挖掘企業檔案知識屬性 賦能項目競標文檔編制

□ 文| 俞倫祥

市場競爭日趨激烈化、規范化，通過項目競標獲得新項目已成為常態。企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的具有保存價值的文字材料、計算材料、實驗數據、圖紙、圖表、照片、聲像等各種形式載體的文件。企業檔案是企業的勞動成果和智慧結晶，是反映企業活動的真實記錄，是企業最重要的科研信息資源儲備形式，是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。檔案的屬性是反映檔案本質特征的東西，通過對檔案本質特征的研究和了解，進一步發揮檔案在企業中的作用，是檔案工作者所追求的目標。檔案的知識屬性是檔案的主要屬性之一，企業可以通過文檔智能協作平臺建設，發揮企業檔案作為企業知識資產和信息資源的作用，開發企業檔案資源的知識屬性，賦能項目競標文檔編制。

企業項目競標文檔編制的特性

項目競標材料編制具有復雜性、專業性、保密性的要求，同時又具有規范性、繼承性、協同性的特點。目前項目競標材料編制，根據項目招標材料要求，依據職責分工把項目競標材料分配給相關研發人員，研發人員再在各自的終端上分別進行編制。

在項目競標材料編制過程中，研發人員需要投入大量的時間和精力，編制過程中通常會遇到以下問題：（1）已結束項目競標文件未收集和管理。研發人員在項目競標結束后，項目競標的電子文檔自己保存，打印的紙質文件按照要求提供給招標方，或者銷毀，未對電子文檔和紙質文檔進行收集、分類、整理、歸檔，不便于今后項目競標查閱和使用。（2）未充分挖掘利用檔案信息資源。研發人員編制項目競標材料，往往從零編制，花費大量時間和精力。而檔案作為企業的重要信息資源，保管了大量的項目競標所需要的信息，研發人員沒有利用好檔案信息資源，沒有挖掘項目檔案的知識屬性，在同類材料中耗費大量時間和精力。（3）研發人員文檔協作受到限制。研發人員分別在各自的電腦終端上編制項目競標文檔，相互協作受到時間和空間的限制，交流不充分，項目競標材料匯編后，經常會出現材料相互之間邏輯不緊密，與招標方案有偏差等問題。

挖掘企業檔案知識屬性

根據知識管理的積累原則、共享原則、交流原則及協同管理等理論依據。利用信息系統技術和數據庫技術，針對競標材料的特點，構建基于知識管理的項目競標文檔智能協作平臺，建設項目競標文檔知識庫，挖掘企業檔案知識屬性。

（1）收集和積累項目競標文檔。項目競標文檔散落在研發人員手中，因未做強制要求歸檔，很多電子文件和紙質文件在項目競標完成后，未進行歸檔。而這些材料是企業重要的檔案信息資源，對今后的項目競標具有重要的參考和借鑒作用，檔案工作人員要對項目競標形成的電子文檔和紙質文檔做到應收盡收，應歸盡歸。（2）建設項目競標檔案知識庫。在收集和積累項目競標文檔后，對文檔進行歸檔處理，同時為了便于項目競標的查詢和利用，建設項目競標檔案知識庫，知識庫內應包含項目競標文檔和項目競標需要的項目檔案信息資源，充分挖掘檔案的知識屬性，對項目竟標檔案進行分類，方便后期查詢、借鑒等。（3）搭建項目競標文檔智能協作平臺。搭建項目競標文檔智能協作平臺，主要功能包括文檔協作、項目競標檔案知識庫、在線交流溝通等功能，作為研發人員在線文檔協作編輯交流平臺，并能夠適時的調用項目檔案知識庫內容。

賦能項目競標文檔協作

通過項目競標檔案知識庫的建設和搭建項目競標文檔智能協作平臺，確保研發人員能快速的查詢利用項目競標檔案知識，并利用協作平臺進行協同編輯，賦能項目競標文檔編制。（1）項目競標通用材料自動生成。項目競標材料除了技術方案外，其它材料具有通用性，可以借用之前項目競標檔案作為參考，如項目競標的商務文件、價格文件、科研管理文件、質量文件、售后文件等絕大部分材料在由具體的職能部門負責人定期維護后，研發人員在項目競標文件編制時，根據需要可以自動生成。（2）項目檔案核心知識庫快速調用。針對項目競標最為重要的技術文件，通過建立項目競標檔案知識庫，收集和積累項目競標檔案和項目相關的產品、課題檔案。挖掘檔案的知識屬性，方便研發人員快速查詢利用及借鑒之前項目競標檔案，幫助快速完成方案編制。（3）研發人員在線協同編制。通過項目競標智能協作平臺建設，研發人員在線編制項目競標方案，適時查閱各分冊內容，對方案進行修改和批注。解決了傳統項目競標文檔，在各自電腦上進行編輯存在的信息不對稱問題，克服了時間和空間上的障礙。（4）研發人員在線即時溝通。一個項目競標團隊形成一個團隊群，進行線上的交流，突破微信、即時通等存在泄漏項目競標秘密，不符合保密要求限制，可以進行無障礙多人協同交流。（5）項目競標材料格式自動糾錯。系統根據不同招標文件要求，預先設定文本各種模板格式，也可以根據項目招標文件格式要求，自定義模板格式。系統對項目競標材料格式自動生成，對格式錯誤自動糾錯，確保標書模板符合要求，格式統一，文本美觀。通過基于知識管理的項目競標文檔智能協作平臺建設，挖掘企業檔案知識屬性，實現項目競標文檔編制智能化、高效化、協同化和規范化目的，確保研發人員快速、高質量生成項目競標材料，賦能項目競標文檔編制。同時該平臺可根據需要，快速的設置成為任何基于文檔協作需求的平臺，如應用于年終工作總結報告、企業年度工作報告、內控報告、項目任務書等各類文檔的協同編制的平臺。