加快信息化建設提升醫院會計檔案管理水平

●李 倩 于 蔚 張少萍 崔 欣

2015年12月11日，國家財政部、國家檔案局令第79 號文《會計檔案管理辦法》，創新地提出會計檔案包含電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。醫院信息化建設的先進程度，直接影響著醫院檔案管理的電子化進程。

一、.公立醫院會計檔案的內容

（一）公立醫院會計檔案的基本內容

2015年，國家財政部、國家檔案局令第79 號文《會計檔案管理辦法》（2016年1月1日執行）提出新辦法下發了會計檔案管理的內容及范圍。

公立醫院會計檔案是指公立醫院進行會計核算處理過程中接收和形成的會計數據資料，它記錄和反映公立醫院經濟運行情況，具備存儲和保管用途價值。公立醫院會計檔案包含記錄醫院經濟運行的文字、圖片、表格等形式各異的會計數據信息，也包含信息化環境下通過計算機及其他電子設備形成的公立醫院電子會計檔案。

《會計檔案管理辦法》第六條，明確列示了需要歸檔的會計資料內容。公立醫院會計檔案管理的內容主要包含：會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、預決算報告等等。

《會計檔案管理辦法》第八條強調，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。

新的會計檔案管理辦法首次明確提出電子會計檔案管理，從制度層面予以明確，為檔案信息化建設的加速發展提供政策依據，為將來公立醫院會計檔案管理指明了道路與管理方向。

（二）體現公立醫院醫療衛生行業特性的會計檔案內容

我國公立醫院由政府投資舉辦，是體現我國醫療衛生事業性質的重要載體。黨的十七大報告對公共衛生服務做出了明確定位，即公益性為基礎，同時，公立醫院承擔著政府的部分福利職能，要把人民群眾的利益、社會效益放在第一位，不以營利為目的。

我國公立醫院在承擔基本醫療服務和公共衛生服務職能的過程中，在履行醫療、教學、科研、預防、保健、康復等功能的過程中，留存了大量反映公立醫院醫療衛生行業特殊屬性的會計檔案資料。這些特殊屬性的會計檔案，是醫療衛生與財務會計互相融合的產物，是有別于其他行業的體現醫療衛生行業特性的會計檔案。它主要包括：反映醫保執行情況的文件及結算狀況的明細賬；反映醫療服務價格改革和執行情況的上級文件；反映科研立項、使用、結算情況的科研經費管理明細賬；反映公立醫院全面綜合改革的藥品取消加成、醫用耗材取消加成等政策文件；反映公立醫院預算執行情況的預決算報表、預算批復等。

二、公立醫院電子化會計檔案的重要性

（一）提升醫院管理水平

信息化環境下的會計檔案，運用科學有序的管理手段，能極大提升會計檔案處理效率、提高會計數據精確率，有效縮短無序的工作時間，提升檔案管理的及時性，減少人力物力財力的消耗、降低人力資源成本支出。會計檔案的管理，是財務會計數據信息與檔案管理融合的產物，是醫院機密管理的重要內容。提升會計檔案電子化、信息化，打破“信息孤島”，更加有利于職能部門科室之間進行相關數據查閱、共享，能有效提升醫院整體管理水平與質量。

（二）豐富檔案存儲類型，保障醫院運營安全性

傳統的公立醫院紙質會計檔案的存儲類型為會計憑證、會計賬簿、財務會計報告及銀行余額調節表、納稅申報表等等，信息化建設下的電子會計檔案中不僅包含以上類型會計檔案，還含有計算機電子設備形成、傳輸和存儲的電子數據及磁介質中存儲的電子數據。豐富的電子存儲檔案是紙質會計檔案的有效補充，在處理醫院內外部經濟合同糾紛、醫患糾紛、重點稅源查證監控、醫療服務價格改革、醫保支付政策調整、醫用藥品、耗材取消加成改革、等級醫院評審復審等事項方面提供重要詳實的依據，有著不可比擬的優勢。為保障公立醫院整體運營的安全性、完整性，提供了重要的保障。

