企業文秘工作與檔案管理一體化分析

■張海迪

（中交第四公路工程局有限公司）

引 言

新時代，隨著世界經濟一體化逐漸深入，企業發展處在日益復雜的外部環境，機遇與風險并存，必須不斷完善管理，尤其做好強弱項、補短板工作，確保企業各項管理協調發展。企業生存發展過程中，積累了大量的紙質和電子資料，要想做好資料的留存和利用，必須從源頭關注檔案管理，提高檔案綜合利用。企業要想實現文秘工作和檔案管理一體化，必須兼顧工作量、成本和效率，統籌采取各種措施，才能攻克企業高質量發展過程難題。文書檔案是綜合檔案的重要組成部分，隨著管理理念的演變和信息技術的發展，其管理方式將隨之轉變。

1 企業文秘工作與檔案管理一體化概述

1.1 基本含義

其一，文秘工作。文秘是辦公室工作的重要組成部分，是領導的參謀助手，負責按照領導指示進行文件起草，進行指示傳達與信息傳遞，協助領導高效制定企業發展決策。對于企業而言，工作離不開文秘，工作期間配套產生的文件材料，都應該嚴謹細致處理，妥善保管，以便后期使用，作為服務領導工作的一部分，凸顯工作重要性。文秘工作具有較強的實踐性，在企業管理中發揮著協調作用，要具有高度的政治覺悟與專業素養，高度關注重要文書內容[1]，同時做好文件保密工作。其二，檔案管理。檔案管理是指收集、整理企業有價值的資料，并按照檔案管理規范要求予以整理，形成企業檔案并進行管理。根據企業性質不同，檔案內容多有不同，主要分為文書檔案、人事檔案、科技檔案、會計檔案和影音資料檔案等幾大類。企業應根據自身條件、特點，建立與自身資源稟賦相適應的檔案室，確保檔案資料的完整性與安全性，同時要做好檔案資源的開發利用，給領導決策與業務提升提供依據，展現檔案價值，實現檔案和企業管理的良性互動。

1.2 文秘與檔案管理一體化價值

1.2.1 有助于增強辦公室人員素質能力

文秘對企業內部管理具有銜接作用，是企業內部管理較為重要的崗位。檔案管理工作者負責以制度為依據，按照類別分類整理檔案，保管檔案，提供檔案信息查詢和提供檔案借閱服務等。文秘工作以及檔案管理互相依存，兩者一體化進行能夠增強工作實效，提升辦公室整體工作水平。文秘工作負責起草和留存相關資料，檔案管理是文秘工作的延伸，兩者的一體化，即為文秘工作者工作范圍的延伸，有助于加深其對檔案工作的理解，促使其專業知識提升，豐富其工作內容，調動其工作積極性。同時，工作的連貫性，可以大大的節約工作銜接時間[2]。

1.2.2 便于提高檔案工作質效

基于計算機技術和信息技術發展，世界經濟發展逐步進入工業4.0，數據化時代已經到來，機器視作中心、人員視作輔助力量的特征日益凸顯。企業管理基本實現數據化、網絡化，大規模、大范圍使用計算機，能夠節約工作時間，增強工作成效。采用計算機與打印機等設備開展辦公自動化，便捷化的進行多項工作，可以助推文秘與檔案管理一體化，提升公文質量與檔案管理質效。

2 企業文秘工作與檔案管理一體化面臨的挑戰

2.1 缺少檔案管理意識，檔案管理體制機制不夠完善

合格的文秘工作者是領導者的優質助手，在企業管理中占據著重要地位，留存整理諸多的文件資料，會占據大量工作時間，由于缺少檔案管理的意識，為此文秘工作者將會淡化檔案管理，不能真正有效的依據檔案管理標準妥善整理應歸檔資料。由于檔案整理的滯后性，如原有稿件保存不完整，歸檔時進行查找將會相對繁瑣，無法保證檔案資料的完整性和規范性[3]。如果工作者過程處理不夠嚴謹，部分資料容易出現損毀、字跡不清晰、文件編碼錯誤和處理缺少實效等問題，不僅會制約檔案質量，還會影響立卷成效。另外，檔案管理工作廣泛的存在于企業管理中，內容豐富、載體多樣，要想實現文秘與檔案管理一體化過程中，前提建立健全完善的檔案管理體制機制，準確把握檔案歸檔范圍和檔案歸檔期限。兩者一體化發展，會使得檔案管理工作前移到文秘工作環節，文秘工作者就要對檔案資料和普通資料進行區別、編號和整理。受限于文秘工作者檔案知識水平，容易出現檔案整理不規范、分散化以及片面化等問題，使用時出現未歸檔或是歸檔查詢難度大等現象[4]。

