小表單大應(yīng)用——表單助力小學(xué)辦公信息化

曾建勝

【摘要】當(dāng)前信息化時(shí)代，提倡無(wú)紙化辦公。學(xué)校行政部門要經(jīng)常收集數(shù)據(jù)，為了提高工作效率，可以借助表單助力校園信息化。本文就表單助力學(xué)生拓展選課、教師師德評(píng)測(cè)進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】表單；辦公信息化

每到開(kāi)學(xué)和期末，老師們總是要為收集和錄入各種學(xué)生資料而焦頭爛額，學(xué)生家庭信息、社團(tuán)課程選課、班級(jí)活動(dòng)報(bào)名、學(xué)生榮譽(yù)匯總上報(bào)。雖說(shuō)早已告別手寫(xiě)表格，但微信群里接龍爬樓梯的方式，實(shí)在是又?jǐn)_民又容易出錯(cuò)。作為學(xué)校行政部門，教導(dǎo)處、德育處、辦公室，更是經(jīng)常需要收集數(shù)據(jù)、組織選課、調(diào)配名額或各類民主測(cè)評(píng)、師德考核，傳統(tǒng)方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

信息化時(shí)代最基礎(chǔ)的應(yīng)該就是達(dá)到無(wú)紙化辦公，而中小學(xué)學(xué)校大多還在用傳統(tǒng)方式下發(fā)紙質(zhì)表格，填完了之后再整理。學(xué)校的信息化建設(shè)并不一定要大量的資金投入，實(shí)用適用就好。筆者曾在市區(qū)小學(xué)任教，也到農(nóng)村小學(xué)支教，所在的學(xué)校公用經(jīng)費(fèi)十分緊張，學(xué)校工作又急需信息化提高效率，筆者通過(guò)日常的思考實(shí)踐借助表單助力校園信息化。

表單作為“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代各大公司和集團(tuán)數(shù)據(jù)收集和管理的工具，在在線訂單、市場(chǎng)調(diào)研、滿意度調(diào)查等方面都有廣泛的應(yīng)用。電子表單有著以下幾個(gè)優(yōu)勢(shì)：成本低廉，在線制作，無(wú)成本批量復(fù)制，無(wú)紙化辦公更環(huán)保也更省人力；填寫(xiě)方便，打開(kāi)網(wǎng)址就可以填寫(xiě)，比手寫(xiě)輸入更便捷；數(shù)據(jù)友好，收集到的反饋格式統(tǒng)一，可以自動(dòng)產(chǎn)生統(tǒng)計(jì)結(jié)果，免去錄入電腦環(huán)節(jié)。筆者通過(guò)兩方面闡述如何將表單應(yīng)用到日常小學(xué)校園辦公中。

一、表單助力學(xué)生拓展選課

學(xué)校開(kāi)展拓展課程教學(xué)，在大學(xué)里有專門的教務(wù)系統(tǒng)可供學(xué)生選課，但中小學(xué)基本沒(méi)有教務(wù)系統(tǒng)，之前教導(dǎo)處采用手工發(fā)放表格給學(xué)生填寫(xiě)再上交統(tǒng)計(jì)，這樣做既繁瑣又易出錯(cuò)。筆者思考如果利用微信進(jìn)行拓展課報(bào)名，豈不簡(jiǎn)單省事。在網(wǎng)上搜索資料后，我發(fā)現(xiàn)對(duì)于有教務(wù)系統(tǒng)的學(xué)校可以輕松借助第三方平臺(tái)接入微信公眾號(hào)，但沒(méi)有教務(wù)系統(tǒng)的學(xué)校只能另起爐灶了。我無(wú)意中發(fā)現(xiàn)一個(gè)訂閱號(hào)中有活動(dòng)報(bào)名的表單設(shè)計(jì)。頓時(shí)我眼前一亮，他山之石，可以攻玉，筆者就開(kāi)啟了借助表單，完成拓展課程報(bào)名的探索過(guò)程。

（一）了解需求

1.能收集學(xué)生姓名、班級(jí)以及所選課程。

2.每門課程限定人數(shù)。

3.報(bào)名后能方便導(dǎo)出數(shù)據(jù)并歸類。

4.拓展性課程統(tǒng)一安排在周三下午。

（二）創(chuàng)建表單

我借助麥客平臺(tái)創(chuàng)建了報(bào)名表單，表單的整體界面如右圖。為避免學(xué)生重復(fù)報(bào)名，限定一人只能提交一次，為避免時(shí)間拖延，設(shè)置截止時(shí)間

第一部分：拓展性課程列表，將全校所有拓展性課程用表格的形式分類呈現(xiàn)，方便學(xué)生和家長(zhǎng)瀏覽。

第二部分：溫馨提醒，將選課中需要的注意事項(xiàng)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)。

第三部分：立即報(bào)名，設(shè)置學(xué)生姓名、班級(jí)、選課課程、家長(zhǎng)聯(lián)系方式四個(gè)表單組件，設(shè)置家長(zhǎng)聯(lián)系方式是為了手機(jī)信息，方便后續(xù)短信通知。

（三）測(cè)試運(yùn)行

選課中除極個(gè)別學(xué)生填寫(xiě)錯(cuò)誤外，一切正常。

（四）表單的發(fā)布

1.在表單的所有內(nèi)容設(shè)置完畢后，便可以將表單發(fā)布，可以通過(guò)微信、QQ等平臺(tái)進(jìn)行分享。

2.表單還會(huì)生成發(fā)布表單的鏈接以及二維碼，供用戶將表單進(jìn)行大范圍的簡(jiǎn)便傳播。

（五）導(dǎo)出數(shù)據(jù)整理

導(dǎo)出數(shù)據(jù)后，以excel的形式呈現(xiàn)，再利用篩選功能創(chuàng)建各個(gè)課程的名單和各個(gè)班級(jí)的名單。

