智能化管理系統聯合六西格瑪方法在提高醫用耗材配送效率的探究

劉婷婷，劉平，金濤

徐州醫科大學附屬連云港醫院（連云港市第一人民醫院） 臨床醫學工程部，江蘇 連云港 222061

引言

隨著現代醫療技術的發展，醫用耗材的種類和數量日益增多，在臨床醫療活動中的地位也越來越重要。醫用耗材一般是指醫療機構在開展醫療服務過程中使用的，按國家相關法規納入醫療器械注冊管理的或取得上級行政主管部門行政許可并具有醫療特征的消耗性耗材[1]。醫用耗材的便利與快捷使用已成為醫院運營的基本保障。醫用耗材采購部門承擔著保障全院醫用耗材足量、及時及安全供應的職責。目前國內許多醫院都已實現物流的信息化管理[2]，極大提高了耗材使用的及時性，但是由于科室申購耗材的種類和數量繁多，耗材在配送環節經常出現滯后現象，導致部分臨床治療難以順利及時開展。醫用耗材的便利與快捷使用已成為臨床醫護人員對采購部門的極大需求，本文以KY 耗材供應公司為研究對象，使用智能化管理系統聯合六西格瑪管理方法，旨在提高醫用耗材配送效率。

1 材料和方法

1.1 六西格瑪管理方法概述

六西格瑪（6 Sigma）管理方法是改進物流供應鏈運作系統的一種成功理念，起源于工業生產領域。作為在全世界范圍內推廣和應用的管理理念和管理方法，在醫院追求質量管理方面也有著獨特的性質，值得醫院借鑒和學習[3]。西格瑪指希臘字母里的“σ”，也寫為“sigma”，在統計學上的意義是指“標準差”，6 Sigma（6σ）則是一種衡量標準，表示一百萬個產品中，不合格的只有三四個，這是一個幾乎接近完美的水平[4]。6 Sigma 質量改進工具有五個步驟，即定義（define）、測量（measure）、分析（analyze）、改進（improve）和控制（control）[5]。6 Sigma 的工作方法和醫療實踐類似，即先進行診斷，后提意見和實施具體措施，最后檢查確認治療是否有效[6]。

1.2 定義階段

定義階段主要是發現問題和確定問題關鍵的內涵。通過積極與臨床醫護人員溝通以及滿意度調查，發現其對采購部門是否能夠及時供應醫用耗材提出了很大的要求，我院醫用耗材的供應實現了耗材采購計劃生成、采購訂單發送、入出庫等全流程信息化管理，具體流程如圖1 所示。在實際管理過程中發現，供應商未及時完成訂單是降低配送效率的關鍵，故將供應商完成訂單時間作為本項目的質量關鍵點，目標：供應商完成訂單的時間是2 d。

圖1 我院醫用耗材采購、配送流程

1.3 測量階段

測量階段是對關鍵問題進行界定后，搜集相關數據，測定目前的過程能力的階段。過程能力指數也稱為工序能力指數，是指工序保證質量的能力[7]。本文指的是KY 公司及時完成訂單的能力。收集關于KY 公司2016 年5～7 月的198 條訂單數據，匯總統計其完成訂單所需時間。在此階段運用MINITAB 軟件，該軟件是1972 年由賓西法尼亞大學統計系的博士研究提出，與SPSS 軟件比較，該軟件方便、高效、易學，具有強大的數據處理功能，可滿足6 Sigma 管理各個階段的數據處理要求[8]。通過計算得知，KY 公司訂單指定時間未完成率高達30.67%，過程能力指數為（CPK）0.214，說明有很大的提高空間。

1.4 分析階段

分析階段是找出關鍵問題出現的主要原因的階段，通過魚骨圖（圖2）對KY 公司無法及時完成訂單的原因進行多方位分析，并制定出相應的解決方案。

通過從業務人員、產品、環節、信息系統四個方面分析KY 公司未能及時完成訂單的原因,經采購部門各崗位工作人員對影響因素進行匯總、分析、討論總結出訂單未及時完成的關鍵因素為：① 業務人員對基本醫療衛生常識不甚了解，導致對產品不熟悉，經常容易發生一些配送上的低級錯誤；② 未按照訂單上的產品全數發貨，或是漏掉一些訂單；③ 信息系統不穩定，出現的訂單丟失、訂單延遲等情況，極大耽誤臨床的使用；④ 供應商備貨不足，導致訂貨周期加長，一旦出現某耗材斷貨的情況，將直接影響臨床的診療工作。

圖2 未及時完成訂單原因分析魚骨圖

1.5 改進階段

改進階段是針對發現的問題，制定改進措施，通過以上分析，對未能及時完成訂單的關鍵因素從技術層面和業務層面進行改進。

1.5.1 技術層面

針對我院耗材醫用采購、配送管理中常見的問題，設計符合我院醫用耗材采購需求的智能化管理模塊,并于2017 年5 月正式應用到醫用耗材采購、配送管理中。該功能模塊可實現多種復雜邏輯的統計，具體功能包括：① 針對我院醫用耗材采購和配送情況，根據醫用耗材近兩周使用量制定庫存預警值，當某一耗材庫存量少于預警值時觸發預警報警功能；② 當預警報警功能觸發，庫房管理員接到彈屏提示，包括醫用耗材名稱、庫存情況、生產廠家等信息，并立即制定采購計劃給采購員，采購員及時向供應商發送訂單；③ 訂單生成后對廠家響應時間進行跟蹤，當響應時間大于2 d 時觸發訂單提醒功能；④ 訂單提醒功能觸發后將自動發送短信給供應商或庫管員電話催促供應商及時供貨。功能觸發流程如圖3 所示。

