學習《會計檔案管理辦法》規范財務檔案管理

◎尹雯

2016 年1 月1 日起執行的新的《會計檔案管理辦法》是對如今會計檔案工作提出的新標準。會計檔案作為反映和記錄一個單位經濟業務的重要資料，其管理工作尤為重要。會計財務檔案的管理是企事業單位管理會計財務方面信息的最重要數據，會計財務檔案上的內容和數據信息可以很好的反映出一個企事業單位在經濟活動發展上面的情況，以及會計財務目前狀況。決策者可根據會計財務檔案上面的信息來規范和制定企事業單位的發展方向和制定更有效的生存和發展策略。《檔案法》所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。目前，許多企事業單位未能從法律高度進行檔案管理，對于會計財務檔案管理方面的工作還沒有做到位。因此，會計財務檔案管理的整體效果和水平都有待進一步提高。本文通過學習檔案法，針對目前企事業單位對會計財務檔案管理存在的問題，闡述通過學習和貫徹檔案法，用以提高單位會計財務檔案管理水平。

《檔案法》規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。在這個信息化的時代，一切信息的整合利用都有助于全社會和政府配合發展。會計財務檔案可以完整、長久的保存下來，幫助企事業單位規范化發展。

一、會計財務檔案管理存在的問題

根據《檔案法》第九條檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。而在企事業單位中，很多管理階層都忽略了對會計財務檔案的管理，無法正確的認識會計財務檔案管理的重要性。每個企事業單位的會計財務信息都是很數量多而繁瑣，信息量是每日增加的，因此，保存起來是一項工作任務很重的工作，但管理人員有限。會計財務檔案的整理歸類又更是繁瑣，因此，工作人員會重復而忽視。對檔案管理的意識薄弱，對檔案于發展的重要性認識不足，導致有些檔案可能被損壞或丟失。

其次，根據《檔案法》第十條，對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為已有。會計財務管理人員的個人專業水平以及自身修養不高。由于會計財務檔案的獨特性，會計財務檔案管理與會計相聯系，因此，多數企事業單位的會計財務檔案管理工作是由一些會計來負責的，會計缺乏檔案管理專業知識，自身的業務水平也不高，對于檔案的管理較為模糊，并不能夠做到歸類整理，只是大概范圍的整理。這樣容易導致對會計財務檔案資料查找不方便，資料整理容易分類錯亂。

最后，根據《檔案法》第十五條鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案。會計財務檔案管理不規范，沒有形成一個專門的檔案管理機構。會計財務檔案收集管理工作處理的較為隨意，對會計財務檔案管理沒有形成由專業管理人員裝訂、整理、歸類、查詢。目前會計財務檔案，整理的是會計，歸類的屬于其他辦公室人員管理，查詢的可能是其它部門，這樣就容易形成管理分散化，在查找的時候極為凌亂。保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法也不完善，以及無專門機構，造成會計財務檔案管理工作的服務水平、再利用程度和知識化效果都很降。

二、規范會計財務檔案管理的對策及分析

1. 提高領導者對會計財務檔案管理的認識。首先需要提高單位管理階層對會計財務檔案管理的重視性，提高他們對會計財務檔案收集管理利用的認識，了解其對單位發展的重要作用。管理階層人員應該積極完善單位對會計財務檔案的網絡化管理，這樣可以有效方便的尋找有用信息。領導者還應該制定規范、有效的規章制度，將會計財務收集管理利用工作納入單位重要工作環節，明確分配好每一個環節，每一個檔案管理工作人員的職責，從而提高會計財務檔案管理的有效性。

2.提高會計財務檔案管理人員的自身素質和修養。提高管理層對會計財務檔案管理的認識是提高檔案管理水平的第一步，其次還需要提高管理人員的自身素質和修養。企事業單位的會計財務檔案管理的工作人員一般都是會計財務人員。企事業單位在招聘會計財務人員時，需要考慮對其進行檔案管理專業知識培訓、提高其自身素質修養。會計財務人員在不斷豐富自身專業素質的同時，還得提高自身實務工作能力，能夠更好的管理好會計財務工作及會計財務檔案。單位還應該定期的對這些會計財務檔案管理工作人員進行多途徑的培訓，采取多形式的方式對管理人員進行專業知識上的提升，提高他們對自身工作的保密管理，端正工作作風和工作態度。

3.設置專業會計財務檔案管理員崗位，管理會計財務檔案。企事業單位設置會計財務檔案管理員崗位，讓專業管理人士對會計財務檔案進行管理。制定有效的規章制度，使得檔案管理能夠更加規范化，對會計財務檔案管理進行季度年度工作考核中，對會計財務檔案管理的成果與自身的總體工作成果相結合，實行獎罰制。實踐證明，利用這種獎懲機制來提高管理人員的工作積極性，促進管理人員不斷的提高自我工作水平，提升自我修養是非常有效的。

4.建立專門的庫房，保管好檔案信息。單位應該建立專門的庫房，保管好會計財務檔案信息，以便檔案遺漏、缺失、損壞等問題出現。企事業單位的會計財務檔案信息是永久性可利用資源，是單位發展的重要信息資源，因此，在保管方面要做到防潮、防濕、防盜、防霉等等方面的問題，并且對庫房的管理采取嚴格的規章制度，規范化管理，不可讓別人隨意進出。保證會計財務檔案管理的完好保存，可以做到檔案資料隨時為其使用外單位所利用。？

5. 加強會計財務檔案信息化數字化處理。隨著“互聯網+”行動的開展，我國基于互聯網的新業態、新模式逐漸興起，形成了大量的電子會計財務檔案。為了確保電子會計財務檔案的安全、完整，防范因管理不善或者系統漏洞而導致電子會計財務檔案發生篡改、損毀、流失的情況，需聘請專業的電腦網絡人才，利用信息技術手段和安全防護技術對系統進行開發、功能提升以及日常維護，這樣可以便于管理人員對會計財務檔案的有效歸類和管理，達到節省時間，節約人力資源的目標。加快會計財務檔案管理的數據庫建設，形成專業化建設，形成資源共享，檔案服務必將更加便捷。利用現代化電子手段來提升檔案利用率，在當今優勝劣汰的市場環境中保駕護航。

隨著時代的發展，國家和企事業單位的經濟開始快速發展，經濟的發展為企事業單位帶來了更多的機遇，也帶來了更大的挑戰。各單位的檔案管理人員，應該結合工作實際，發現會計檔案管理中存在的問題，增強責任意識、完善管理制度、提高人員配置結構，從而使會計財務工作在確保質量的基礎上，優化會計財務檔案管理的管理方式，提高整體會計財務檔案管理水平，盡快實行會計財務檔案信息傳遞的網絡化，使用的便捷化，以及服務的更加現代化。