（三）提高醫院風險防控能力

信息化條件下處理系統，在公立醫院的藥品、醫用耗材物資采購管理、基建工程管理、門診收款、住院收款結算、醫保墊支結算等日常運用過程中產生了大量的財務相關信息，建立了從會計原始憑證、記賬憑證、各類總賬、明細賬、日記會計賬簿到財務會計報告過程的符合內部控制規范的風險管控制度流程。實現了醫院醫療、教學、科研、預防、保健、康復業務流程與財務會計業務流程的無縫銜接，減少中間過程的人員干預，確保了會計信息的完整性、真實性，同時降低了人力成本、提升了工作效率與工作精度。信息化條件下的電子會計檔案處理流程，引入醫院風險控制制度。從傳統的事后監督轉向事前預防、事中控制、事后監督，全流程全過程的會計監督檢查能及時獲取醫院經濟運行過程中的風險點，有利于醫院進行多層次、全方位的風險管控，提升醫院風險管理的時效性。

三、公立醫院提升會計檔案電子化的建議

（一）完善醫院檔案管理架構

目前，多數公立醫院檔案管理工作得不到領導的足夠重視，信息化水平低下，工作效率低下。院領導尤其是院長要高度重視醫院檔案的信息化建設，認可醫院檔案電子化發展為醫院管理、醫院運營帶來的重要意義。完善醫院的組織架構，設置專門的檔案管理部門，并下設財務會計檔案管理小組。組織架構的完善，從醫院管理的全局觀出發，統一思想，敦促醫院管理者及各職能部門、臨床科室認識到醫院會計檔案的信息化管理內容涉及醫院經濟運行的全過程，與醫院的整體運營同等重要，能有效提升醫院管理的精細化，確保醫院安全、完整、持續運營。

（二）加強會計檔案管理人才培訓與配備

醫院的會計檔案是醫院醫療、教學、科研、預防、保健、康復等業務與財務會計融合的產物。醫院實施信息化的電子會計檔案管理，需要更加專業的人才，不僅要具備傳統的會計檔案管理能力，還要適應信息化建設下的電子化計算機能力。傳統的會計檔案管理人才除了具備基礎的檔案管理專業素養，還需要具備一定的財務會計專業素養、醫療衛生行業基礎知識素養等。信息化環境下，醫院要加大對現有會計檔案管理人才的大數據信息化、計算機運用能力的培訓，提升現有管理人員的信息化、電子化素養以適應新形勢下的會計檔案管理。同時，醫院要兼顧現狀分批、分層次地引入專業的公立醫院信息化會計檔案管理專業人才，補充到現有的公立醫院會計檔案管理團隊中，提升整個會計檔案管理隊伍的專業性。

（三）完善會計檔案管理的內控流程

會計檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，是醫院整體內部控制過程的重要控制內容。會計檔案作為醫院管理的重要機密，在信息化條件下，要嚴格執行醫院內部控制管理規定。在系統的流程設計環節引入內部控制思想，減少人為干預，降低并消除業務流程與會計信息產生流程過程中可能產生的風險。同時，信息化條件下，要實行嚴格的會計信息系統準入授權，對不同崗位、不同職級設置相應的準入權限，做到不相容職務互相牽制，確保電子化會計信息的安全性、完整性。最后，信息化大數據環境下，要確保信息系統的安全穩定性，不受外來攻擊，從內部控制流程上保障系統的安全，防范信息系統的風險也是提升電子化會計檔案管理水平的重要內容。

電子化發展是未來公立醫院會計檔案的發展方向，它能有效提升工作效率、降低人力成本消耗、提高數據處理的精度與速度等等。加強公立醫院信息化建設，以適應社會大數據時代的快速發展，從而提升公立醫院電子化會計檔案管理水平，提升醫院整體精細化管理能力，促進醫院的安全、完整、可持續化發展。