海外工程建設(shè)項(xiàng)目物資采購質(zhì)量及高效執(zhí)行初探

□張璐 劉楓 代曉雪

“一帶一路”戰(zhàn)略的實(shí)施，帶動了沿線的經(jīng)濟(jì)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展。越來越多的國企參與到了海外工程項(xiàng)目建設(shè)中，并且參與度逐步加深。隨著工程建設(shè)范圍的不斷拓展，工程施工的技術(shù)要求和施工難度逐步提升，需要更優(yōu)質(zhì)、高效的物資保障，對企業(yè)在物資國際采購規(guī)模、種類、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等方面都提出了極高的要求。而完善的國際采購質(zhì)量管理體系和高效執(zhí)行方案，成為企業(yè)不斷探索和鞏固的戰(zhàn)略焦點(diǎn)。經(jīng)過長期的實(shí)踐性探索和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對，石油企業(yè)也總結(jié)出日益完備的國際采購方案，以提供符合國際標(biāo)準(zhǔn)、滿足業(yè)主要求的采購支持服務(wù)。

一、采購執(zhí)行的實(shí)踐性分析

1.海外工程建設(shè)項(xiàng)目的特殊性質(zhì)

業(yè)主和設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)在海外，業(yè)主指定的供貨商名單中較多物資在海外工廠生產(chǎn)，成套橇裝設(shè)備涉及多國分項(xiàng)設(shè)備生產(chǎn)、組裝、檢驗(yàn)和調(diào)試，進(jìn)而需要多國運(yùn)輸，導(dǎo)致轉(zhuǎn)運(yùn)過程和清關(guān)手續(xù)復(fù)雜。與此同時(shí)，業(yè)主因素、供貨商因素、設(shè)計(jì)因素、第三方檢驗(yàn)因素、多國海關(guān)政策因素、運(yùn)輸程序復(fù)雜等諸多因素，綜合作用于工程項(xiàng)目的始末，構(gòu)建出錯(cuò)綜復(fù)雜的執(zhí)行局面。

2.海外工程項(xiàng)目物資采購存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)

海外工程項(xiàng)目物資種類繁多，規(guī)格復(fù)雜，施工地點(diǎn)主要集中在相對偏遠(yuǎn)，經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的國家或地區(qū)，現(xiàn)場物資種類少，資源匱乏。當(dāng)?shù)氐牡赜蛭幕⒆诮涛幕蜕鐣误w制等多方面因素制約著采購的實(shí)際執(zhí)行，同時(shí)加大了采購計(jì)劃按期高效執(zhí)行的難度。因物資采購交貨戰(zhàn)線延長，影響物資采購的因素增多，采購成本不穩(wěn)定也加重了采購實(shí)施的復(fù)雜程度。

（1）市場價(jià)格波動。政府政策、供給與需求的平衡度、區(qū)域政策性價(jià)格、不可抗力因素，都將影響從原材料市場到生產(chǎn)過程中人力、設(shè)備價(jià)格的浮動。例如，區(qū)域性保護(hù)價(jià)格、政府限價(jià)或新環(huán)保監(jiān)察政策的出臺都將限制一些企業(yè)的運(yùn)營進(jìn)而影響需采購設(shè)備和物資的最終價(jià)格。

（2）供貨商配合問題。供貨商受利益驅(qū)動，未拿到訂單前積極配合，簽訂合同后，提供不屬實(shí)的生產(chǎn)進(jìn)度信息，不配合提供所需的技術(shù)文件或不按要求提交文件，以及承諾的交貨時(shí)間不能按期履行或提供虛假的證書和企業(yè)信息，對采購團(tuán)隊(duì)的順利交付造成惡劣影響。

（3）交貨及運(yùn)輸問題。供貨商的配合度和生產(chǎn)計(jì)劃的合理安排將影響供貨企業(yè)的交貨時(shí)間。采購執(zhí)行團(tuán)隊(duì)和供貨商的溝通協(xié)調(diào)，采購團(tuán)隊(duì)的統(tǒng)籌規(guī)劃將影響物資從生產(chǎn)前到出廠后乃至貨物最終到達(dá)施工現(xiàn)場的整體規(guī)劃時(shí)間。

