用系統工程做好成本管理工作

馬素英

（廣州港股份有限公司，廣東 廣州 510100）

2019 年9 月，國家發改委、交通運輸部對海運口岸服務收費成本進行了監審，港口企業作為海運口岸服務單位的組成部分有必要做好成本管理；新型肺炎疫情下，對港口企業的成本管理提出了更高要求。在科學管理的今天，應將系統工程廣泛運用到成本管理中。

一、系統工程在成本管理中的作用

系統工程是為了更好地達到系統目標而對系統的構成要素、組織結構、信息流動和控制機能等進行分析與設計的技術——用最優的方法使系統達到最佳狀態。系統工程運用在港口企業成本管理中的作用如下：

（一）確定成本目標，達到有效控制成本的目的。

企業為實現一定的經濟效益必須發生相應的成本費用，即資源的耗費，在收入一定的前提下，資源耗費與經濟效益是負向關系，此增彼少，企業提高效益，必須要有目的地降低成本。系統工程作為一門應用技術，它能科學地測算在目標利潤下企業成本控制的數目。

系統工程作為組織管理技術，在計劃實施前，通過對成本的預先控制，能提前發現成本問題，防患于未然；在實施過程中，能隨時收集成本各方面的信息，迅速發現偏差并糾正；遇到問題，能及時反饋處理，沒有這種控制，成本管理會隨時陷入混亂、盲目的狀態。

（二）協同管理，提高成本管控效果。

運用現代管理技術降低成本是對傳統習慣的改革，可能會引起部門間的利益沖突，從而對成本控制產生抵觸情緒。系統工程能從經濟結構、技術條件、本位主義等制約中解決矛盾，使企業合理配置人、財、物、信息等各種要素，協調各部門的關系，明確各自的職責，調動各方面的積極性，取得最優化的效益。

（三）控制綜合成本，提高企業的競爭能力。

企業收入定價的原則通常是在成本的基礎上加期望的回報值。企業為適應商業環境的變化，應建立以顧客為中心的成本論。成本具有相關性，成本管理過程中系統工程的運用，必將體現在控制成本的方方面面，低成本的優勢，能為顧客節省成本，在經營各方追求共贏的今天，提高了企業的競爭能力。

二、用系統工程做好港口企業成本管理工作

成本構成是一個體系，港口企業的建設、生產、經營引起了成本的發生，這些成本主要由人力、物資、設備、財力、任務、信息六個要素組成，六要素又構成三大流：資金流、物資流（耗費流）、信息流。三大流互相依賴，相互作用，保證三流協調暢通，能使成本系統達到最優狀態。企業為實現一定的經濟效益，必然發生相應的支出。投入產出不匹配的表現：等量的支出，有可能產生不等量的經濟效益；等量的經濟效益，有可能是不等量的支出的結果。要使投入產出高效，港口企業在進行成本管理時，要廣泛運用系統工程，分析成本構成要素，找出成本的最佳點，制定成本目標、重視成本分析、加大成本控制、落實成本考核，達到對成本的科學管理。具體做法如下：

（一）確定成本目標

由于成本一旦發生，就難挽回，只有事先做好成本的可行性分析，提出成本的控制目標，責任部門及有關人員把成本控制在限額內，才能達到控制效果。

1.提出問題，確定目標。港口企業在接卸量一定的情況下，如何安排作業方式，如何充分利用現有的人力、設備、庫場，在確保安全的條件下，把獲得最佳綜合效益作為控制成本的目標。

2.收集資料。對成本系統的各要素進行歷史和現狀的調查，收集、整理企業成本費用的歷史最好水平以及同行業的先進水平的有關資料；收集計劃期內有關的定額（接卸量、固定資產增減、物資需求、設備維修、人力配備等）計劃指標，為制定合理的成本目標打下堅實的信息基礎。