在一些規(guī)模不大的中小學(xué)中，不會(huì)購(gòu)買較貴的教務(wù)系統(tǒng)，借助表單設(shè)計(jì)課程報(bào)名表，再將鏈接放至學(xué)校微信公眾平臺(tái)，雖然不能像教務(wù)系統(tǒng)那樣完善，但也基本滿足了課程的報(bào)名需求。既能解放繁瑣的紙張報(bào)名，又能增加學(xué)校公眾號(hào)的宣傳，不失為一件兩全其美的事。當(dāng)然，不同學(xué)校要根據(jù)相應(yīng)的需求作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

二、表單助力教師師德評(píng)測(cè)

為了了解教師的教學(xué)水平和工作狀態(tài)，學(xué)校在每學(xué)年度考核期間要對(duì)教師進(jìn)行評(píng)價(jià)，相較于使用效率低下、操作繁瑣的紙質(zhì)問(wèn)卷，使用問(wèn)卷星進(jìn)行師德測(cè)評(píng)，于學(xué)校大有裨益，不僅能夠快速收集學(xué)生的評(píng)價(jià)信息、自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，生成圖表，還可以提供簡(jiǎn)明易懂的分析結(jié)果，提升評(píng)價(jià)活動(dòng)中各環(huán)節(jié)的效率。

只需四個(gè)步驟，就能輕松搞定一次師德師風(fēng)測(cè)評(píng)，進(jìn)而完成學(xué)年度考核工作。

（一）導(dǎo)入關(guān)系

創(chuàng)建問(wèn)卷：我的問(wèn)卷→創(chuàng)建問(wèn)卷→教學(xué)評(píng)估系統(tǒng)→輸入問(wèn)卷的名稱并點(diǎn)擊創(chuàng)建。

此處問(wèn)卷星提供對(duì)應(yīng)的excel模板，根據(jù)模板可見(jiàn)，表格的行和列分別為班級(jí)和科目，根據(jù)模板進(jìn)行修改，再直接上傳，輕松導(dǎo)入評(píng)價(jià)關(guān)系。

實(shí)名填寫(xiě)或匿名填寫(xiě)。根據(jù)評(píng)價(jià)的具體需求，還可以設(shè)置實(shí)名填寫(xiě)和匿名填寫(xiě)。實(shí)名填寫(xiě)需要為該班級(jí)添加學(xué)生和對(duì)應(yīng)的密碼（如學(xué)號(hào)），從而能夠?qū)崟r(shí)了解填寫(xiě)進(jìn)度，追蹤每個(gè)人填寫(xiě)情況；匿名填寫(xiě)則不需要添加學(xué)生信息，密碼以班級(jí)為單位設(shè)置即可。

（二）編輯題目

在問(wèn)卷中使用不同的題型，能使評(píng)估更加全面、精準(zhǔn)。導(dǎo)入評(píng)價(jià)關(guān)系后，可以點(diǎn)擊【測(cè)評(píng)問(wèn)卷】→【編輯問(wèn)卷】，進(jìn)入到問(wèn)卷題目的編輯頁(yè)面，修改預(yù)設(shè)的題目。

問(wèn)卷星提供多種適用于教師評(píng)估的題型，如矩陣量表題、矩陣填空題、表格下拉框、矩陣多選題等。

（三）發(fā)放問(wèn)卷

完成題目編輯后，點(diǎn)擊【運(yùn)行此問(wèn)卷并選擇發(fā)放方式】即可進(jìn)行問(wèn)卷發(fā)放，再點(diǎn)擊【獲取問(wèn)卷鏈接】，就能將二維碼和鏈接發(fā)送給填寫(xiě)者（學(xué)生/家長(zhǎng)群），為了數(shù)據(jù)質(zhì)量，可以使用各種限制重復(fù)答題的措施。由于測(cè)評(píng)問(wèn)卷不長(zhǎng)，可以采用僅限微信答題，且一個(gè)微信只能答一次。先放給幾個(gè)班級(jí)測(cè)試一下，沒(méi)有問(wèn)題后在學(xué)校公眾號(hào)發(fā)出測(cè)評(píng)通知，并逐步安排班主任通知學(xué)生參與答題。

（四）評(píng)估報(bào)告

生成二維碼，所有人員評(píng)價(jià)完畢后，點(diǎn)擊后臺(tái)的統(tǒng)計(jì)分析頁(yè)面自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)表格，也可以將原始數(shù)據(jù)下載到excel，自行統(tǒng)計(jì)。

小功能大應(yīng)用，一個(gè)小小的問(wèn)卷表單功能，在學(xué)校的教育教學(xué)管理中探索出了大量的應(yīng)用場(chǎng)景，不僅實(shí)用還大大提高了工作效率，減少了統(tǒng)計(jì)的錯(cuò)誤率，減輕了老師的工作負(fù)擔(dān)。通過(guò)在多年校園實(shí)踐應(yīng)用和研究發(fā)現(xiàn)，表單在校園辦公中能夠帶來(lái)信息數(shù)據(jù)采集的便利，備受師生歡迎，不失為校園信息化的小而美道路。