信息化技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用

■劉海濤

（濟(jì)寧市食品工業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)）

信息技術(shù)在改變事業(yè)單位人力資源管理工作的手段、流程、標(biāo)準(zhǔn)、方向的同時(shí)，也優(yōu)化調(diào)整了該部門職責(zé)范圍、基本職能作用、人員配置，更助推了內(nèi)部人員績(jī)效考核、薪酬獎(jiǎng)懲及決策等新體系的構(gòu)建，對(duì)人員網(wǎng)絡(luò)信息素養(yǎng)、職業(yè)能力等也提出更高的要求，因此，相關(guān)部門及人員應(yīng)從轉(zhuǎn)變信息技術(shù)發(fā)展應(yīng)用觀、工作理念、整合內(nèi)部資源等層面來(lái)構(gòu)建信息化人力資源管理系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)人力資源價(jià)值最大化及管理質(zhì)量最高化的雙重目標(biāo)奠定了基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位人力資源管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀

1.1 滯后性

受涉及人員數(shù)量較多、人員部門區(qū)域調(diào)動(dòng)頻繁等多種因素在一定程度上讓該項(xiàng)工作變得更加繁瑣復(fù)雜與困難，而內(nèi)部人力資源管理系統(tǒng)的落后、信息傳輸渠道的局限、工作流程的復(fù)雜及人員管理意識(shí)的淡薄也在一定程度上弱化了內(nèi)部信息傳輸?shù)母咝惩ㄐ裕黾恿巳肆Y源數(shù)據(jù)信息庫(kù)內(nèi)信息的局限性與滯后性。

1.2 落后性

部分領(lǐng)導(dǎo)及管理工作人員因?qū)π畔⒒夹g(shù)的理解認(rèn)知仍停留在使用電腦、手機(jī)等智能辦公設(shè)備的層面，不僅低估了其對(duì)實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)工作目標(biāo)的積極影響力，也沒(méi)有用科學(xué)客觀的眼光看待分析人力資源管理事業(yè)發(fā)展潮流趨勢(shì)，執(zhí)著于簡(jiǎn)化該項(xiàng)工作，比如，降低部門人員配置及資金技術(shù)等投入比例，這也是造成其技術(shù)設(shè)備陳舊、系統(tǒng)落后的主要原因之一，阻礙了其相關(guān)工作的有序開展。

2 事業(yè)單位人力資源管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的必要性

2.1 信息查詢的快速精確化

利用信息化技術(shù)搭建信息查詢平臺(tái)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理工作人員可以快速準(zhǔn)確的從規(guī)模龐大的數(shù)據(jù)信息中找出其所需要的數(shù)據(jù)信息，為其開展工作或制定各項(xiàng)決策等提供更為精準(zhǔn)有效的數(shù)據(jù)信息，線上完成眾多業(yè)務(wù)的查看、審批或監(jiān)控，有效避免了人力資源數(shù)據(jù)信息的浪費(fèi)及決策失誤等情況的發(fā)生。

2.2 人力資源數(shù)據(jù)信息的共享化

利用信息化技術(shù)搭建人力資源管理業(yè)務(wù)受理、風(fēng)險(xiǎn)提示、資源轉(zhuǎn)化等平臺(tái)，管理工作人員可以直接利用各部門按照相關(guān)規(guī)定與步驟上傳的已經(jīng)審核通過(guò)的信息來(lái)完善人員檔案，調(diào)整工資計(jì)算等報(bào)表，不僅可以提高其整體工作效率，也讓其有更多的時(shí)間來(lái)分析總結(jié)前段時(shí)間該項(xiàng)工作的成績(jī)與不足，為制定下個(gè)一時(shí)間周期的工作計(jì)劃與目標(biāo)指明了方向。

2.3 人力資源信息的透明化

利用信息技術(shù)搭建人力資源信息查詢平臺(tái)，相關(guān)人員可以通過(guò)自己注冊(cè)平臺(tái)賬號(hào)密碼、自由登入使用平臺(tái)系統(tǒng)等方式來(lái)快速查詢自己的人事檔案信息，了解最新管理政策，及時(shí)發(fā)現(xiàn)自己檔案中的錯(cuò)誤，并向相關(guān)部門反應(yīng)，進(jìn)行核實(shí)與糾正，有效提高了該項(xiàng)工作的準(zhǔn)確率及人員滿意度。

2.4 規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)

利用信息技術(shù)搭建風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)，通過(guò)分析計(jì)算大量數(shù)據(jù)信息來(lái)推測(cè)最近時(shí)期內(nèi)可能會(huì)出現(xiàn)的不同風(fēng)險(xiǎn)的類型、發(fā)生率及預(yù)演可能會(huì)造成的損失等等，為管理人員調(diào)整工作策略、完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施等提供更多新思路與新建議。

