園林檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施探究

金 晶

（杭州市水域管理處，浙江 杭州 310002）

在園林建設(shè)發(fā)展過(guò)程中園林檔案得以形成，其能夠?qū)τ趫@林專業(yè)各種載體進(jìn)行歷史記錄，包括文字、圖紙、圖表、聲像、實(shí)物等，具有重要的保存價(jià)值，對(duì)于國(guó)家和社會(huì)來(lái)說(shuō)都具有重要意義。城市園林檔案包含風(fēng)景名勝、綠色苗圃、古樹(shù)名木等多方面內(nèi)容，能夠?yàn)閳@林規(guī)劃、植物養(yǎng)護(hù)管理等提供重要參考。

1 園林檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 缺乏完善檔案管理機(jī)制

當(dāng)前園林檔案管理過(guò)程中，園林建檔材料、材料收集渠道等方面都缺乏完善的保障機(jī)制。不僅如此，園林檔案日常管理的機(jī)制也不夠健全，材料更新與實(shí)際建設(shè)進(jìn)度不相符，改擴(kuò)建園林工程檔案更新的時(shí)效性不足，管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)，操作不到位，導(dǎo)致園林檔案缺失或受損。園林檔案監(jiān)督管理不到位，存在一定安全隱患。在資金投入方面有所不足，硬件設(shè)施無(wú)法滿足實(shí)際需求，也會(huì)給園林檔案埋下一定安全隱患。

1.2 檔案管理信息化水平不高

園林檔案管理工作中，由于信息化水平不高，導(dǎo)致園林檔案的價(jià)值無(wú)法得到充分發(fā)揮。當(dāng)前園林檔案管理信息化水平不高，仍通過(guò)紙質(zhì)方式來(lái)管理園林檔案，簡(jiǎn)單收集并整理園林檔案資料，但并未建立相關(guān)網(wǎng)頁(yè)、網(wǎng)站等，檔案資源管理缺乏先進(jìn)技術(shù)支持，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱園林檔案存在一定難度。尤其是園林工程中隱蔽性工程、施工過(guò)程、施工工藝等聲像資料并未建檔整理，數(shù)據(jù)庫(kù)建立不夠規(guī)范，檔案錄入任務(wù)繁重，這就勢(shì)必會(huì)影響園林檔案管理的信息化水平，園林檔案管理整體效果也并不理想。

1.3 檔案資源利用程度低

在園林管理過(guò)程中，現(xiàn)存檔案資源的利用程度較低，很少有人去查閱和運(yùn)用。即便是對(duì)技術(shù)資料存在需求，也不是去查閱檔案，而是尋找園林工程參建人員來(lái)了解情況，就園林規(guī)劃建設(shè)情況加以回憶。園林檔案的管理方式為封閉與半封閉管理，時(shí)間較長(zhǎng)，此種情況下導(dǎo)致園林檔案的利用程度有限。傳統(tǒng)模式下大多傾向于檔案保密，使得園林檔案的開(kāi)放性不足。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

園林檔案管理必須要以專業(yè)化人才為支持，保證檔案歸類與管理的科學(xué)化。但就實(shí)際來(lái)看，園林檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)不足，大多是兼職檔案管理人員，并未掌握?qǐng)@林檔案管理技能，認(rèn)識(shí)水平不高，檔案管理、材料更新及數(shù)據(jù)入網(wǎng)操作不夠規(guī)范，檔案管理人員的信息素養(yǎng)也有待進(jìn)一步提升。

2 園林檔案管理的有效措施

2.1 建立健全檔案管理機(jī)制

園林檔案管理工作中，需要積極建立健全檔案管理機(jī)制，明確園林建設(shè)規(guī)程，全過(guò)程收集資料，包括開(kāi)工前設(shè)計(jì)資料、工程施工資料、竣工驗(yàn)收資料、投入使用資料等，需做好存檔；園林檔案管理中需收集規(guī)劃、決策、施工等相關(guān)者的資料，保證管理的全方位化。在園林檔案資金投入機(jī)制方面，需在財(cái)政預(yù)算中設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，做到專款專用，防范園林檔案流失。園林檔案管理需做好日常管理，對(duì)檔案存放位置進(jìn)行仔細(xì)檢查，就天氣等因素進(jìn)行綜合分析，防范檔案丟失或遭到破壞。定期監(jiān)督檢查園林檔案，保證其存放與整理的規(guī)范化。

2.2 重視信息化建設(shè)

現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展，園林檔案管理工作的推進(jìn)，必須要重視信息化建設(shè)，結(jié)合實(shí)際工作需求配備充足的計(jì)算機(jī)設(shè)備，提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，重視園林檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，保證園林檔案網(wǎng)頁(yè)查詢鏈接的有效性。園林檔案管理過(guò)程中，要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，兼顧紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的收集與管理，以專業(yè)軟件為支持，來(lái)對(duì)園林圖紙進(jìn)行繪制，保證園林檔案的完善性，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。園林檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟練掌握政策規(guī)范、業(yè)務(wù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能等，掌握軟件維護(hù)與操作方法，學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，推廣應(yīng)用園林檔案軟件管理程序，保證園林檔案管理的規(guī)范性。

2.3 整合資源提升檔案利用率

園林檔案管理的落實(shí)，需要重視檔案資源社會(huì)價(jià)值的發(fā)揮。新時(shí)期下園林檔案管理的推進(jìn)，需要重視檔案資源的優(yōu)化整合，以信息化技術(shù)來(lái)對(duì)園林檔案加以動(dòng)態(tài)化管理，以卷宗價(jià)值、重要程度、利用率等指標(biāo)來(lái)進(jìn)行綜合分析，規(guī)范整理檔案，優(yōu)先加工整理核心檔案與利用率較高的檔案，促進(jìn)園林檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，園林檔案能夠更好地為社會(huì)所服務(wù)。比如在園林檔案管理中，就城市當(dāng)年某種類型喬木檔案進(jìn)行整合，了解其種植數(shù)量、成活率等，為園林養(yǎng)護(hù)管理提供重要參考，檔案價(jià)值也得以順利實(shí)現(xiàn)。

2.4 打造高水平管理隊(duì)伍

為促進(jìn)園林檔案管理水平的提升，必須要重視高水平管理隊(duì)伍的打造，為園林檔案管理提供人才支持。在這一方面，可提高園林檔案管理人員選拔標(biāo)準(zhǔn)，采取專業(yè)限制的方式，所選拔人才應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)的園林檔案管理素質(zhì)技能，以打造優(yōu)質(zhì)的園林檔案管理團(tuán)隊(duì)。以園林檔案管理人員為對(duì)象，加大培訓(xùn)教育力度，確保其能夠勝任崗位工作。為促使園林檔案管理人員不斷進(jìn)步，應(yīng)當(dāng)采取科學(xué)化考核措施，將常規(guī)考核與突擊考核結(jié)合起來(lái)，激發(fā)園林管理人員的前進(jìn)動(dòng)力，確保其掌握?qǐng)@林檔案管理流程與方法，切實(shí)提升園林檔案管理工作質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

園林檔案管理工作較為系統(tǒng)且復(fù)雜，為保證管理水平，必須要采取科學(xué)化、規(guī)范化的園林檔案管理措施，就管理機(jī)制加以完善，應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)來(lái)提升園林檔案管理的信息化水平，大力整合資源，促進(jìn)園林檔案的高效利用，以優(yōu)質(zhì)管理隊(duì)伍來(lái)為園林檔案管理工作的開(kāi)展提供人才支持。通過(guò)諸多措施的應(yīng)用，來(lái)推動(dòng)園林檔案管理工作的高效推進(jìn)。