大數據視角下檔案信息化管理思考

◎曾華

信息時代，人們對信息的需要越來越多，人們生活在信息流中，領先信息、依賴信息。現如今，隨著檔案信息化管理的不斷強化，檔案信息也全面實現了共享，為各行各業提供了快捷的服務。在技術飛速發展的當下，物聯網、5G、VR 場景、大數據等應用越來越普遍，提高了人們的生活質量，同時，也為檔案工作帶來了全新的視角，在大數據應用視角下，需要全面提高檔案管理與數據的應用，提高整體應用效率，在數據影響下，檔案信息化管理也推翻了傳統管理模式局限，強化了檔案信息的管理系統，系統更新速度加快，保證了檔案信息的安全環境，有效為人們提供了更加豐富的信息資源，滿足了當前檔案管理基本需求。在大數據應用中，也存在很多問題有待解決，通過全面分析與解決，實現檔案信息化管理更加高效與精確。

一、大數據檔案內涵

大數據是當前應用最為廣泛的一種信息技術，大數據主要是指通過精準發掘、采集與分析，在計算機網絡海量類型數據中快速識別，同時，根據不同需求進行分類，快速獲得更有價值的信息能力。大數據在當前的應用中優勢得到了充分的展現，其優勢更加明顯，給工作與生活帶來巨大便利，大數據優勢主要體現在數據多、效率高、價值大。在大數據各種各樣的數據存量中，涵蓋的數據類型非常多，能夠在較少時間內完成更加復雜的算法，對數據進行篩選與分析，并進行全面精確提煉，最后得到的信息就是我們所需要的內容。

隨著技術的不斷發展與創新，傳統檔案管理已經不符合時代快速發展的需求，已經漸漸向信息化檔案管理模式靠攏，隨著電子檔案數量時刻增長，其數據的形成也更加快速。從目前的檔案管理中，我們也看到，整個檔案的內容主要體現在為國家機關、黨組織、事業單位、企業等進行存檔立案。根據檔案的記錄信息方式有紙質版與電子版兩種類型。通過電子檔案的記錄與保存，與傳統檔案形成了對比，繼承傳統檔案圖文記錄形式基礎上，又添加了視頻、音頻。只有隨著時間的推移，不斷積累，才能建立更多的數據內容，要將信息技術融入檔案管理系統，要求在有效的時間內，系統完成對數據的采集、歸類、分析、整理和生成一系列流程，才能為檔案管理人員提供便利的條件。

二、大數據視角下檔案信息化管理現狀

1.不夠人性化。檔案是對歷史的真實記錄，對于大部分檔案來講，其具有保密性的特點，在一定時間段內還不能解密，要想查詢則需要較為復雜的手續，所以，檔案的開放群體是有限的，其服務形式單一、服務對象簡單，而在當前信息技術快速發展的時期，要想全面建立信息化管理模式，則要強化業務能力，以人為本做好檔案信息的建設與開放，服務更多的群體。

2.安全技術有待提高。電子檔案借網絡平臺才能實現共享，一些重要的信息就會通過網絡去傳遞與共享，保密性不強，網絡運行環境較為復雜，如果不注意就會出現網絡安全問題，導致檔案內容流失或者篡改，影響檔案信息的安全。網絡是一個虛擬的空間，電子信息很容易被黑客刪除與泄露，當前安全保障技術還不夠，信息安全得不到良好的保障。

3.業務能力有待提高。檔案信息化管理需要一定的人才，要全面熟悉檔案工作，同時更要掌握計算機技術知識，這樣，才能快速推動檔案數據應用，建立起科學的管理流程，當前，很多檔案管理人員技術不夠達標，也沒有專業系統的學習，缺乏科學管理方法，要想全面建立一支有效的隊伍，則需要形成專業人才團隊，做好網絡維護與檔案采集管理。

三、大數據視角下檔案信息化管理有效途徑

1.完善數據采集存儲。不斷強化采集數據相關技術，進一步提高存儲能力，確保后期的流程更加安全可靠。進行信息的采集過程中，需要全面保證信息的安全性與有效性，保障信息傳遞速度，提高系統運行效率。傳統采集方式過于呆板，浪費時間與精力，工作整體效率不高，影響了信息的質量。要科學用網，通過互聯網技術完成一系列采集數據過程，全面確保數據的真實精準。電子檔案還可以進行多項的備份，避免信息丟失時可以進行復制，大大優化了檔案的采集質量，避免傳統檔案反復利用后出現破損現象，大數據和信息技術全面提高了檔案管理能力。

2.優化語義的轉化與排序。軟件系統能夠為檔案信息處理提供良好的條件，語義轉換功能是信息技術發展背景下生成的先進的數據處理方式，優化語義轉換功能是保證檔案能夠被有效利用的前提。一是全面做好拓展檢索，使用戶更加方便查詢。用戶進行信息查閱時，只要輸入查找關鍵詞，就能夠快速進入想要查找的界面，同時，如果記不住關鍵詞，引入歧義技術還能夠判斷其含義并對含義進行合理的延伸，使用戶快速查找到所需要的內容。二是不斷完善檢索功能。通過檢索功能的作用，能正確篩選檢索信息是不是用戶所需要的內容，避免查到的信息偏離主旨，保證了用戶的時間，提高了工作效率。三是總結評價功能。所查詢到的結果做進一步的分析，通過對輸入詞匯關聯度的綜合分析總結，考核查詢結果準確程度。系統升級對語義轉換功能進行全面的優化，能夠對檢索質量提供強大的安全保障，只要輸入簡單詞匯就能查找到重點信息。

3.著重數據挖掘與分析。大數據的開發與利用，是更好地服務群眾，也就是說，大數據應用服務目標就是廣大人民是群眾，并非單獨的個體，人們通過大數據查找到的信息，更關心的是時效性與速度。那么，進行開發利用過程中，就需要把開發的重點放到發掘與分析數據過程中，通過提高對信息的分析速度，節省人們的時間。檔案是利用與共享文件，只有全面服務群眾，才能體現檔案的價值。檔案管理人員要不斷提高對用戶信息的收集能力，實時統計用戶訪問信息情況，通過后臺反映的根據點擊量數據做好用戶的畫像分析，不斷進行系統的完善與更新，為人們提供更加精準的信息。對于保密性較強的檔案，一定要做好系統的權限設置，根據用戶的識別，分類形成不同的訪問權限。如民政救助檔案，主要內容是救助信息，存有身份證號、疾病病種等個人隱私，如果出現信息泄露則會造成不良社會影響，要全面保證信息的保密性，做好權限管理與發放。

四、結語

大數據視角下的檔案信息化管理符合時代發展需求，要全面利用好大數據技術，提高管理人員業務覺悟，以專業態度實現大數據檔案管理，提升檔案信息的有效價值。全面做好維護，使管理系統融入先進手段，引入先進技術，實現檔案利用共享，為廣大群眾提供更優質信息服務。