企業檔案信息資源開發利用的優化途徑分析

◎李靜

企業檔案通常是指企業在生產經營和管理過程中產生，對國家、社會以及企業本身具有保存價值的各種形式的文件資料。在經歷了計算機技術和現代化通訊技術相結合的社會和科技變革之后，企業檔案已經完成從實體到數據化的過渡，檔案管理也逐步實現從實體管理到信息管理，再到知識管理的一個演變進程。無論是檔案本身的價值以及所產生的知識內涵，都進一步得到了深化和提高。

一、企業檔案信息資源開發利用的現狀

（一）檔案數量龐大

國民經濟的不斷進步與發展，使得我國國內企業的增速也在不斷攀升，與之相對應的，很多新興行業也在不斷崛起，參加工作的人也越來越多，這就導致企業檔案的信息量越來越大，種類也越來越繁雜，檔案信息處理就變得時間越來越長，成本越來越高，效率卻得不到提升。

（二）依賴性越來越強

計算機的發明和互聯網的出現與飛速發展，使得人們無論在工作還是生活中都對其產生了巨大的依賴性，所以企業的檔案信息，從其生產、采集以及處理絕大部分都是通過計算機系統完成的。這在提升相關從業人員的工作速度和工作效率方面，是極為有利的。但由于企業信息檔案資源開發利用的知識儲備以及技能不夠完善，在沒有龐大而完善的系統支持與幫助下，反而很大程度上就制約了企業檔案信息資源的開發和利用。

（三）需求多元化更明顯

隨著企業數量的明顯增加以及業務范圍的擴展多元，很多企業對于各種數據應用的需求也越來越多，很多大中型企業在檔案信息資源開發與利用方面的認知更加的清晰和全面一些，需求和范圍也更多更廣泛，這就使得這些企業的檔案信息資源具備了很強的社會性。檔案信息資源的開發與利用逐漸走向日常化，與企業的日常經營常態逐漸相融合，而這些都是我國目前企業檔案信息資源開發與利用的顯著特點。

（四）技術水平與需求不匹配

很多行業工作者對于企業檔案信息資源的開發利用，主要停留在查閱以及參考與評價等方面，對檔案的開發和利用缺乏一定的主動性，導致很多相關的企業檔案都被嚴重忽略。而近些年來隨著檔案的不斷數據化和知識化，90%以上的檔案最終只是通過電子或者是紙質的方式保留下來。各種類型的企業檔案，無論是從信息技術的加工，還是針對專題的研究，其所起的作用不大，效果不明顯，質量也不達標。

二、造成企業檔案信息資源開發與利用現狀的主要原因

（一）企業認知缺乏

對于很多中小型企業來說，檔案的存在只是企業運行、人事、財務等方面基本情況的反映。很多企業往往只重視自身的生產力，而對企業的管理工作疏忽，故而對檔案信息資源的開發和利用只停留在初級階段，甚至根本沒有這方面的認知，這樣的企業檔案對企業的進步與發展毫無作用。

（二）信息檔案基礎薄弱

企業檔案的數量在不斷增加，信息也在不斷完善，但很多原因導致企業單位或相關從業者對企檔案的重視程度不夠，例如檔案資料和數據不夠完善，錄入存在錯誤或隨意性等，都是一些比較常見的問題，導致信息完整度和準確度大打折扣，企業檔案信息資源開發和利用的效果可想而知。

（三）從業人員素質欠佳

檔案管理專業性很強，而且檔案從其生成、歸集及編輯和深加工等，都是比較繁雜且用時較長的一項工作，這對于從業者的專業化和嚴謹程度也是一種嚴格的考驗。但很多企業因為自身的條件或是其他原因，招攬人才時對相關崗位的入職要求比較低或專業不對口，企業缺乏高素質人員從事企業檔案工作，一定程度上嚴重制約了企業檔案信息資源開發和利用。

三、改善企業檔案信息資源開發利用的辦法

（一）提高企業自身的認知水平

企業檔案必須服務于企業，企業檔案信息資源開發利用的方向就應該是為企業服務，從企業日常的經營和管理需要出發，根據企業自身的利益和需求，尋找與之相對應的檔案工作模式。這樣也能夠從根本上讓企業適應現代化的市場經濟下社會發展的變化和需求，并在企業生產經營管理作為第一要務的前提下，實現企業檔案類別的拓寬，檔案質量的提升，讓企業信息檔案開發利用的范圍不斷擴大，以實現企業與市場真正接軌的最終要求。

（二）提高從業人員的綜合素質

在信息資源共享的背景下，企業必須提高從業人員的入職要求以及業績考核的要求，定期組織從業人員參加學習和培訓，引導其不斷拓寬自己的知識領域，提升專業技能，促進其提高自身的綜合能力和工作積極性，進而促使積極主動地開發利用企業檔案信息資源。再者，在信息技術不斷發展的今天，企業信息資源的安全與保護也是從業人員必備的素質素養之一。因此從業人員必須要不斷適應信息化技術的工作需求，提高自身的安全意識，明白企業檔案的機密性與權限的重要作用。

（三）遵循企業檔案的特點并依法研究

法制社會必須要求公民做到懂法、守法、用法，而企業檔案具有很強的機密性，相關從業人員就必須要對企業檔案有關的法規條例有所學習和了解，并及時了解和研究企業檔案存在的特點以及規律，將二者有機結合，在公正守法的基礎上根據企業檔案的特點和規律，對企業檔案信息資源進行切實可行的開發和利用。當然，推廣和宣傳也是企業檔案信息資源開發和利用的重要環節之一，這對于改善企業信息檔案開發利用的現狀也有著積極作用。

（四）完善企業檔案信息資源開發利用的規則與制度

就目前檔案信息資源開發和利用現狀來看，我國并沒有形成一個完整的相關制度和系統，都是各企業之間或者企業與員工之間、員工與計算機系統之間等各自開發或利用，導致企業檔案的信息技術開發與利用存在著很大的安全隱患，也使得企業之間競爭與交流弊端較多，企業檔案信息資源開發利用與利用受到嚴重制約。因此迫切需要檔案管理部門和企業制定完善相關的規章制度，以最大化地實現企業檔案信息資源的開發與利用。

四、結束語

企業檔案是對企業行政管理、生產、市場營銷以及財會等方面活動的真實記載，為企業決策和各項業務活動提供數據支持和重要參考，是企業存在與發展的重要資源之一。企業檔案信息資源的開發利用必須建立提高認識、提升素質和完善制度的基礎上，建立在合法合規、安全規范的基礎上。