探析高職院校檔案信息化管理模式

◎董慧

一、檔案信息化的概念

為了可以熟練應用現代化信息技術手段對檔案進行管理，使檔案管理更加趨向規范化、高效化，稱之為檔案信息化管理。檔案信息化包括三方面內容：一是檔案資料數字化。通過應用計算機和掃描儀等電子設備把需要存檔的信息、文件和資料等以統一的、規范的數據格式錄入到專門的管理系統內，以備保管。二是工作流程模式化。通過使用檔案管理的專用軟件實現檔案的分類、編目和排序。三是檔案檢索信息化。實行分級檢索制度，通過校園網和互聯網可實時、準確地檢索所需要的存檔信息、文件和資料等內容。高職院校檔案信息化是加強高職院校信息資源的管理的重要途徑，可以提高工作效率，實現信息采集、信息管理和信息資源共享。

二、高職院校檔案信息化管理的現狀分析

《檔案法》的頒布和《普通高等學校檔案管理辦法》的施行，為高職院校檔案工作的依法開展提供了法律依據。高職院校在檔案管理工作上的檔案意識在增強，學校各部門對檔案工作的重視程度有了很大提高。但從整體上看，目前高職院校檔案信息化管理工作，無論從管理機制、管理手段、還是人員索質等都還存在著與高職院校發展不相平衡的地方，需要不斷加強和改進。

1.檔案管理人員的素質不高。目前許多高職院校的教學檔案管理工作多數是由各部門的辦公室主任、秘書或其他文員兼任管理的，他們除了承擔本職工作外，還需要承擔本部門立卷材料的收集和整理工作，而這些人員中經過檔案專業系統教育和正規培訓的人員很少，并且計算機應用技術的能力有限，這極大地制約了檔案信息化建設的進度。

2.數字化基礎設備投入不足。檔案全文數字化有兩種情況，一種是已有的歸檔文件是電子文件，只需要把這類數據換成規范格式就可以了，另一種是傳統的紙質載體，這就需要將文檔掃描后轉化為數據才能存儲。而由于實施信息化管理的工具缺乏，紙質檔案的轉換、加工處理、整理、分析的工作就會受到影響，信息化建設便無從談起。

3.數據庫建設滯后。主要表現在大多數據庫僅供本單位使用，建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化，嚴重地影響了數據庫的利用率。很多的高職院校，都沒有與外界聯網，也就談不上真正的數字化管理。

三、實現高職院校檔案信息化的對策

1.加強隊伍建設，提高人員素質。檔案管理人員的素質對檔案管理工作的成效起著決定性作用。高職院校應通過各種形式和途徑，提高檔案管理人員的綜合素質。健全管理人員隊伍，要建立一支專業的檔案管理隊伍，學校檔案室要按照國家要求配備具有較高素質的專業檔案管理人員，要安排素質高、原則性強和有一定工作經驗的人員負責檔案工作。高職院校應根據需要，及時補充調整管理人員，確保檔案工作的持續性、完整性和穩定性。還有不斷加強業務培訓，分階段、分層次、有計劃、有步驟地對檔案管理人員進行業務培訓，不斷提高管理人員的整體素質。要重點加強檔案管理工作者的現代化意識培養，強化信息技術觀念。要求檔案管理人員要充分認識到檔案管理現代化的必要性，了解和掌握最新的現代化管理手段，切實加強對現代化管理技術的學習和研究。高職院校可以建立競爭激勵機制，對工作任務進行細化，責任到人，實行量化考核，充分調動管理人員的工作積極性、創造性和能動性。

2.加強組織領導，為檔案管理工作提供組織保障。高職院校檔案管理工作是高等職業學校事業發展的重要組成部分。高職院校各級領導要充分認識到檔案這一具有特殊價值的信息資源。檔案作為信息資源的重要組成部分，對經濟社會的發展發揮著重要的、不可替代的貢獻作用。高職院校檔案資料對于學校來說，就像是一面鏡子。檔案可以真實地反映學校發展的整個歷史過程，以文字、圖表和音像等不同的形式真實客觀的記錄了學校教育、教學及管理過程中的每一個環節，是廣大師生員工勞動智慧和經驗的寫照，是高職院校的寶貴財富。檔案信息資源是認識和把握高職院校發展客觀規律的重要依據。高職院校應予高度重視，要在檔案信息化方面加大人力和財力的投入，特別是要把檔案現代化管理放在突出重要的位置。為檔案部門提供良好的工作條件，全力支持檔案部門的建設和發展。同時，還要提高廣大教職工對檔案工作的思想認識。檔案工作是一門學問，涉及部門多、范圍廣，需要廣大教職員工，特別是管理工作者對檔案管理工作高度重視。高職院校要建立統一思想認識，增強教職工的檔案管理意識。使教職工在各自的崗位上都能對檔案工作給予高度重視，人人參與，共同做好檔案管理工作。

3.加強規范管理，完善管理體制和工作機制。做好高職院校檔案信息化工作，必須遵循科學規范的原則，健全管理制度，完善相關機制，規范管理。工作體制必須集中統一，部門收集形成檔案，交由專人管理，防止分散管理出現的弊端。同時為了適應檔案管理信息化的需要，高職院校要逐步轉變檔案管理職能，高職院校檔案室的職能要由檔案的保管基地和利用中心轉化為檔案信息控制管理中心，其管理對象將逐步由案卷管理實體轉向信息內容管理。檔案管理人員通過網絡來管理動態的檔案信息，維護檔案管理系統運轉和利用中的安全性、完整性和可靠性，充分履行一個信息管理員的職責。完善管理制度，建立健全學校、部門和單位的檔案管理制度，從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、裁剪裝訂、建檔定級到查看借閱直至責任追究都要確立有完善的規章制度，推進檔案管理工作的制度化和規范化。高職院校要明確各部門的主要負責人，確立檔案管理工作的直接責任人，把檔案管理工作納入年度目標考核和個人評優考核，實行責任追究制。

總結：綜上所述，加強高職院校檔案信息化建設是一項重要而緊迫的任務，高職院校要加強檔案信息化管理人才隊伍的建設、信息化網絡的建設、專門數據庫的建設以及信息資源的開發利用等工作。穩步高效的推進高職院校檔案信息化建設，不僅要把現代信息技術手段與現代信息管理方法有機的結合起來以外，更要有目標明確的實施策略、健全長效的保障機制以及規范可行的管理條例。