信息時代企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用

張 靜

（國網(wǎng)國際發(fā)展有限公司，北京 100031）

新的時代背景下，檔案管理相關工作人員需要結合可使用技術條件努力開發(fā)利用檔案資源。除了要做好開發(fā)利用資源的工作，同時也應注意保護好企業(yè)的重要信息，如此才可以使檔案資源的價值得到最大化的利用，從而推動企業(yè)檔案資源管理工作的長期發(fā)展。

1 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作中出現(xiàn)的問題

現(xiàn)如今，企業(yè)檔案資源的開發(fā)和利用表現(xiàn)出了明顯的滯后現(xiàn)象，這顯然已經(jīng)不能滿足企業(yè)在新形勢下的發(fā)展需要。

1.1 缺乏開發(fā)利用檔案的意識

企業(yè)一直以來都把檔案管理的重點放在簡單的收集與整理上，并沒有對相關信息資源進行深入開發(fā)，比如有部分企業(yè)依然采取復雜又耗時的人工手動檢索方式，這嚴重阻礙了檔案信息資源服務的發(fā)展與創(chuàng)新。

1.2 企業(yè)疏于管理

很多企業(yè)疏于檔案管理，所藏資源不夠豐富且質(zhì)量不高，因此當工作人員亟需搜尋檔案時，很容易找不到自己需要的信息。部分企業(yè)不重視檔案工作，其工作人員編研檔案的能力也不高，嚴重阻礙了企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用[1]。

1.3 企業(yè)檔案信息化水平低

企業(yè)檔案信息化水平低，而且還與企業(yè)信息化建設不同步。檔案信息化建設水平低，就使得利用信息技術開展高效的檔案信息服務難度很大。我國還是存在部分企業(yè)利用人工手動管理企業(yè)檔案，并沒有將先進的計算機技術與檔案管理工作結合起來，這直接導致檔案工作不僅繁雜、耗時、效率低下而且還極易出現(xiàn)失誤。

1.4 工作人員專業(yè)程度低

有些相關工作人員缺乏專業(yè)知識素養(yǎng)，且沒有接受過系統(tǒng)的培訓，又固守著僵化、陳舊的思想觀念，再加上處理工作事務不細心，長此以往，致使企業(yè)檔案部門的發(fā)展與社會發(fā)展脫節(jié)，嚴重影響了企業(yè)檔案資源的開發(fā)和利用。

2 企業(yè)檔案信息資源進行開發(fā)與利用的措施

企業(yè)在開發(fā)和利用檔案資源的時候需要利用當前最先進的信息技術，這不只是因為信息技術可以快速、高效、準確地整合檔案資源，減輕工作人員的工作強度，而且它還有利于推動檔案資源的數(shù)字化。檔案資源數(shù)字化之后，企業(yè)在儲存檔案資源方面更加方便，同時在搜尋檔案時也更加快速、便捷。因此，企業(yè)必須要將信息網(wǎng)絡技術和檔案管理工作結合起來，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，推動檔案資源的開發(fā)和利用。

2.1 借助網(wǎng)絡手段，加強信息交流

最初的檔案都是以紙質(zhì)文件的形式進行管理，但隨著時代背景的不斷更迭，這種方式的弊端也一一暴露，而信息網(wǎng)絡技術可以將檔案資源進行一個網(wǎng)絡化的處理，甚至可以將檔案資源以一種音像的形式儲存起來，這樣既方便了企業(yè)儲存檔案資源，同時也有助于工作人員更好地管理檔案。企業(yè)在開發(fā)利用檔案資源的工作中，應該重視信息平臺的建設。一旦搭建好平臺，企業(yè)的檔案資源就可以借助于網(wǎng)絡信息技術進行長距離的傳輸，這樣企業(yè)在之后進行項目申報等工作時就能夠快速地與其他部門進行信息的交換與溝通[2]。

2.2 對檔案進行數(shù)字化的處理

企業(yè)需要利用網(wǎng)絡信息技術對檔案資源進行一個數(shù)字化的處理，構建多個數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，細化檔案管理工作。在過往的工作中，都是工作人員手動編研檔案，工作繁雜且易錯，編研效率低。然而，經(jīng)過信息網(wǎng)絡技術的加工與處理，數(shù)字化的檔案資源不僅更易于儲存，在檢索方面也更加便捷。

2.3 加強檔案資源的安全性建設

信息時代，互聯(lián)網(wǎng)技術飛速發(fā)展，極大地便利了人民的同時也引發(fā)了各種網(wǎng)絡危害。企業(yè)在利用信息網(wǎng)絡技術開發(fā)利用檔案資源的時候，需要加強網(wǎng)絡安全建設，防范外來病毒的惡意攻擊，保護好企業(yè)的檔案資源。企業(yè)可以定期對員工進行網(wǎng)絡安全意識的培訓，提高員工對網(wǎng)絡病毒的的警惕意識。同時可以對檔案資源進行保密管理，只有相關負責人可以擁有檔案庫的密碼，而其他人查詢檔案資源需要取得負責人的同意。除此之外，企業(yè)要定期對系統(tǒng)進行維護，也可以設置防火墻提高信息系統(tǒng)的安全性，盡量避免企業(yè)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間的溝通，同時注意備份企業(yè)重要信息，以保護檔案資源的安全[3]。

2.4 豐富檔案資源

開發(fā)利用信息資源的前提是企業(yè)保存有足夠的檔案資源，但因為有部分企業(yè)不重視檔案管理工作，因此企業(yè)保存下來的檔案資源不僅雜亂而且并不齊全。所以，企業(yè)應在開發(fā)利用檔案資源之前應從各個渠道廣泛收集有效信息，豐富檔案資源，完善檔案庫[4]。

2.5 構建檔案管理體系

對檔案資源的疏于管理是諸多企業(yè)的通病，企業(yè)應該緊跟信息時代的節(jié)奏，構建一個科學、合理的檔案管理體系，將檔案工作安排放入企業(yè)整體規(guī)劃中，以改變當前檔案管理工作基礎薄弱的情況，如此才能充分有效地開發(fā)和利用企業(yè)現(xiàn)有檔案資源。

3 結語

對于企業(yè)來說，檔案資源的開發(fā)利用是很重要的。在當前信息技術飛速發(fā)展的背景下，企業(yè)如果抓住了這個機會，就能夠利用網(wǎng)絡技術充分開發(fā)和利用檔案資源，完善檔案管理工作。但是需要注意的是，隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，企業(yè)在利用信息技術對檔案資源進行開發(fā)利用時也面臨了更多、更復雜的難題，比如網(wǎng)絡病毒、系統(tǒng)故障等。因此，企業(yè)需要緊跟時代步伐，不斷更新信息技術，加強對檔案庫資源的管理與維護，同時也應注意構建科學、合理的管理體系，提高工作人員的專業(yè)知識素養(yǎng)，從而推動企業(yè)的長足發(fā)展。