圖3 功能觸發流程圖

1.5.2 業務層面

針對主要問題制定業務對策有：① 對業務人員業務能力較弱的改進措施：定期對業務人員進行職業道德培訓、醫療衛生常識培訓及制度流程等方面培訓。對培訓效果進行考核，制作并發放《配送指南》；② 對少發貨或者漏發貨的改進措施：合理規劃每周入庫時間，及時清點庫存基數，通過信息平臺對該司持續發布訂單未完成提醒公告；③ 對物流信息系統不穩定的改進措施：強化與院內信息部門的溝通，建立供應商信息系統使用反饋微信群，委派專職信息工程師實時解決群里反饋的問題，并向信息部門及時提出系統優化需求，實現功能改進；④ 對備貨不足的改進措施：溝通變更其現有的“收到醫院訂單再向上游生產廠家訂貨”的備貨模式。要求其“提前備貨”，建造大型倉庫，加大倉儲量，在備貨種類與備貨數量上至少可以滿足我院一個月的用量；⑤ 加大對該司的考核力度，并對該司進行半年一次的評價，確定信用等級。

1.6 控制階段

控制階段是在實施改進階段的基礎上制定改進措施，如制定《供應商考核細則》、建立供應商信用等級與評價制度[9-10]、與供應商簽訂責任承諾書、完善物資字典變更流程等，以確保改進效果持續穩定。

2 結果

本文選取一家本地醫用耗材供應商KY 公司作為重點研究對象，其在我院供應的醫用耗材種類齊全，包括高值耗材和低值耗材和醫用試劑。采集2016 年5 至7 月及2017 年10至12 月該公司的醫用耗材訂單數據及各環節配送時間，分別作為對照組（198 條訂單）和觀察組（211 條訂單）數據。

根據醫用耗材訂單配送流程，將耗材配送時間細分為三段，分別是X1（科室申請到訂單發出）、X2（訂單發出到耗材入庫）、X3（耗材出庫到科室），根據醫用耗材性質不同將耗材分為普通耗材、高值耗材以及醫用試劑三大類。改進前后兩組耗材配送時間統計匯總如表1 所示。改進前后兩組醫用耗材配送完成率、臨床滿意度、公司過程能力指數統計結果見表2 所示。

表1 改進前后兩組耗材配送時間統計匯總（，h）

表1 改進前后兩組耗材配送時間統計匯總（，h）

注：耗材性質1為普通耗材，2為高值耗材，3為醫用試劑。

耗材性質 組別 訂單數 X1 X2 X3 P 1 改進前 102 2.12±0.78 18.32±4.29 0.64±0.13 0.019改進后 107 0.92±0.27 11.25±2.14 0.52±0.03 2 改進前 36 1.26±0.38 14.26±3.58 0.27±0.11 0.041改進后 51 0.68±0.24 9.89±2.26 0.24±0.01 3 改進前 60 1.89±0.84 8.56±3.26 0.58±0.13 0.066改進后 53 0.87±0.21 7.42±1.29 0.31±0.14

表2 改進前后兩組醫用耗材西格瑪水平比較

3 結論與討論

醫院是一個特殊的服務行業，一方面醫院所提供的“產品”是滿足社會民眾不同層次需求的健康和醫療服務，另一方面醫院需求的“原料”是為患者提供診斷和治療的藥物、醫療設備以及各種各樣的醫用耗材。醫用耗材具有量多、種類雜、專業性強等特點，醫用耗材的引進、使用、收費等工作已實現系統化、流程化，而醫用耗材的配送卻鮮有監督措施，在此背景下，導致耗材特別是普通低值耗材配送效率嚴重低下。

為了提高患者對醫院服務的滿意度，可運用6 Sigma 管理方法關注“患者之聲”[11-13]。而本文則是從采購部門角度關注“臨床醫護人員之聲”，以追求良好穩定的耗材配送效率為目標，達到服務好臨床的效果。6 Sigma 管理方法已在手術室管理[14-15]、庫房管理[16]、以及維修管理[17]等醫院各項管理中初見成效。本文以臨床醫護人員希望采購部門能夠及時供應醫用耗材的需求為出發點，通過分析現有配送流程，發現供應商不及時完成訂單是問題的關鍵，為此以KY 公司為重點研究對象，通過魚骨圖進行原因分析，發現主要影響因素，從技術層面和業務層面實施改進措施，制定控制措施，最后將控制措施應用到所有供應商的管理中，進而提高我院總體醫用耗材配送效率。最終數據顯示，結合使用智能化管理系統及6 Sigma 管理方法，我院普通耗材配送時間降低效果顯著（P=0.019），平均配送時間降低了39.3%；高值耗材配送時間降低效果顯著（P=0.041），平均配送時間降低了31.5%；醫用試劑配送時間無顯著性變化（P=0.066）；訂單未及時完成率由措施實施前的30.67%降低到6.32%，降低效果明顯（P=0.031）。此外，結合智能化管理系統及6 Sigma 管理方法后，我院臨床滿意度、公司過程能力指數等均有一定的提高。

應用新的技術手段和管理手段改進醫用耗材的管理流程，可以在一定程度上提高醫用耗材及時配送完成率，確保了臨床工作中耗材使用的有效性及持續性，然而，回顧性數據顯示，截止目前為止，醫用耗材配送時間離散型較大，訂單及時完成率、公司過程能力仍有很大提升空間，如何進一步提高醫用耗材訂單及時完成率，同時降低庫房存儲量將是本課題繼續研究的目標和方向。