（4）合規(guī)問題。從項(xiàng)目部署的各職能部門的相關(guān)管理要求，到企業(yè)內(nèi)部的管理制度，再到地方區(qū)域的政策要求、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)乃至國家法律法規(guī)，都涉及到合規(guī)管理問題。在采購執(zhí)行的具體實(shí)施過程中，采購方式、供貨商的參與度和時(shí)間限制等都將為現(xiàn)有規(guī)定和實(shí)際操作帶來矛盾與相容的碰撞。

（5）合同問題。從宏觀方面來看，合同模板擬定的過程中，需要合同團(tuán)隊(duì)具有全面豐富的專業(yè)知識和對項(xiàng)目執(zhí)行過程中涉及的國家及行業(yè)法律進(jìn)行全面深入了解。從微觀方面來看，要求合同團(tuán)隊(duì)對條款和相關(guān)方的權(quán)責(zé)謹(jǐn)慎把握。同時(shí)在合同履行過程中，采購團(tuán)隊(duì)要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)反應(yīng)問題，配合合同團(tuán)隊(duì)相時(shí)而動，完善相應(yīng)條款。嚴(yán)防相關(guān)方無故不履行或違背合同規(guī)定，造成損失。

（6）溝通與執(zhí)行力問題。海外工程項(xiàng)目的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員和外部接觸的人群，可能是多個(gè)國家和文化背景組成的集合體。語言、文化的理解和順暢通聯(lián)，是各個(gè)團(tuán)隊(duì)面臨的重大挑戰(zhàn)。不同的文化理解力和溝通能力，將在信息傳遞過程中和問題解決方式上呈現(xiàn)出不同的走向和結(jié)果，這也是影響采購執(zhí)行的隱性因素。

二、保障物資采購優(yōu)質(zhì)高效執(zhí)行的關(guān)鍵

采購方案的設(shè)計(jì)，采購運(yùn)輸方式的合理性，采購驗(yàn)收的科學(xué)性，采購過程的高效性，每一個(gè)因素都互相牽動，相互作用于整個(gè)項(xiàng)目的采購執(zhí)行過程中。

1.采購成本控制

EPC承建單位大多對重要物資和絕大部分擁有豐富經(jīng)驗(yàn)的工程建設(shè)物資采取自主采購運(yùn)輸?shù)姆绞剑瑑H將不熟悉的領(lǐng)域和外包具有較大優(yōu)勢且能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的物資交由第三方處理。采購費(fèi)用與物資采購成本的控制在海外工程建設(shè)中所占預(yù)算較高，因此采購成本的控制關(guān)乎項(xiàng)目建設(shè)的盈利程度進(jìn)而影響整個(gè)項(xiàng)目的成敗。以下幾點(diǎn)關(guān)鍵要素的把握，對于整個(gè)采辦過程尤為重要。

（1）供貨商的評估和選擇。EPC承包商成功獲得授標(biāo)后，依據(jù)業(yè)主名單，會有部分已有的供貨商配合參與，其產(chǎn)地仍需確認(rèn)是否滿足業(yè)主要求，如不能完全匹配，需報(bào)業(yè)主審核通過。在投標(biāo)準(zhǔn)備期間和中標(biāo)后的調(diào)研階段要對供貨商的生產(chǎn)質(zhì)量，執(zhí)行效率，運(yùn)輸、服務(wù)質(zhì)量，物資本身的市場價(jià)格浮動和供貨商的信譽(yù)度、資金實(shí)力等進(jìn)行評估，以確保選取優(yōu)質(zhì)高效的供貨商進(jìn)而保證供貨運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)按時(shí)優(yōu)質(zhì)完成。采購前的市場調(diào)研過程中，要詳細(xì)記錄供貨商的相關(guān)情況，嚴(yán)格核對其對于業(yè)主批復(fù)意見的反饋情況。供貨商提交的資格預(yù)審文件的實(shí)效和符合度，技術(shù)文件的審核和符合度，能夠提供相應(yīng)設(shè)備的完整度，預(yù)估價(jià)格的準(zhǔn)確度，下達(dá)正式招標(biāo)文件后的參與度，都將影響業(yè)主批復(fù)的通過率和反饋時(shí)間。