3 事業(yè)單位人力資源管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用策略

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

領(lǐng)導(dǎo)及管理工作人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化技術(shù)及人力資源管理等相關(guān)的知識(shí)技能，比如，工作之余閱讀信息技術(shù)、人力資源管理相關(guān)的書籍資料，積極參加相關(guān)部門組織的信息化管理模式相關(guān)的主題講座及研討會(huì)，經(jīng)常與人力資源管理專家、資深信息技術(shù)人員進(jìn)行其工作難題方面的溝通互動(dòng)，促使領(lǐng)導(dǎo)及管理人員對(duì)信息化管理模式形成深層次、專業(yè)化的認(rèn)知，主動(dòng)運(yùn)用信息化技術(shù)來(lái)開展該項(xiàng)工作。同時(shí)，這也促使領(lǐng)導(dǎo)提高了對(duì)該項(xiàng)工作的重視度，專業(yè)客觀與準(zhǔn)確的評(píng)估信息化技術(shù)對(duì)該項(xiàng)工作及該項(xiàng)工作對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的促進(jìn)作用，將其信息化建設(shè)納入事業(yè)單位年度重點(diǎn)工作范疇之內(nèi)，通過(guò)擴(kuò)編、更換陳舊設(shè)備、研發(fā)購(gòu)買新系統(tǒng)等途徑來(lái)強(qiáng)化管理工作人員的成就感與自豪感，要求各部門主動(dòng)配合該項(xiàng)工作，從而為信息化管理模式的推廣運(yùn)用掃清了思想及技術(shù)障礙。

3.2 構(gòu)建信息資源庫(kù)

人力資源數(shù)據(jù)信息庫(kù)的運(yùn)用加快了人員檔案信息存儲(chǔ)形式從紙質(zhì)到電子的轉(zhuǎn)變，提高了檔案信息對(duì)火災(zāi)、洪澇等災(zāi)害的抵抗力，同時(shí)，數(shù)據(jù)信息庫(kù)具有便捷檢索與自動(dòng)檢查核實(shí)的功能，自動(dòng)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，快速找出符合篩選標(biāo)準(zhǔn)與要求的人員的檔案信息，并對(duì)該檔案人員進(jìn)行工作能力、性格等方面的評(píng)估，幫助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整人員崗位配置，幫助其做出更為合理的人事決策，在挖掘人員潛在價(jià)值的同時(shí)，也提高了人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)，提高了個(gè)人發(fā)展?jié)摿皥F(tuán)隊(duì)整體實(shí)力。同時(shí)，信息技術(shù)也改變了管理工作人員收集獲取人員信息的途徑與方式，提高了信息獲取的便捷性與高效性，及時(shí)的增加新入職人員檔案信息或者刪除離職退休人員檔案信息。最后，還可以利用信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建人力資源崗位職責(zé)的動(dòng)態(tài)模型，分析不同崗位工作的難度及職能作用，為調(diào)整不同崗位工作范圍及每日工作量等提供了科學(xué)具體的參考信息，通過(guò)對(duì)比該數(shù)據(jù)信息與人員每日實(shí)際工作成果來(lái)幫助其科學(xué)評(píng)估人員工作能力，并經(jīng)其評(píng)估結(jié)果納入數(shù)據(jù)資源庫(kù)中，有效的提高了數(shù)據(jù)資源庫(kù)的完整豐富性。

3.3 加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)主要包括加強(qiáng)現(xiàn)有管理人員培訓(xùn)力度、增加崗位編制等兩部分，其中提高現(xiàn)有管理人員培訓(xùn)效果可以從完善培訓(xùn)機(jī)制、提高培訓(xùn)考核標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)新培訓(xùn)形式、改變培訓(xùn)內(nèi)容為主，每月至少組織2到3次培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)內(nèi)容以信息技術(shù)的運(yùn)用、現(xiàn)代化辦公軟件系統(tǒng)的使用及人力資源管理模式改革等為主，培訓(xùn)形式以理論講解、實(shí)踐訓(xùn)練為主，實(shí)現(xiàn)管理人員理論知識(shí)水平與實(shí)踐運(yùn)用能力的同步提升，針對(duì)管理人員平時(shí)忙于工作、時(shí)間精力有限的現(xiàn)狀，可以研發(fā)與運(yùn)用線上培訓(xùn)平臺(tái)，讓管理人員通過(guò)觀看線上培訓(xùn)視頻、在線回答問(wèn)題等方式來(lái)提高其培訓(xùn)學(xué)習(xí)效率，這也避免了因培訓(xùn)內(nèi)容過(guò)于理論化、培訓(xùn)形式過(guò)于單調(diào)化而打擊管理人員參與培訓(xùn)活動(dòng)的積極性。部分地區(qū)管理人員考核標(biāo)準(zhǔn)較低，甚至將參與率作為其考核的唯一標(biāo)準(zhǔn)，增加了管理人員冒名參加或中途離開等情況的發(fā)生率，因此，可以通過(guò)筆試與實(shí)踐操作相結(jié)合的方式來(lái)提高培訓(xùn)考核的難度，要求考核不合格的人員利用業(yè)余時(shí)間來(lái)自學(xué)相關(guān)知識(shí)技能，并進(jìn)行再次考試，直到其考核合格為止。增加崗位編制可以理解為招聘新管理人員，對(duì)應(yīng)聘人員專業(yè)范圍、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及網(wǎng)絡(luò)素養(yǎng)等進(jìn)行限定，為管理隊(duì)伍注入更多新鮮活力。最后，還應(yīng)進(jìn)一步完善管理工作人員相關(guān)的績(jī)效考核、監(jiān)督管理、獎(jiǎng)懲等機(jī)制，要求管理人員使用當(dāng)前已經(jīng)購(gòu)買或研發(fā)的設(shè)備軟件，嚴(yán)格按照管理流程與工作規(guī)章制度來(lái)開展工作，強(qiáng)化自身服務(wù)、發(fā)展及創(chuàng)新意識(shí)，以更加積極熱情的姿態(tài)來(lái)開展該項(xiàng)工作。

