檔案管理中大數據技術的應用

◎趙桂華

隨著信息技術的發展，互聯網在各方面的應用日益廣泛，在多個領域均是采用互聯網之間的關聯進行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯網的出現使得檔案管理變得更加便捷。當前我國機關檔案管理機構主要以機關檔案室為主，機關檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機關檔案室是收集管理檔案的機構。該機構具有將檔案材料積累，將重要的，具有長遠保存價值的檔案移交給國家檔案機構的作用。我國機關檔案建設的組織形式主要有在機關內部設立檔案室，該機關檔案主要是負責管理檔案和保管檔案的職能。再就是機關內只建立檔案庫房，不設立專門的檔案行政管理部門，這是機關檔案庫房式的基本管理模式，目前我國機關檔案管理由紙質版逐漸實現電子版轉化，電子檔案管理主要依賴于網絡資源共享。電子檔案具有可共享性，復制性，傳輸性等特點，能夠從一定程度上彌補紙質檔案的缺點。當然，數字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點這就會讓我們的機關檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強機關檔案數字化管理成為機關檔案部門管理工作的一大挑戰，這就需要在數字化檔案的數據分析和數據存儲方面來加強風險防范。

一、大數據技術

伴隨著互聯網技術的迅速發展，各行各業也逐漸向信息化管理變型。隨之而來的是海量信息的生成，信息量的快速增加促進了大數據時代的形成。大數據時代下的海量信息已經遠超普通數據管理軟件所能接受的信息量，普通軟件已經無法對海量的信息進行管理、分類、整合，其需要新的方法來進行信息的管理，只有這樣才能更好的管理海量的信息。

二、大數據技術應用在檔案管理中的必要性

1.滿足自身發展的需要。

大數據時代是信息更加廣泛的時代，如果把握了大數據的各種使用技術，檔案資料的管理就可以對以前由于缺乏準確數據而不能踏入的領域進行摸索研究。近些年來從最開始的傳統紙質載體信息管理轉向了電子政務系統，在此過程中必然會形成大量的數字化信息資料。雖然在科技迅速發展的時代里，已經有了如云計算、移動互聯網、云存儲等各種新型的信息處理技術，但是其仍然滿足不了信息量龐大的檔案管理工作。與其他的各種科學信息管理技術相比，大數據技術更能滿足檔案管理工作的需求。尤其是在知識經濟水平迅速提高的時代背景下，檔案化的資源轉變成知識化的資源已經成為了檔案管理工作發展的必然趨勢。

2.解決工作難題的需要。

傳統的檔案管理工作中，人們總是在討論如何處理好收集環節的把關工作，在防止檔案實體漲庫的同時，還需要突破檔案信息儲存空間的局限性，同時還需要避免具有應用價值的檔案資料被淹沒在沒有價值的資料檔案的下面。使用大數據技術進行檔案管理工作，人們可以通過大數據的檢索十分快捷地將需要的信息精確地搜索出來，大數據技術可以解決檢索麻煩的問題。同時使用大數據技術在收集處理檔案收集選擇性的標準會很大幅度下降，而且儲存數據的各種成本花銷要明顯低于儲存文本檔案的成本花銷。

3.區分數據化和數字化。

在大數據時代的社會背景下，傳統方式的紙質載體檔案會被數據化所代替，卻不是數字化。數字化與數據化具有很大的不同，數字化的信息也許是僵硬的儲存信息，并不能進行信息的分析和檢索，而數據化卻可以完成相關的分析和檢索工作。數據化和數字化雖然聽起來很相似，但是其實質作用卻具有很大的不同。從各種檔案管理部門現在的管理情況來分析，之前的數字化管理是將傳統的紙質數字化利用各種掃描軟件，掃描進入電腦中。可以是文字形式，可以是圖片形式，這些數據并沒有被數據化，人們利用關鍵詞進行檢索，根本檢索不到，而且也無法進行數據分析。因此，在大數據時代迅速發展的社會背景下，在檔案管理工作中應用大數據技術已經成為了時代發展的必然趨勢。

三、大數據技術在檔案管理的應用

1.建立云端儲存。

應用大數據技術進行檔案管理時，其基礎就是需要一個足夠大的儲存空間。太小的儲存空間不能夠為龐大的信息量提供"容身之所"，容易破壞數據信息的完整性。因此，在應用大數據技術之前需要建立云端的儲存空間。儲存空間是使用大數據技術的先要條件。而云存儲就是將海量的信息以適合的網絡語言方式被利用進網絡的信息整理系統中，在保證檔案資料的安全性的同時，還能對檔案進行各種動態化地分析整理，可以根據歷史記憶功能為用戶提供各種便捷的信息化服務。同時在建設存儲模式的時候必須強化各種檔案管理的基礎設施，然后運用各種與檔案管理有關的軟件來進行相應的數據收集、分析、處理。云存儲能夠對文字信息進行處理，還能夠將特殊處理的圖片、視頻、聲音等資料進行儲存，保證檔案信息的完整性。

2.增強數據分析服務。

大數據技術被使用到檔案管理中最明顯的優勢就是可以分析處理收集到的大量信息，同時還可以深入挖掘各種數據背后蘊含的各種價值。同時數據化的分析處理、挖掘可以提高各種信息服務的質量，同時滿足了用戶們的各種要求。同時利用大數據技術的檔案管理模式可以提高云端數據的各種處理能力，保證了用戶應用檔案信息的工作效率。強化數據分析服務提高檔案管理的服務品質的同時，還能夠推動檔案管理的發展。

3.提高數據檢索能力。

大數據技術被利用于檔案管理可以給用戶提供多元化的信息查詢服務方式。其實傳統紙質檔案管理最大的缺點就是其檔案信息的檢索過于復雜，即使列出了檔案管理的各種檢索目錄，但是通過目力從繁多的檔案信息中查找符合自己要求的信息是極其不容易的。同時利用大數據技術的檔案管理還可以分類管理信息，這種分類管理信息的模式極大程度地提高了用戶的檢索效率，同時大數據技術人員還可以對各種收集到的信息進行特殊化的處理，提升了用戶檢索信息的效率。

四、結語

隨著信息化社會的到來，各行各業都需要進行各種檔案資料的管理工作。在這種時代的發展趨勢下，大數據可以帶給人們更好的信息檢索、分析地體驗感，利用大數據技術進行檔案資料的管理工作順應了時代的發展。