2.2 管理體系功能不相同，模式存在差異化

諸多企業著手研發文秘與檔案一體化管理系統，因為技術與指導規范不夠統一，系統功能的差異性與模式不同，資料遷移和接口制作存在難度，容易造成資料的丟失，丟失文件的查找問題突出，嚴重影響企業應用推廣的積極性。一體化管理系統功能設置受限于計算機技術的發展，電子文件要想證明和確保其真實性、一致性存在技術難度，一些電子文件在使用中，存在法律效應不夠確切的問題。如果全面實現電子檔案無紙化，或僅僅設置邏輯歸檔功能，勢必會增加文件法律效用與安全保障的難題[5]。電子檔案極易受到病毒攻擊，或在其他因素影響下被破壞，所以文秘檔案管理一體化功能的設置上，要依據這些不足設置對應物理歸檔功能。

2.3 投入資源比較多，雙歸檔長期存在

現階段，諸多企業普遍樹立文秘檔案一體化管理意識，部分小企業在資金層面與技術工作者層面尚未適應這一需求，因此文檔一體化管理難以在短時間之內被全方位推廣。電子檔案不管存在于系統中、硬盤，還存在光盤，都是以數字化的形式存在，更易于受到非法操作影響，導致電子檔案真假難辨，管理工作者對信息真偽的判斷難度加大。依據現行檔案管理法律法規和規章制度，長期來看，紙質檔案和電子檔案雙歸檔將長期存在，因此凸顯出雙歸檔長期存在的特征。

3 企業文秘工作與檔案管理一體化相關措施

3.1 規范公文歸檔

要高度重視員工意識教育，使企業員工意識到文秘和檔案結合的必要性，自覺的提高工作積極性和自主性，確保工作實效。要建立健全科學的管理機制以及工作流程，嚴格按照流程辦理公文，要樹立質量意識，實行公文和檔案全過程管理。公文格式的規范性以及字跡清晰化，會直接關系文秘與檔案管理一體化管理，文秘工作者在起草文書過程中要嚴謹、細致，要嚴格按照國家規定標準格式加以編寫，確保文書內容準確無誤、版記格式等細節統一一致。文秘工作者要具體化標注文件印發單位與實際打印時間[6]，流轉之后歸檔立卷，促使文書格式足夠規范，提升檔案管理規范性。

3.2 強化文秘檔案管理一體化建設

企業應該強化文秘檔案一體化管理，諸多的企業已經進行文檔一體化建設，發揮自動化電子設備的優勢，文檔一體化建設可以提升文秘與檔案管理的速度，營造輕松愉快的工作氣氛。企業巧妙應用計算機技術，建設檔案管理信息系統，把文秘歸檔涉及的多種類型文件保存在管理平臺之中，便于對檔案信息的查詢，完成文秘檔案管理一體化。

3.3 通過網絡化進行一體化管理

計算機通過高速信息處理能力給予企業檔案和文秘一體化管理布設檢索條件，拓展檔案事業工作空間。企業要積極使用信息技術，對立卷內容進行優化和整理，并且在卷宗組好之后，將卷宗信息加以編號、編頁、歸類、排列和上架，通過信息技術節約卷宗管理時間。另外，將檔案管理從案卷級向文件級管理進行轉變，自動化的管理好立卷內容，即時性查找需要運用的文檔，凸顯文秘與檔案管理規范性與及時性，落實文檔管理和服務質量[7]。

3.4 增強人員能力素質

要高質量開展工作，首先要樹立以人為本的思想，高度重視人員的素質培養。制度是企業高質量開展工作的基石，文秘工作者要認真學習制度要求，做好公文審核把關，確保文件內容準確、格式正確和要素齊全，為文件的真實性和準確性負責。要高度重視隊伍建設，確保人才隊伍能夠保滿足企業發展需要，要著重提拔保持工作狀態，善于合作的人才作為管理者，確保人才梯隊建設合理。另外，要建立人員交流平臺，定期組織文秘工作者進行學習交流，總結工作經驗，發掘工作亮點，解決工作難點，疏通工作堵點。

4 結 語

綜上所述，進入新時代，企業要注重文秘工作與檔案管理的一體化建設，意識到兩者結合的必要性，兩者結合不僅可以促進文秘工作與檔案管理進程，還可以給企業綜合管理質量的提高奠定基礎。每一個企業管理者都要保持與時俱進的思想，明確文秘工作與檔案管理一體化思路，并通過行之有效的措施推進其建設，如建立健全管理體系、強化組織領導、加大資源傾斜和投入等，切實提高管理質效，增強企業管理工作的有效性。