檔案科技管理創(chuàng)新研究

◎桑永紅

隨著我國事業(yè)單位所承擔的社會責任不斷增加，各項工作的開展過程中就會形成大量的檔案材料，這些檔案資料的有效管理以及科學利用就是一項需要認真研究的課題。面對檔案材料飛速增加的實際情況，傳統(tǒng)的紙質檔案管理與存儲方式已經(jīng)不利于這項工作的開展，故此，我國事業(yè)單位檔案工作人員就應積極采用現(xiàn)代科學技術，提升檔案管理科技程度，實施檔案科技管理創(chuàng)新，便與檔案資料的開發(fā)利用，從而實現(xiàn)事業(yè)單位內部檔案材料的規(guī)范化管理、達到服務社會經(jīng)濟發(fā)展的終極目的。

一、檔案材料實施科技管理創(chuàng)新的具體內涵

1.檔案材料科技管理與科技管理創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案材料實施科技管理、進行科技管理創(chuàng)新是伴隨著現(xiàn)代科學技術、信息技術與計算機發(fā)展充分發(fā)展而興起的管理方式，這種管理方式的推廣，推動了檔案管理的變革，從傳統(tǒng)的紙質存儲方式逐步過渡到數(shù)字化存儲方式。檔案材料科技管理的實質就是在傳統(tǒng)紙質管理的基礎上，在不改變原始檔案材料內容的前提下，改變檔案材料的存儲方式，提升檔案的科技含量與信息化水平，從而實現(xiàn)檔案材料的充分共享，便于各個機關、部門查詢原始材料，讓檔案材料得以有效開發(fā)。

2.檔案科技管理創(chuàng)新的具體分析。檔案就是對原始材料的記錄，從而衍生出對這些原始材料的收集與整理工作，事業(yè)單位的檔案管理工作，不單單是對這些材料進行簡單的收集，還應采用科學技術對這些原始信息資料進行加工處理，與其他信息資料進行融合，成為一種有用的文字財富，這一加工過程就需要創(chuàng)新思維進行指引，實施檔案科技管理創(chuàng)新。這一創(chuàng)新包括兩個方面的內容：第一，狹義領域的創(chuàng)新，即對本單位的各種檔案材料進行科技化處理；第二，廣義上的創(chuàng)新，就是將本單位的檔案材料與當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展相融合，地方經(jīng)濟發(fā)展需要各種原始數(shù)據(jù)資料的支撐，經(jīng)濟發(fā)展離開不對各種檔案材料的利用，故此，我國事業(yè)單位檔案科技管理創(chuàng)新就是增加本單位檔案材料與地方社會經(jīng)濟發(fā)展的融合程度，擴大本單位檔案材料的傳播面積，提升服務地方經(jīng)濟的能力。當然，這兩個方面并不矛盾，而是相互促進、相互聯(lián)系的。本單位檔案材料實施科技化管理后，各項材料的社會化程度就會大幅度提升，從而與其他單位、其他機構實現(xiàn)了有機聯(lián)系，這就增強了提升了科技管理的社會功能，這也就增強了光一科技創(chuàng)新管理的社會意義。

二、檔案科技管理創(chuàng)新的實施建議

1. 提升檔案管理工作人員的人員計算機操作能力。事業(yè)單位檔案管理科技創(chuàng)新的前提就是人才隊伍建設，建設、培養(yǎng)出一支具有計算機操作能力的工作隊伍是這項工作實施科技創(chuàng)新的重要保證。除了人才引進外，還應加大工作人員的培訓力度，檔案科技管理創(chuàng)新離不開對計算機的使用，只有具有熟練的計算機操作技能，才能開展工作創(chuàng)新。除了提升計算機應用能力外，還用積極學習新興檔案管理理念，增強信息管理意識與信息化觀念，從傳統(tǒng)的靜態(tài)管理方式轉變?yōu)閯討B(tài)管理模式，為本單位檔案材料的開發(fā)利用做好基礎性工作。檔案科技管理創(chuàng)新的最終目的就是要提升這些材料的開發(fā)利用率，工作人員就應積極使用信息技術，對本單位的各種檔案材料進行數(shù)字化處理，實施電子儲存，同時大力建設檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，便于查閱與利用這些檔案材料。

2.實施信息化管理。第一，重視軟硬件設備建設。事業(yè)單位檔案材料科技創(chuàng)新離不開軟硬件設備建設，配備硬件設備如計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等，同時購置相應的軟件系統(tǒng)，并加大推廣應用力度，建立起同一平臺為分中心的科技管理系統(tǒng)。第二，提升檔案材料管理的信息化水平。除了傳統(tǒng)的紙質材料歸檔外，還應重視數(shù)字化建設工作，從目錄中心起始端就開始推行信息化錄入，根據(jù)統(tǒng)一的的數(shù)據(jù)格式標準，輸入到相應的檔案數(shù)據(jù)庫中，杜絕重復勞動與無效勞動，節(jié)約人力與物力，實現(xiàn)紙質檔案管理與數(shù)字檔案存儲相結合的雙重管理模式，提升事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化程度。第三，重視保密工作。對于事業(yè)單位而言，絕大部分檔案材料都屬于本單位的機密材料，如上級機關的指示、來往電文、機密會議紀要等，這些材料有著嚴格的保密規(guī)程。在實施數(shù)字化管理時，工作人員就應重視保密工作，制定出系統(tǒng)的保密級別標準，對相應的材料注明公開、內部流通、秘密、機密等保密標準；同時設置查閱權限，需要使用者進行網(wǎng)絡身份驗證，不同的工作人員賦予程度不用的查閱權限，切實做好本單位檔案材料的安全管理。

3.實施信息化管理。第一，推行電子檔案。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。早在2002 年，國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作，因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。第二，選擇合適的管理軟件。檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質量和效率的關鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。第三，做好檔案管理軟件的安全管理。從安全角度來說，技術檔案的保管和借閱，無疑給技術檔案管理增加困難，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。

三、結語

計算機的普及應用給我國事業(yè)單位檔案科技管理創(chuàng)新帶來了技術紅利，檔案材料的科技管理創(chuàng)新可以實現(xiàn)對各種材料的動態(tài)管理，還可以充分利用數(shù)字化檔案管理平臺來提升工作效率，節(jié)約人力與物力，提升檔案材料的開發(fā)利用力度，增強本單位檔案材料對地方社會經(jīng)濟發(fā)展的服務能力。