（2）采購方案的規(guī)劃。依據(jù)設(shè)備的依賴度、工程現(xiàn)場的施工進(jìn)度和產(chǎn)品本身的生產(chǎn)周期綜合考慮設(shè)定采購時(shí)間段、物資到達(dá)工程現(xiàn)場時(shí)間以及調(diào)試時(shí)間。分次、分類、分組的分散性采購最應(yīng)避免關(guān)鍵性物資缺席導(dǎo)致的滯后，以及運(yùn)輸過程中的破損和現(xiàn)場調(diào)試中出現(xiàn)的不匹配等情況。嚴(yán)格要求設(shè)計(jì)精細(xì)計(jì)算，反復(fù)核實(shí)工量，避免過度采購和缺量采購以及多次增補(bǔ)引發(fā)的施工時(shí)間滯后和對工程預(yù)算整體的浮動影響。

2.采購價(jià)格的影響因素

交貨方式、付款條件、國際市場的需求（材料需求和成品需求）、匯率浮動、運(yùn)輸方式、自然和社會因素等都將最終作用于采購價(jià)格。

3.采購過程環(huán)節(jié)控制

采購過程中各個(gè)環(huán)節(jié)相互影響，依次作用于整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)行過程。其中，值得注意的環(huán)節(jié)包括承包方內(nèi)部審核時(shí)間，設(shè)計(jì)方與供貨商的技術(shù)溝通時(shí)間，以及業(yè)主審核帶來的采購時(shí)效影響。

（1）采購初期需制訂嚴(yán)密和通暢的審核流程和備用方案，避免領(lǐng)導(dǎo)層的缺席導(dǎo)致批復(fù)滯后。也應(yīng)當(dāng)根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)和投標(biāo)前期的配合度審核供貨商響應(yīng)度，避免中途失聯(lián)和無故拖沓。

（2）根據(jù)技術(shù)方案和商務(wù)方案以及響應(yīng)度選取合適的供貨商，報(bào)監(jiān)理審批，談判并以合理價(jià)格簽訂合同，指定明確的生產(chǎn)和檢驗(yàn)，出廠和運(yùn)輸以及現(xiàn)場驗(yàn)收和服務(wù)方案，并附有完整的所需備件名稱、數(shù)量、價(jià)格、更換周期。提前與當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)政府部門溝通，辦理進(jìn)出口和海關(guān)手續(xù)，以及當(dāng)?shù)厥芟嚓P(guān)政策控制的消防或通信設(shè)備的安裝調(diào)試許可。制定完善的海上和陸路聯(lián)運(yùn)方案并購買保險(xiǎn)，保證物資安全準(zhǔn)時(shí)到達(dá)并驗(yàn)收無損。

（3）謹(jǐn)慎處理業(yè)主對于審核提出的相關(guān)要求，反復(fù)檢查是否滿足后再提交相關(guān)文件，避免遺漏和反復(fù)提交。根據(jù)業(yè)主的反饋周期，及時(shí)處理并跟蹤相關(guān)問題，確保審核效率。

4.物資信息管理和進(jìn)度控制

為保障項(xiàng)目物資采購工作的規(guī)范和高效運(yùn)行，需建立要素明確、及時(shí)更新的進(jìn)度動態(tài)控制和信息采集整理體系。對于有滯后風(fēng)險(xiǎn)等預(yù)警性物資的狀態(tài)加大跟蹤力度，迅速采取有效的彌補(bǔ)措施以保障全程采購過程的平穩(wěn)運(yùn)行。

5.采購管理者自身的職業(yè)素養(yǎng)

采購工程師作為采購謀劃和執(zhí)行的重要角色之一，在采購過程的全程運(yùn)行中占據(jù)舉足輕重的位置。優(yōu)秀的采購管理者將對整個(gè)采購環(huán)節(jié)起到積極作用，并提高工程主體的實(shí)施效率，為工程建設(shè)爭取寶貴時(shí)間，有效降低工程成本以達(dá)到最優(yōu)的建設(shè)規(guī)劃效果。以下幾個(gè)方面可以反映出采購管理者的工作水平，也是影響采購人員出色完成采購實(shí)施任務(wù)的關(guān)鍵。

