基于在建項目工程檔案信息化管理

范豫峰

（廣州市重點公共建設項目管理中心，廣東 廣州 510000）

在在建項目工程管理中，檔案管理工作是非常重要的組成部分之一，針對建筑過程中的每個細節進行詳細的記錄，就形成了工程檔案的內容，它是最能體現工程質量的文字信息，也能詳細展示出工程建設的全過程，它是工程竣工后進行驗收時的重要信息資料。目前階段，政府有關部門已經明確指出，在對工程驗收時如果工程檔案信息不能符合驗收的標準，那么驗收部門將直接判定工程項目基于驗收標準不合格。對于工程檔案信息施工單位要嚴格按照規定要求進行整理，并將整合好的檔案信息移交有關部門進行存檔。 除此之外，最能為建筑項目的技術改造工程提供紙質性依據的也屬建筑項目的檔案資料，這對建筑項目的質量管理有著重要的意義。

1 建筑工程檔案的特征

在建項目工程檔案管理最明顯的特點就是涉及的管理內容多且雜。具體的管理內容不僅包括有關部門的審批文件、建筑合同協議書、建筑項目施工方案設計、建筑項目建設現場的環境因素與實際的地質狀況，還包括了購買的建筑設備、建筑施工資料的質量、具體的施工技術選用等一些列內容。除此之外，建筑檔案管理的內容還包括到第三方資料以及工程竣工報告，這些內容信息需要涉及多方的配合，才能確保提升建筑檔案的管理水平[1]。在建項目工程檔案有以下幾個比較特殊的特點：第一，檔案具有一次性特征。針對在建項目的過程檔案信息，從方案設計到竣工投入使用，自始至終只有一套完整的檔案。第二，檔案具有確定性。工程檔案是對建筑過程中每個細節進行記錄信息資料，其可以全方位的折射出建筑工程的實際狀況，具有不可改變的真實性和確定性。第三，檔案的實用性。從檔案信息可以看到建筑工程建設的全過程，具有很好的情報價值和憑證價值，同時也可作為日后進行維修和擴建的重要根據。

2 建筑工程檔案信息化管理的意義

提升城市建筑事業的重要的前提條件就是提升建筑工程的檔案管理水平，實現檔案在完整的基礎上具有永久性保存的價值，也為今后檔案的使用、查詢提供便利的條件。當今社會，建筑工程的規模正在不斷的擴大。因此，對于建筑工程檔案管理必須借助于現代化信息技術，做到建筑工程檔案的信息管理資料更加的規范。另外，如果建筑工程檔案不慎缺失，施工單位就需要對施工現場進行重新的規劃、測量、勘察、設計，就會造成工程的施工周期得以延長，也會嚴重影響到城市整體的戰略部署。并且，建筑工程檔案信息也能為建筑日后的維護和改造升級提供重要的依據憑證。因此，以信息化為手段進行建筑項目的檔案管理，可以一定程度上避免檔案信息缺失的現象，同時，對提升建筑工程的檔案管理提供有力的保障。

3 在建工程檔案管理過程中的不足

3.1 對檔案信息管理不夠重視

目前很多施工單位對建筑檔案管理的認識還有嚴重的不足，在實際的建筑工程施工過程中，施工進度、工程質量往往成為施工單位最看重的問題，然而完全忽略了建筑檔案信息的必要性，還有一些更加明顯的現象，檔案資料的存在就是為了應付上級部門的檢查。因此，很多施工單位對施工檔案質量的管理沒有制定相應的管理制度、管理人員更換頻繁，就會直接導致檔案信息的整理和收集不能及時進行，嚴重時會直接造成檔案資料的原件丟失的現象。

3.2 檔案資料管理制度不夠完善

盡管政府有關部門針對建筑檔案管理制定了具體的管理標準，但是很多施工承包單位卻沒有嚴格按照有關規定進行建筑檔案的收集和整理。這就會直接導致施工單位在施工過程中不能遵循法律法規以及標準的檔案規范進行建筑檔案的整理和完善。另外，還存在臨時制作檔案信息的形象，這很大程度上不能保證檔案信息的完整性和真 實性。

3.3 檔案管理人員的管理能力不高

一些建筑檔案資料的管理人員缺乏專業的知識，也沒有進行檔案管理相關的培訓學習。因此，在進行實際的建筑檔案信息管理的工作時不能做到得心應手。甚至還有一些檔案管理人員都是兼職管理檔案資料，不但沒有資格證書，還對有關的資料收集步驟和檔案的法律規定不是那么的熟悉，這就很容易造成在建項目檔案資料的不完整性。

4 加強在建項目工程檔案信息化建設的策略

4.1 加強建筑項目檔案資料的信息化管理

由于施工單位的領導缺乏對在建項目工程檔案管理工作的重視，沒有設立專業的檔案管理人員和相關辦公室，負責檔案管理的工作人員流動性很高，因此很難保證檔案資料的質量。要想信息化的檔案管理手段在建筑工程施工中得以普遍應用，就需要領導層的最大重視，讓檔案管理人員重新認識到檔案資料的重要性。另外，檔案管理人員對檔案管理工作的參與熱情直接關系著信息化的檔案管理方式是否可以成功應用，只有引起管理人員的重視，才能進一步推動檔案資料的信息化管理。

4.2 加大工程檔案信息化管理力度

目前，檔案管理信息化技術已經普遍應用到現實的工程建設當中來，首先，擁有機械設備、計算機、服務器等電子設備，才是最終實現建筑檔案資料信息化管理的前提條件。施工單位可以結合著工程的實際情況，建設自己的檔案信息數據庫[2]。選擇檔案資料在檔案信息化建設中也尤為重要，要根據項目實際的情況進行記錄檔案信息，這樣可以保證檔案信息化管理的科學性，也可以利用電子軟件進行檔案信息的整合，不但使檔案資料的使用發揮出最大價值，還能為其他的建筑項目提供參考依據。

4.3 加強對在建項目工程檔案信息化的保護

在建項目檔案資料的內容就是建筑施工過程中收集的各種資料信息，因此，在建項目的檔案資料具有很高的真實性。電子和紙質檔案最大的區別就是，紙質檔案保存著原始信息的特點。紙質檔案信息一旦被修改，就會遺留下很明顯的特征，而電子很難發現其中篡改的跡象，這就要求檔案管理人員要保證做到不對電子檔案資料進行修改，也要讓電子檔案體現出原始性。在檔案資料設置時，要注重設置為只讀模式，并設置不同角色人員的權限，這樣很大程度上避免其他人進行修改。檔案管理人員還要為檔案的信息化管理提供硬盤作為保管的介質，要做到對檔案資料的高度重視。同時，還要保證檔案的信息化管理具有一定的安全性，如果存在潛在病毒，要及時解決處理，使檔案的信息化管理得到最安全的保存。

5 結論

綜上所述，信息化的建筑工程檔案管理方式，可以最大限度的體現出現代科技的作用和意義，對建筑工程檔案的收集、整理、保管、利用等效率都有了最大的提升。只有通過在信息化管理方面加大投資、建立健全檔案資料的管理條例，提升檔案管理人員的專業能力，才能改善目前建筑檔案管理中存在的一些問題，才能最終提高建筑檔案信息管理的工作效率。