3.分析成本屬性，確定最終的成本控制目標。這是制定計劃最關鍵的一步，需要運用系統分析技術，求出有關成本的定量關系，從方案中選出最優方案。

為了做好這些工作，年初公司先從成本的性態著手，將其分為固定成本、變動成本和混合成本。成本不同的性態，預算的方法亦不同。對管理人員費用、折舊費、財務費用、非生產開支等固定成本，詳盡分析支出的必要性及其取得的效果，采用零基預算法確定控制數；對原材料、計件人工費用等成本隨業務量變動而異，對這部分支出，參考同行業以及公司歷史上最好水平結合當地市場情況，確定出單位業務量控制的變動成本。將修理費、動力等混合成本進一步分解為變動成本和固定成本，并采取相應的預算方法。總成本公式Y=A+BX（A 代表固定成本總額，B 代表單位變動成本，X 代表業務量）。可見總成本依存業務量會隨業務量的增加而增加，但不是直線，形成一個馬鞍形，這就必然存在一個最低點，將此點作為公司控制成本的目標數。公司召開動員大會，給責任部門下達初次的成本指標。各部門根據自己的實際情況，結合本部門歷史成本耗費資料，計算計劃年度內由本部門歸口管理的成本目標，編制預算，提出節約措施，說明與下達指標的差異數以及原因，送交財務部門。財務部門對成本責任部門上報的數進行嚴格把關審核，對比分析研究，協調沖突，根據企業的發展戰略進行綜合平衡，運用直接計算法和因素測算法，編制出幾種年度成本目標方案，并將這些方案上報公司決策者，由其根據更全面的要求，權衡利弊后，選擇出技術上先進、經濟上合理、對客戶和企業都有益的最佳方案——最終的成本控制目標。

（二）實施成本計劃的組織工作

成本系統具有層次性。成本目標編制后，應正確劃分任務，任務部門化，按責任部門的職能將成本任務分解到各個相關環節。企業的組織按職責來劃分，是進行成本控制的必要前提，分層歸類形成多級管理。一般來說，集團生產、財務、人事、設備等部門屬于較高管理層次，班組屬于基層的管理層次。財務部門根據客觀的要求，將成本目標分解落實到下屬單位；下屬單位根據考核對象的不同，將自己的控制目標分配到班組，班組又將其指標分配到個人，這樣形成一條控制鏈。

（三）實施全員、全過程的成本控制

1.領導重視、全員參加。成本由有權干預及參與這些活動的人來控制、協調，達到的預期效果明顯。必須由最高領導作出成本控制的決策，并定期召開成本管理分析會議，檢查成本控制的情況。主體不同控制指標授予的控制權也不同，控制者發現自己責任范圍的成本事項有偏差時，應及時了解情況并合理解決。這樣基本上做到上下結合，責任控制與群眾控制相結合。全員參加，成本控制就有堅實的基礎，全員的積極性被調動起來是有效控制成本的關鍵。

2.做好事前、事中、事后三種成本控制方法。

（1）事前控制。重大成本項目不能出現了偏差才去糾正，業財融合，提早界入。做好投資成本控制工作，今天的投入就是明天的費用。港口企業接卸貨物發生位移的裝卸支出涉及裝卸質量、裝卸速度，這直接影響公司效益，做好這部分支出的事前預測工作，找準重點中的控制源尤為重要。人工費用項目在成本中所占比重較大，公司將其作為事前控制的對象，根據貨類結構的變化、裝卸作業的復雜度、操作工藝的不同，配備合理的人力。采取相應的防范措施，比如，開展勞動競賽、技術比武、激勵機制，降低計件標準，減少操作過程，降低操作系數，達到有效節支的目的。

（2）事中控制。在成本控制過程中，應隨時收集耗費的人、財、物的信息，及時與計劃進行比較，發現偏差后迅速處理。港口企業的成本結構獨具特點，在成本費用結構中，固定資產投資大，折舊及配套的資金成本等費用所占比重較大，系統做好這方面成本控制有著較大的經濟意義。投資部門做好投資可行性分析，節省投資成本；財務部門貼近資金市場積極籌措低成本資金并及時置換高利率的融資，節省資金成本；設備部門對機械完好率作出定額規定，主要從維修材料、工時以及機器操作使用等方面著手，做好設備管、用、養、修工作，控制好維修成本。

（3）事后控制。在期間結束后，由財務部門、各成本責任職能部門，根據成本管理的需要，召開月度、季度、年度分析的成本會議，檢查實際成本與目標的偏差，積極地處理成本超支與過失，提出解決問題的辦法，總結經驗教訓，作為將來工作的借鑒。

3.要反饋及時。由于成本對象復雜，實踐中容易出現反饋過度或不力的情況。常常碰見這樣的現象，維修中某一材料緊缺，采購回來后，急件不急用，或者采購回來后還不夠用，這都是反饋過度或不力的表現。過度了會浪費，不力又影響正常生產。管理者要務實求真，不夸大成本，部門間多溝通、多配合、多了解，協調一致，正確反饋。

4.不斷完善成本費用信息系統。大型化、多元化、智能化是未來港口發展方向及重點，大數據是支撐。信息是成本管理的神經系統，企業各部門應廣泛收集、積累企業營運生產中與成本相關的資料，收集和積累國內同行業的成本費用資料，并及時記錄、整理，建立完善的信息系統。財務部門提供的經過加工的月報、季報、年報，向管理者提供了成本方面的信息，方便今后決策。

成本管理中，人是最活躍、最積極的、影響最大的因素，財務人員、技術人員，其它管理者、控制者，應從全局出發，使成本系統達到最佳狀態。