高校辦公室行政人員檔案信息化安全管理策略分析

肖 蓉

（云南交通職業技術學院，云南 昆明 650000）

檔案管理工作作為高校管理工作的一部分，嚴重影響著高校的建設與發展。檔案信息安全不僅影響著高校工作人員個人的成長與發展，也同時決定著高校的發展方向與未來。在如今的互聯網時代，各行各業都在朝著信息化的方向發展，高校檔案管理實現信息化是應然也是必然。信息化的檔案管理雖然給高校檔案的管理工作帶來了很大的便利，但也帶來了一定的安全隱患。因此，我們必須加強安全措施，以協助高校辦公室行政人員做好檔案信息化的管理工作，為高校的檔案信息提供一定的安全保障。

1 檔案信息化的含義

檔案信息化是互聯網時代新興的一種檔案管理模式，也是互聯網技術在檔案信息管理過程中成功運用的結果。檔案管理改變了傳統的實體檔案文件的管理，而實現管理檔案中具體信息的重要過程。然而，檔案信息化管理并不是一蹴而就的，其是一個需要長期發展的過程，其發展信賴于信息技術的發展。檔案管理辦公室需要不斷采用現代化信息技術來完善檔案管理辦公室，并通過不斷更新現代化技術從而實現檔案信息的更新與服務的完善，從而實現檔案管理工作的信息化發展。檔案信息化管理最大的特點就是解放了傳統的實體檔案存放，在節約了空間的同時也可以很好地實現檔案內容的條理性。一方面，可以幫助工作人員快速便捷的尋找到所需要的檔案信息，并及時有效的補充與更改人員的檔案信息。另一方面，檔案信息化使所有的檔案文件內容都可以很好地存儲在互聯網上，解決了傳統的檔案文件存放問題。因此，檔案信息化就是現代化技術在檔案管理中的運用所帶來的便利，促使檔案管理工作的現代化發展也是高校管理工作的重要發展方向。此外，檔案信息化有著高效便捷等特點的同時，也存在著一定的數據安全問題。

2 檔案信息化安全管理的現狀

1）管理觀念落后，缺乏創新性。創新是促進發展的第一動力。各行各業，只有不斷創新，不斷突破，才能更好地前進和發展。高校檔案管理的信息化是互聯網時代的創新，是檔案管理的創新。然而，目前很多高校的辦公人員他們不愿意擁抱新生事物，不愿意改變，在檔案管理方面的觀念仍然是非常落后的。這也導致檔案管理很難實現信息化的轉型與發展。觀念落后，不愿改變與創新，是目前高校辦公室行政人員面臨檔案信息化所存在的最大的問題與障礙。

2）缺乏一定的資金投入與專業人才。目前，高校在檔案管理信息化方面的重視程度并不高，從而相應的導致資金投入也不高。不論是檔案信息化管理的對象，目標還是內容，都沒有引起學校層面的高度重視。一方面，由于重視程度的不夠導致資金投入的不足，影響并制約著高校檔案信息化管理的發展。另一方面，很多高校在資金方面并不充裕，所能夠的資金無法支持檔案信息化的正常運轉。總而言之，目前檔案信息化的管理工作缺乏一定的資金投入，是目前高校檔案管理面臨的一個很大問題。此外，缺乏一定的信息化人才也同樣制約著檔案信息化管理的發展。互聯網信息化是新興事物，精通互聯網的人群是非常少數的。再加上高校辦公室的行政人員大多是有一定年紀的人員，他們缺乏對于互聯網的敏感度，無法熟練的運用計算機軟件等。因此，缺乏相應的專業人才也是目前高校檔案管理信息化方面存在的一大問題。

3）缺乏一定的技術保障。盡管如今的互聯網技術處于不斷的進步之中，但是其并不是完全成熟與完善的。技術無法達到完全保障的程度，也導致目前高校檔案信息也存在一定的安全隱患。首先，檔案信息泄漏的風險；其次，檔案信息丟失的風險；又或者是信息被盜取的風險等等。信息化技術有待提高，缺乏一定的技術保障，也是目前檔案信息化進程的一大阻礙。

3 檔案信息化安全管理的策略

1）建立健全的檔案信息管理制度。清晰明確的制度規范是一項管理工作的前提，也是根本。因此，為了更好地促進檔案的現代化進程，促進檔案信息化的管理工作，首先必須建立健全的檔案信息管理制度。第一，嚴格明確檔案信息的錄入標準與錄入規范。對不同檔案信息做好相應的標記，以便后來的使用與檢查。第二，在檔案信息的調取與使用上面也應該有明確且合理的規定。避免出現無關人員隨著調取檔案信息的情況出現。第三，建立相應的檔案信息維護制度。規定工作人員定期進行檔案信息的檢查，補充完善以及更新維護等工作，從而有效地避免因工作疏漏或其他原因而導致的信息出錯與信息疏漏的情況。健全完善的制度是維護檔案信息安全的首要前提。

2）建立信息應急預警機制。對于信息的實時監控是信息化社會維護工作安全的一項重要途徑。檔案管理要成功轉型，實現現代化的信息發展，也必須具備一定的監控系統。因此，建立信息應急預警機制是十分必要的。一方面，當信息出現變動或者其他異常情況的時候，可以以報警的方式告知工作人員，通知工作人員進行檢查與維護，保證檔案信息的安全。另一方面，當遇見緊急情況的時候，也可以有一定的途徑和系統來解決突發情況等等。信息化時代，很多情況都是突發的，也時常會有異常情況的發生，因此建立良好的應急預警機制是非常重要的。高校的檔案信息關系著個人的發展，關系著學校的發展，做好信息安全工作至關重要。因此，高校應加大互聯網信息化資金的投入和研發力度，促進檔案信息化系統的完善，從而更好地維護信息安全。

3）提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員作為與檔案信息接觸最近的一批人，他們對于信息安全的重要性是不言而喻的。因此，提高檔案管理工作人員的素質是非常有必要的，也是維護檔案信息安全的一個可行的途徑。首先，應提高工作人員的工作責任感和使命感。只有本著對工作認真負責的態度，才能更好更嚴謹的投入到工作之中，從而更好地做好自己的本職工作。提高工作人員工作素質可以通過實行嚴格的上崗制度標準，一定的崗前培訓和加大獎懲力度來實現等等。其次，應該提高工作人員自身的專業素質。檔案信息管理人員的專業素養包括自己管理能力與水平的提高，也包含互聯網信息化相關的能力與水平。互聯網技術是21世紀的工作人員必備的技能，也是檔案信息化工作人員必須的專業素養。因此，加大工作人員的專業能力培養也是非常有必要的。

4 結語

信息社會的到來，互聯網技術已逐漸深入各行各業。高校檔案的信息化進程也在不斷的推進之中，前進的過程中也暴露出很多安全性問題。因此，高校應在推進檔案管理現代化發展的同時，積極采取措施保證檔案信息的安全。