資進行高效科學的控制和管理，調動員工主動能動性，充分利用庫存和廢舊材料，提高物資設備的利用率，更有利于企業管理提高，助力深度拓展員工崗位技能和管理的不斷創新。

當前傳統物資采購管理模式存在的問題

缺少高效科學的管理模式

傳統的管理模式最主要的表現就是采購流程管理與現實項目管理匹配性不足，如果采購流程管理不合理，那么整個采購就會出現混亂的現象，繼而影響成本的控制管理。當前部分企業在物資上并沒有對采購流程設置一套科學的規定和標準，加之人力管理的缺陷，一些員工采購內容并未進行精準的辨識，有效的梳理和歸類，責任意識較低，常常出現物資申報準確度不高、不全，重復申報，互相推卸責任的現象，行為隨意，資金也尚未得到有效的利用。

采購信息化管理程度低

在網絡時代，采購信息化管理至關重要，而且物資采購管理的信息和數據、資金內容龐雜、繁多，只有依托信息平臺實施采購，充分發揮信息技術“固化制度、量化標準、共享資源、全程留痕”優勢，才能實現采購業務精細化管理。但是當前企業信息化管理覆蓋面不足，沒有形成有效的閉環管理，一些復雜的，難度較高環節的未進一步得到開發。物資管理、物資申報、物資采購、物資合同、物資結算等各自為政的局面不利于物資信息化管理的統一和全面。

采購物資的質量無法保證

當前企業的物資采購多是專人采購，受個人因素影響和采購相關制度限制，采購物資不能與實際需要高度吻合。使用部門申報物資沒有精確、詳細的匹配信息，采購部門經辦人沒有豐富的工作經驗和物資信息，面對市場眾多紛雜的干擾，很難判斷和識別出所需物資。因此，采購物資與實際需要匹配性降低。此外，物資監督部門的條件也有限，對采購物資質量監督有一定難度，物資質量在使用過程中表現出來的差異，僅從參數和外觀等客觀因素辨別存在盲區。

加強物資采購內部控制精細化管理的具體措施

強化物資采購供應商管理

物資采購管理的一個重要環節就是對供應商的管理，對供應商精細化的管理對企業而言至關重要。面對當前物資采購企業供應商管理存在的問題，包括供應商的市場準入制度普遍缺乏考評依據、缺乏對供應商的一個科學系統的評價體系、采購人員與供應商之間信息溝通得不到及時響應、沒有建立完善的供應商數據庫等問題。為了加強物資材料供應的質量，就要對這些弊端進行合理的改造。

首先，要加強與供應商的溝通，從長遠出發，依靠可持續發展的原則，與供應商建立起互助合作的良好關系，實現雙方的共贏。其次，也要強化對供應商的績效管理，不僅要求供應商與市場接軌，還要從物資質量、服務水平等多方面對供應商進行評價，建立起科學的質量指標和時間指標，定期抽檢物資的在線報廢率、免檢率、批次合格率等。另外，采購部門和使用部門組成考評小組，建立起合理的考評標準，對供應商進行整體考評，劃分成核心供應商、優秀供應商、一般供應商三個等級。另外，要設計供應商黑名單和白名單，對供應貨物質量最好的供應商開白名單，鼓勵所有供應商競爭白名單名額。同時也要設置供應商黑名單，對產品質量極差，以次充好，備送貨未按要求，應付了事的供應商實施相應的懲罰措施，對進入黑名單的供應商，永不使用。根據考評情況在下一年的采購中給予供貨商優惠政策，并與核心供貨商進行長期穩定的合作，發展成為集團公司忠實的合作伙伴。

建立起合理的審批流程

實施采購物資的內部控制活動，審批控制是最為重要的手段之一。企業要首先以組織架構以及管理的模式作為依據，建立完成具有指導性的權限，對不同層級的管理部門所具備的審批和管理權限予以明確，對重大業務的審批審核流程和措施予以明確，從而規避在實際的決策和操作環節中發生較大的失誤。比如對安全生產至關重要或資金額度較大的物資采購等，在工作中要經上級單位完成集體決策以后，才可以將決策進一步展開實施，而一般消耗性和金額較低且對安全生產影響不大的物資則要體現審批及時性，由使用部門所在單位完成集體決策。除此之外，合理的設置審批流程還可以避免流程過長而導致管理效率降低的現象出現，但同時要規避因為流程過于簡單而導致失去控制。

加強對工作人員的培訓

工作人員在物資采購內部精細化管理的環節、要素和提升中發揮著不可忽視的作用。在以人為本的社會大環境下，對企業工作人員的培訓，尤其是采購相關人員的培訓，不僅可以提高人員的專業素養和業務能力，還能提高企業的利潤率和工作效率，向社會展現優秀的企業形象。在培訓內容方面，首先便是要讓員工掌握充足的專業知識。現代互聯網技術的發展，多渠道多方式的培訓和授課不勝枚數，企業要合理引導內部員工積極參加，主動學習，以現有的基礎知識作為依據，不斷進行擴充，學習和豐富采購物資時的細節、需要規避的問題、如何提升采購效率等，實現自身專業素養的提升。企業要經常性的組織內部員工參與業務指導和交流分享，業務指導內容要立足于企業的實際需求，分析學員在工作中的不足。比如如何采購指向性物資，如何判別材料的質量，如何規避在物料采購時強化對供應商的督查力度。讓新進員工在學習的課堂上運用物資采購軟件模擬操作流程，在熟悉操作流程的時候，深化對物資采購流程和采購制度的認識。在實踐方面，企業要為新員工提供充足的學習時間，為新員工安排專業的工作人員一對一方式進行引導和培養，針對新員工在工作中的問題提出具有針對性的解決方案，加快推動新員工技術能力轉變和提升。

加強采購物資倉儲管理

物資倉儲是企業配送的關鍵環節，是確保企業運轉的必要條件，而庫存管理更是企業物資管理中的重點，因此必須要強化這一方面的作用。首先，要對物資倉儲實施ABC分類庫存控制法，該方法是當前儲存管理中常用的分析方法，通過利用該方法，可以達到優化物資庫存結構、減少資源浪費、提高人員工作效率的目標。其次，也要及時跟蹤當前的庫存量，掌握物資缺少和需要的情況，做到平衡庫存，及時根據生產的實際需要設置補貨申請系統，防止物資大量滯留不良現象的出現。第三，工作人員應做好物資出入庫的管理工作，嚴格按照清單上的需求辦理出入庫，日清月結，還要對出入庫的物資進行驗收，只有合格的倉儲物資才可以入庫，之后再開展合格物資的資料歸檔工作，以便核查。

結束語

隨著人們對物資采購精細化管理的重視和研究，精細化管理已經取得了很大的進步，但也存在著一些局限和漏洞，因而應當積極創新管理的方法和手段，與時俱進，才能使得企業在競爭中出于不敗之地。