關于信息技術在檔案管理中的應用思考

◎王正梅

當今的信息技術與檔案管理工作有效結合，加快了推動檔案數字化建設的進程，不僅有利于提高檔案管理工作的效率和質量，而且也能夠進一步規避傳統檔案管理工作中存在的一些弊端。因此需要掌握信息技術在檔案管理工作中應用的要點，全面推動檔案管理信息化的水平。

一、信息技術在檔案管理中的應用優勢

（一）保證數據共享

在信息技術使用過程中，其依托于網絡平臺能夠實現信息的暢通傳輸和高度共享。基于信息技術的優勢，將其檔案管理工作中進行應用，可以加快推動檔案信息的電子化和數字化，為檔案信息的高效利用和共享奠定良好的基礎。檔案管理工作中，對于龐大數量的檔案信息進行整理、儲存和利用是最為核心的工作內容，通過運用信息技術，可以為這些工作的開展提供重要的技術支撐，使信息共享成為可能。在現代化檔案管理實踐中，檔案數據信息在應用價值更好的凸現出來，因此需要重視檔案信息價值的有效發揮，實現檔案信息的讀取共享，從而全面提高檔案管理工作的信息化水平。

（二）提升管理效率

目前在實際檔案管理工作中，由于工作量較大，工作任務過于繁重，需要對各種各樣的數據信息進行處理。由于傳統檔案管理模式中，無論是檔案信息的分類、整理、存儲、信息查詢讀取等操作完全由人工來完成，不僅信息處理效率極低，而且檔案管理工作質量也得不到保障，通過將檔案管理工作與信息技術相結合，可以自動完成檔案信息的分類整理工作，快速實現信息查詢讀取，檔案信息存儲和利用水平大幅度提升，不僅檔案管理工作整體效率提高，而且檔案管理工作的準確性和智能化水平也得到了有效的提升。同時在網絡技術和計算機技術的支撐下，以前檔案管理工作中一些人工無法完成的檔案處理工作借助于信息技術都可以高效率的完成，有效的節約了時間，降低了檔案管理人員的工作強度。

（三）延長檔案保存時間

以往單位在存儲檔案資料時，運用的是紙質版本，會將大量的數據資料用紙質形式保存下來，存儲難度大，同時也會造成時間和空間浪費。再加上紙質材料在保管方面難度較大，容易受自然存儲環境和條件的影響，很容易造成檔案破損，特別是當發生嚴重的自然與人為事故時，會嚴重破壞寶貴的檔案資料，給單位發展帶來不可逆轉的損失。而在信息化技術的支持下，單位可以構建電子化的檔案管理系統，用電子化的形式把檔案資料存儲起來，同時還能夠將數據進行有效保存與備份，不僅延長了檔案的保存時間，還避免了占用過多的空間，提高了適應不良環境的能力，讓檔案信息能夠長久保存和應用。另外，除了實施電子存儲之外，單位還可以運用電子掃描、光盤存儲等方法，保存特殊數據，保證檔案的持久使用。

二、信息技術在檔案管理中的有效應用分析

（一）加快推進無紙化辦公建設

在當前檔案管理工作中，要求領導層要對檔案系統信息化建設給予充分的重視。由于檔案管理信息化建設過程中對人力和物力需求較大，還要引進專業的信息化人才。這也決定了檔案管理信息化建設是一項長期性、系統性的工程，通過單位領導給予充分的重視，能夠有效的實現檔案管理信息化建設過程中人力和物力的保障，并能夠將檔案信息化建設納入到單位發展的整體布局中來，進一步優化檔案管理信息系統的框架，全面提高檔案管理信息化建設水平，為檔案信息處理效率的提高奠定良好的基礎。

（二）檔案管理機構要提高標準化、規范化水平

在社會發展過程中，檔案機構要著力提高標準化，規范化水平。檔案信息系統建設離不開檔案信息標準的指導和規范。檔案信息系統建設好壞的衡量標準是檔案管理工作最終的標準化、規范化水平的提高。所以要不斷推進和加強檔案信息管理平臺建設，各種管理系統不能雜亂無章，系統要兼具整體性和實用性，要具備較強的可操作性，能夠讓檔案管理人員利用檔案管理系統整理檔案信息。同時要建立檔案信息化管理規章制度，無規矩不成方圓，要從人員的職責崗位、操作流程、信息處理方法等方面嚴格規范，對檔案信息質量要嚴格把關，建立起統一的檔案信息管理標準，實現檔案一體化管理，以實現檔案資源的無縫對接，全面提高檔案管理效率。

（三）多媒體技術應用

在信息化檔案管理中，應用多媒體技術能有效處理檔案信息中的圖、文、聲等資料，能為檔案信息查詢提供更加人性化的服務，其主要服務內容包括：一是支持全文檢索。在傳統的檔案檢索中，主要采用關鍵詞檢索的方式；而依靠信息技術，所有的紙質文檔都得到了數字化轉換，工作人員只需要按照資料庫中具體的分類要求，針對性地查找檔案；二是對音像檔案信息的檢索。在傳統檢索中，針對音像檔案類資料主要通過借助輔助設備才能獲取信息，如果沒有輔助設備支持，則無法獲得信息。三是在檔案信息編研中，工作人員通過計算機就能編輯檔案信息（在權限允許的情況下）；除此之外，還能通過光盤、U 盤等拷貝資料，實現對資料內容的編輯，這是傳統技術無法所代替的。

（四）多元技術在檔案管理中的應用

信息技術作為現代化的技術手段，在檔案管理工作中進行應用時能夠更好的滿足檔案信息處理要求。由于信息技術手段存在多樣性特點，因此在實際應用過程中，需要針對不同信息技術在檔案中應用的范圍進行明確。具體可以通過運用多媒體技術來對檔案信息的圖片、文字和聲音進行處理，為信息查詢提供人性化服務，更好的發揮出多媒體技術的價值，實現對檔案信息的高效檢索。同時還要重視信息存儲技術的應用，實現檔案信息的高效、安全存儲，全面提高檔案信息存儲的效率，更好的滿足多媒體交互信息存儲的需要。另外，還要充分的利用條碼技術，借助于采集器來對檔案條碼進行掃描，實現對數據信息的讀取，計算機則會對與這個檔案有關的資料都顯示出來，可以有效的提高檔案管理工作的質量，降低檔案管理人員的勞動強度。

三、結束語

在檔案管理工作中應用信息技術，這不僅是時代發展的必然要求，同時也是檔案工作發展的主要趨勢。在實踐檔案管理工作中應用信息技術，不僅可能提高檔案工作的區域性，延長檔案保存時間，確保檔案信息的完整性，還能夠實現檔案信息的有效共享。為了能夠進一步促進信息技術的應用水平，還需要建立健全相關的保障措施，進一步對檔案管理工作信息化建設工作進行優化，從而全面提高檔案管理工作的信息化水平，積極促進檔案信息的高效開發和利用。