（1）供貨商資源儲備。擁有豐富而優(yōu)質(zhì)的供貨商資源，將為采購執(zhí)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在工作開展中，豐富的儲備資源為供貨商的選擇提供了更多的可能性和更廣闊的可選范圍。

（2）內(nèi)部審核流程梳理。簡潔高效的流程，清晰的執(zhí)行脈絡(luò)，將避免冗繁和重復(fù)的工作步驟，縮短操作周期和時(shí)間，為采購工作的順利執(zhí)行提供保障。

（3）與業(yè)主的溝通反饋，解決遺留問題。及時(shí)反饋業(yè)主意見并積極響應(yīng)，保持各項(xiàng)相關(guān)信息的溝通順暢，將更快推動采購工作的開展，為項(xiàng)目執(zhí)行節(jié)約時(shí)間成本。盡快解決問題，也將大大加快采購的逐層推進(jìn)，助力施工的正常開展。

（4）對施工現(xiàn)場工程進(jìn)度的實(shí)時(shí)關(guān)注，預(yù)留物資補(bǔ)充時(shí)間。采辦是施工的有力保障，采購人員需關(guān)注施工動態(tài)，及時(shí)響應(yīng)，解決施工之需，避免延誤造成進(jìn)度受阻和成本上漲，有利于提高施工進(jìn)程的整體協(xié)調(diào)性。也需要合理把握不同物資既定的生產(chǎn)周期，據(jù)此規(guī)劃供貨計(jì)劃，為工程推進(jìn)提供支持。

（5）特殊物資采購中的風(fēng)險(xiǎn)識別。根據(jù)實(shí)際工作積累的經(jīng)驗(yàn)，采購人員需不斷豐富自身的知識儲備，更清晰快速地預(yù)估和識別潛在風(fēng)險(xiǎn)，更大程度地防患于未然。

（6）應(yīng)對突發(fā)情況的靈活方案。當(dāng)預(yù)計(jì)方案不適用于現(xiàn)實(shí)狀況或突發(fā)事件出現(xiàn)時(shí)，靈活的后備方案將作為有力的補(bǔ)充，避免更大程度的損失。這就要求采辦人員不斷積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)教訓(xùn)，面對突發(fā)情況沉著冷靜、靈活應(yīng)對。

6.運(yùn)輸方式的優(yōu)化選擇

按計(jì)劃生產(chǎn)出貨的物資可按計(jì)劃方式運(yùn)輸。緊急物資需根據(jù)工程現(xiàn)場施工情況和實(shí)際運(yùn)輸需經(jīng)過的環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，避免延誤而造成交付延遲，引起索賠。尤其是影響整體施工的制約性物資需特殊考慮準(zhǔn)備應(yīng)急方案，根據(jù)緊急程度合理安排。

7.及時(shí)驗(yàn)收反饋物資狀態(tài)

物資運(yùn)輸?shù)截浶杓皶r(shí)清點(diǎn)，查驗(yàn)數(shù)量和質(zhì)量。如有數(shù)量、型號不符或不同程度的質(zhì)量問題需及時(shí)反饋供貨商，避免超期反饋，供貨商無責(zé)任賠付的情況。盡早發(fā)現(xiàn)問題能在更大程度上去彌補(bǔ)，通過增訂或者更換相應(yīng)物資避免施工延誤。

三、結(jié)語

海外工程項(xiàng)目的多樣性、復(fù)雜性和不確定性決定了項(xiàng)目采購過程的風(fēng)險(xiǎn)性。為保障工程建設(shè)項(xiàng)目物資的采購質(zhì)量及采購工作的高效執(zhí)行，應(yīng)當(dāng)依據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)進(jìn)行詳盡而全面的前期準(zhǔn)備。根據(jù)實(shí)際需要在采納既有模式的基礎(chǔ)上制定完善的適用型采購方案，科學(xué)管理，積極應(yīng)對變化。執(zhí)行過程中嚴(yán)格操作環(huán)節(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化。