檔案管理中的保存和利用管理方法

◎馬滕飛

新時期的市場競爭比較激烈，單位想要提高自身市場競爭力，在復雜的市場環境下獲得較好的發展空間，應當積極加強檔案管理質量。檔案管理包含比較多的內容，例如檔案收集、整理、歸檔、保存、調閱、利用等方面。在檔案管理中，檔案的保存與利用是非常關鍵的兩個方面。雖然部分單位已經加強了檔案保存與利用的管理力度，但是在實際過程中仍然存在不少問題，這就需要相關人員積極探索新的發展道路。

一、現階段檔案管理保存和利用管理存在的問題分析

首先，缺少健全的檔案保存和利用管理制度。部分單位對檔案管理重視度不足，缺少完善的檔案保存和利用管理制度。部分老舊的檔案管理制度與新時期管理工作要求適用性不高，存在比較多的漏洞，這樣也會提高檔案管理風險；其次，檔案保存和利用管理人員素質有待提升。檔案保存和利用管理是一項具有較強系統性、復雜性和長期性的工作內容，但是部分單位的檔案管理人員存在人員結構老齡化問題，對于先進的信息化檔案管理技術了解不多，無法適應電子檔案管理工作模式。而且部分檔案人員的工作方式、工作態度存在問題，崗位責任意識欠缺、創新能力不足，這樣也會給檔案的保存與利用管理帶來一定滯后性；另外，檔案保存和利用管理信息化建設有待提升。檔案管理信息化建設是檔案管理工作的發展趨勢，然而部分單位由于各種原因，仍然采用傳統的檔案管理模式。傳統的紙質檔案難以長期保存，容易出現檔案字跡不清晰或者紙張脆化等情況。紙質檔案在借閱過程中，存在破損、損壞、丟失等風險，這樣就會造成嚴重的檔案資源損失。而且傳統模式下的檔案管利用率不高，無法及時識別檔案中的重要資源和數據信息，這樣就會造成檔案資源的浪費。

二、檔案管理中的保存和利用管理方法分析

1. 建立健全檔案保存和利用管理制度體系。

健全的檔案管理制度是提高檔案管理質量的基礎，因此要積極建立健全檔案保存和利用管理制度體系，并以此為基礎開展相應的檔案管理工作。首先，要求檔案資料的收集要及時，內容要真實有效、完整，尤其是一些重要的聲像檔案、學術檔案等，要加強收集管理；其次，嚴格遵守相關檔案調閱制度，嚴禁無關人員接觸檔案，避免私自調閱檔案的情況發生。調閱的紙質檔案必須要在規定時間完成歸還，針對電子檔案要做好保密工作，避免出現私自下載檔案等情況；另外，要制定詳細的懲罰機制，必要時可以結合相關法律法規制定管理條例，主要針對竊取檔案信息，導致檔案破損、損壞或者丟失，逾期后反復催還但仍未歸還等行為。此外，檔案中有比較多的秘密檔案，因此要對這些重要檔案采取相應的保密管理措施。

2.建立一支具有高水平的檔案管理隊伍。

想要做好檔案管理中的保存和利用管理工作，必須要加強檔案管理隊伍的基礎建設。檔案管理部門應當定期開展檔案管理培訓教育工作，培訓內容要做到豐富全面，既要包含新時期檔案管理理論知識、檔案管理技巧等方面，又要包含檔案信息化管理技術，提高檔案管理人員的信息化管理能力。此外，還應當積極開展思想政治教育培訓工作，提高檔案管理人員的崗位責任意識、奉獻精神和創新能力，這樣有助于提高檔案管理質量。檔案管理部門要定期開展崗位績效考核，一方面針對培訓結果展開考核，另一方面針對日常崗位工作情況進行考核。考核結果可以與崗位績效工資和崗位晉升相結合，并采取激勵機制，對于考核結果優異的人員采取適當的物質獎勵和精神獎勵，對于不合格的人員采取相應處罰措施，這樣能夠提高檔案管理人員的工作質量和效率，從而讓檔案保存質量和檔案利用效率變得更高。

3.加快檔案保存和利用管理信息化建設進程。

信息化已經被運用到各個領域中，在檔案管理工作中運用信息化技術對于提高檔案管理質量，提升檔案的保存質量和利用效率具有重要意義。檔案管理走信息化發展道路，不僅是檔案管理工作發展的必經之路，同時也是時代發展為檔案管理提出的必然要求。檔案管理部門應當劃撥專款，用于檔案保存和利用方面的信息化建設，加快對檔案信息化建設中涉及到的硬件設施和軟件系統的建設效率，并做好相應的日常維護、保養、升級等工作。在信息化系統平臺中，傳統紙質檔案可以轉變為電子檔案，檔案管理人員不再擔心天氣環境因素和時間因素對紙質檔案管理帶來的問題，而且電子檔案的保存時間比較長、保存安全性相對較高。在電子檔案管理模式下，檔案可以做到精確查找、快速傳遞和分享，極大的提高了檔案利用率。通過大數據分析，可以及時發現檔案中有價值的數據和信息，從而做到深挖檔案資源，這也是檔案有效利用的重要體現。

4.加強對檔案保存利用過程中的監督力度。

檔案保存和利用的監督管理，是檔案管理中的重要環節。管理部門應當加強對檔案利用過程的監督管理，尤其對于一些秘密檔案，加強監督管理非常重要。針對電子檔案，要建設防火墻系統，一旦發現非法入侵或者私自調閱、下載檔案等行為要及時進行處理，自動關閉平臺系統，并發出預警警告。針對紙質檔案，要制定嚴格的檔案歸還時限，如果檔案內容涉及秘密內容，則要求檔案人員不允許攜帶電子照相、攝錄設備進入檔案室，并在檔案室內完成調閱不允許帶出檔案室，避免檔案出現泄漏情況。必要時，應當在檔案室內安裝全方位監控系統，嚴控竊取、毀壞檔案的行為。

結語：為了提高單位的市場競爭力，提高自身的服務能力和社會群眾滿意度，單位應當不斷提高檔案管理保存和利用質量。相關管理人員應當加強對這一方面的重視程度，要建立健全檔案保存和利用管理制度體系、建立一支具有高水平的檔案管理隊伍、加快檔案保存和利用管理信息化建設進程、加強對檔案利用過程中的監督力度，這樣才能提高單位的檔案管理質量，并充分發揮出檔案自身價值，推動單位的健康發展。