淺析檔案信息化“雙軌制”應用中存在的問題及對策

田 艷

（青海黃河上游水電開發有限責任公司積石峽發電分公司，青海 西寧 810008）

檔案，是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案信息化雙軌制，是指紙質文件和電子文件同步隨業務流程 運轉。

檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。一切國家機關、武裝力量、政黨、團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務，享有依法利用檔案的權利。機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。

1 檔案信息化“雙軌制”涵義

1.1電子文件的出現，不僅是存儲方式的改變，更是檔案管理范式的轉變。檔案信息化“雙軌制”管理主要是指對檔案的存儲采取紙質與電子并存的管理辦法。在實踐應用中檔案信息化 “雙軌制”是對紙質檔案和電子文件的并存管理；而在操作層面上，檔案信息化“雙軌制”則意味著從對紙質檔案的收集、整編、建檔、立卷過渡到對信息、知識和數據挖掘、融合與輸出，是對信息洪流的疏導和規。

2 檔案信息化“雙軌制”發展趨勢

隨著檔案信息化“雙軌制”下檔案管理的進一步開展，檔案信息化“雙軌制”管理將逐步進入電子化、網絡化階段。切實做好紙質文件和電子文件的并存管理—檔案信息化“雙軌制”的管理，才能更好地迎接“無紙化”時代的到來，實現最為理想的檔案信息化“雙軌制”管理。

3 檔案信息化“雙軌制”應用中存在的問題

電子文件形成單位應指定有關部門或專人負責本單位的電子文件歸檔工作將電子文件的收集、整理、歸檔那個、保管、利用納入本單位或有關部門處理程序和相關人員的崗位責任。為進一步加強檔案信息化管理工作，認真貫徹執行國家有關檔案工作的方針、政策、法規。規范檔案歸檔流程，切實發揮檔案職能作用，以下為檔案信息化“雙軌制”應用中產生的問題：

《檔案管理信息系統》電子掛接問題。

1）未在檔案管理信息系統內進行電子掛接。歸檔人員對形成的文件材料只進行紙質文件歸檔，沒有遵循電子文件紙質文件的物理歸檔原則，未在檔案管理信息系統對形成歸檔的文件材料進行電子 掛接。

2）電子文件與紙質文件不對應。檔案管理部門對電子文件歸檔部門文件材料審核過程中經常發現電子文件內容與紙質文件內容不對應，未實現電子文件紙質文件的物理歸檔原則。

3）電子文件整理、收集不規范、不完整。歸檔部門移交具有保存價值的電子文件的電子文件整理、收集不規范，不完整，會造成紙質文件和電子文件不能同步隨業務流程運轉。

4 紙質歸檔材料問題

1）歸檔的文件材料應為原件。歸檔部門的文件材料內出現復印件，復印件無法保證文件材料真實性、完整性、準確性，無法維護企業檔案的齊全、完整、準確。

2）紙制文件材料歸檔須轉換成PDF格式電子文件，掛接到檔案管理系統中。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子文件如不是PDF格式，會造成再次修改問題，修改的電子歸檔文件材料無法保證文件材料真實性、完整性、準確性。按照“雙軌制”歸檔要求，紙質文件和電子文件不能同步隨業務流程運轉。

5 對策

1）循雙軌制原則。檔案管理信息系統專為檔案管理設計開發的軟件系統，遵循國家檔案局《歸檔文件整理規則》內容和集中統一管理檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。它具備高效、高質、簡單、實用的特點。檔案信息化歸檔工作遵循雙軌制原則，紙質文件歸檔的同時須將相應電子版一并歸檔。

2）電子文件與紙質文件一致性。電子文件形成單位或有關部門應對形成的歸檔文件材料真實性、完整性、可用性進行檢查，按照“雙軌制”要求，保證紙質文件和電子文件整理協調統一，確保移交檔案部門的歸檔文件材料電子文件與紙質文件一致。

3）電子文件的真實性、完整性、可用性。如果電子文件整理、收集不規范、不完整，就無法遵循電子文件真實性、完整性、可用性原則。檔案部門按照國家有關要求對其真實性、完整性、可用性進行檢查，檢查合格后方可接收

4）歸檔文件的真實性、完整性、準確性。歸檔的文件材料應為原件，復印件無法保證文件材料真實性、完整性、準確性。無法維護企業檔案的齊全、完整、準確，因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。

5）PDF文件材料不可修改原則。按照“雙軌制”歸檔要求，紙質文件和電子文件同步隨業務流程運轉。為保證紙質歸檔文件材料真實性、完整性、準確性，防止修改，進行電子文件歸檔須進行PDF轉換方可進行檔案信息化“雙軌制”歸檔。

6 結語

檔案是歷史的真實記錄，做好檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業。檔案法實施30多年來，對加強檔案的收集、管理、利用，維護國家檔案資源安全，隨著中國特色社會主義進入新時代和全面依法治國方略的推進， 明確提出“堅持中國共產黨對檔案工作的領導”，強調各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，保障檔案事業發展的經費。在堅持統一領導、分級管理原則的前提下，有效兼顧各行各業檔案工作的特殊性，體現檔案管理的科學化、專業化，推進檔案管理提質增效。作為檔案管理部門和檔案員，必須認真貫徹落實《檔案法》和檔案行業標準相關規定，按照檔案管理的各項要求，完善檔案管理責任體系，強化宣傳培訓，增強檔案管理意識，健全規章制度，確保檔案管理規范高效，加大投入力度，完善檔案管理基礎建設，保證檔案信息化“雙軌制”應用中的順利開展。