3.4 研發(fā)運(yùn)用信息化績(jī)效考核系統(tǒng)

以往績(jī)效考核工作形式以人員逐個(gè)核實(shí)計(jì)算為主，但是因人員數(shù)量較多、不同部門或不同崗位人員的考核標(biāo)準(zhǔn)不同等多種因素的影響，管理工作人員的工作量十分大，經(jīng)常會(huì)因粗心大意或疏忽而出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，該項(xiàng)工作會(huì)占用管理工作人員大量的工作時(shí)間與精力，涉及人員也無(wú)法及時(shí)獲取自己的考核結(jié)果，無(wú)形之中弱化了考核結(jié)果對(duì)個(gè)人及事業(yè)單位的正向引導(dǎo)作用。事業(yè)單位可以購(gòu)買或自主研發(fā)績(jī)效考核系統(tǒng)，設(shè)置與之相匹配的評(píng)價(jià)考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制，既要獎(jiǎng)勵(lì)那些工作認(rèn)真的管理人員，也要適當(dāng)?shù)膽土P那些消極怠工的管理人員，加快該項(xiàng)工作從粗放型、人力化到精細(xì)型、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變速度。同時(shí)，這也需要將不同崗位的工作內(nèi)容、工作進(jìn)展等納入系統(tǒng)考核范疇之內(nèi)，通過(guò)崗位職能調(diào)查、分析崗位性質(zhì)及明確崗位工作目標(biāo)等方式來(lái)設(shè)定績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，自主篩選或標(biāo)記出每一位人員工作中出現(xiàn)的失誤或沒(méi)有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成的工作任務(wù)，有助于提高考核結(jié)果的準(zhǔn)確性。另外，還應(yīng)將反饋信息作為其考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)之一，反饋信息來(lái)源途徑主要包括員工自評(píng)、同事及領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)等等，既可以幫助被考核人員了解自己工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，也提高了考核結(jié)果的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。

3.5 研發(fā)運(yùn)用薪酬管理系統(tǒng)

事業(yè)單位內(nèi)部人員的崗位、工齡、職務(wù)等都各不相同，需要對(duì)其進(jìn)行精確劃分，這也意味著無(wú)法使用相同的薪酬計(jì)算公式。加之，極有可能出現(xiàn)相同或不同區(qū)域內(nèi)的人事調(diào)動(dòng)，這些都增加了薪酬管理工作的繁瑣變動(dòng)性，但是受內(nèi)部信息流通不暢等因素的影響，管理人員可能無(wú)法在第一時(shí)間準(zhǔn)確了解每一位人員最新的崗位，無(wú)法對(duì)其薪酬或考核標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，增加了薪酬計(jì)算錯(cuò)誤等情況的發(fā)生率。利用現(xiàn)代化、智能化薪酬管理系統(tǒng)在簡(jiǎn)化薪酬管理工作流程的同時(shí)，也將管理人員從枯燥的數(shù)據(jù)信息核實(shí)與計(jì)算工作中解脫出來(lái)。管理人員降薪酬管理系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，及時(shí)根據(jù)不同人員檔案信息的變化來(lái)調(diào)整其薪酬標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，還可以根據(jù)最新政策與要求來(lái)統(tǒng)一操作與變更薪酬標(biāo)準(zhǔn)。另外，管理人員也可以開通人員薪酬查詢通道，通過(guò)調(diào)整查詢?nèi)藛T權(quán)限的方式來(lái)讓個(gè)人隨時(shí)了解其可以查詢到的與自身相關(guān)的薪酬信息，比如，工資級(jí)別設(shè)定等等，提高了薪酬管理工作的公開性與透明。

4 總 結(jié)

正視以往事業(yè)單位人力資源管理模式的弊端與漏洞，充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)提高其管理工作質(zhì)量的重要意義，通過(guò)使用薪酬管理系統(tǒng)與績(jī)效考核系統(tǒng)、轉(zhuǎn)變管理理念、構(gòu)建數(shù)據(jù)信息資源庫(kù)等途徑來(lái)提高信息化管理模式的運(yùn)用水平，為發(fā)揮其對(duì)事業(yè)單位及和諧社會(huì)發(fā)展的積極影響力奠定了基礎(chǔ)。