信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

易春麗 龔鑫琪

（1.湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局四0五隊，湖南 吉首 416000；2.湖南省湘西工程勘察院，湖南 吉首 416000）

1 引言

隨著信息時代的飛速發(fā)展，文書檔案的信息化建設(shè)逐漸提上日程；同時，文書檔案的信息化建設(shè)也會直接推動地勘局信息化發(fā)展的進程。由此催生的現(xiàn)代化檔案室是檔案管理信息化建設(shè)的樞紐，它掌握著檔案資料的提供與接收，是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的節(jié)點。檔案管理在如今的形勢下面臨著許多需要立即解決的問題，需要摸索出檔案管理工作的創(chuàng)新路徑才能解決困境讓地勘局檔案管理工作煥發(fā)生機活力，建立科學合理的檔案管理模式以滿足社會主義經(jīng)濟發(fā)展的需要，為社會發(fā)展提供深厚的資源保障。

2 檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1）傳統(tǒng)管理模式不規(guī)范。地勘局檔案管理工作主要是收集、保存以及保管資料，其保存方式是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案排架式管理,這種保存方式占地面積大、查找資料繁瑣且檔案極易損壞，經(jīng)營時間較長的單位的資料多，管理難度大。這種傳統(tǒng)的管理方式流動性不強，不能實現(xiàn)信息共享或看到其潛在的價值，而僅僅是將它作為研究的參考資料。因此大多數(shù)資料在管理過程中沒有交集，所以缺少規(guī)范的管理模式就會限制地勘局檔案管理的發(fā)展，進而無法體現(xiàn)檔案管理工作的重要作用。檔案管理的工作流程是上級下達命令、下級完成。而上級要先明確收集的任務(wù)，檔案工作人員才開始集中收集資料，這種不科學的工作模式導致的時間不夠、未核實收集的資料而影響資料的真實性的問題時有發(fā)生。

2）檔案管理的人才漏洞。研究人員儲備了豐富的專業(yè)知識，但是非專業(yè)的檔案管理的人員缺少專業(yè)的知識與管理經(jīng)驗、沒有受到專業(yè)的培訓，因而檔案管理工作未能得到有效開展。并且在篩選工作人員時由于不夠重視檔案管理而導致大部分人才的流失，進而影響檔案管理的整體發(fā)展。檔案管理工作具有專業(yè)性與服務(wù)性特點，缺乏專業(yè)性的工作人員通常將其定義為資料的收集與儲存，而這僅僅是檔案管理最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容。如果員工沒有對檔案管理有清晰地認識就會出現(xiàn)資源的開發(fā)利用與社會需求沖突的問題；不少員工甚至會產(chǎn)生信息化建設(shè)與檔案管理工作無關(guān)、電腦不如人腦等錯誤觀念。

根據(jù)不完全統(tǒng)計，大部分在檔案管理工作的人員都身兼數(shù)職，繁重的業(yè)務(wù)無法讓員工有充足的精力學習專業(yè)知識與技能，其次，年齡段差距大，老員工習慣了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，對電子文件的傳輸、存儲等操作運轉(zhuǎn)不了解，而年輕員工只懂得電子數(shù)據(jù)、信息傳輸?shù)韧ㄐ偶夹g(shù)，對管理環(huán)節(jié)了解不多。

3）檔案管理的資金漏洞。由于檔案管理工作不被重視，因此資金的投入也十分有限，地勘局檔案管理是一項科學性較高的工作需要足夠的資金投入來引入基本設(shè)施開展工作。

4）檔案管理的技術(shù)漏洞。根據(jù)大數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)地勘單位的檔案管理方式仍停留在人力操作方面，有的單位甚至沒有獨立的檔案室。由于資金投入不足而影響現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作的效率停滯不前，如果檔案管理工作未來依然沒有熟練地運用現(xiàn)代科學技術(shù)，那么其工作的難度系數(shù)將會直線上升，影響管理工作的順利 實施。

5）檔案管理的開發(fā)漏洞。有效的信息系統(tǒng)反饋機制在如今的檔案管理工作中尚未建立，而編制工作突出保密使其具有滯后性，阻礙了資源的開發(fā)利用，單位無法全面掌握檔案的情況，可利用資源、利用程度和價值方面更是無從知曉。單一重視保密而忽略資源的開發(fā)利用導致檔案資源得不到最大化的利用。

3 檔案管理的創(chuàng)新路徑

1）創(chuàng)新檔案管理的管理模式。創(chuàng)新檔案管理模式可以推動檔案管理工作的順利開展，在信息化的大環(huán)境下，如果不能進行管理模式的創(chuàng)新，不僅工作難度大大上升，還不能滿足新時代社會發(fā)展的需求。在信息化、數(shù)字化不斷發(fā)展的背景下，檔案管理更需要抓住機遇，在結(jié)合自身情況、遵守法律法規(guī)的情況下建立新型管理模式，地質(zhì)檔案管理是地質(zhì)檔案實現(xiàn)資源的利用的基礎(chǔ)。因此規(guī)范管理工作才能發(fā)揮檔案管理的現(xiàn)實作用。

2）創(chuàng)新培養(yǎng)檔案人員素質(zhì)。對檔案管理人員需要強化自身素質(zhì)，確保工作人員儲備全面的專業(yè)知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化科學設(shè)備，進而改變傳統(tǒng)化工作方式。檔案管理人員素質(zhì)的高低，會對檔案管理工作能否順利完成起決定作用。因此全面提升工作人員的素質(zhì)水平是現(xiàn)代檔案管理工作不可避免的任務(wù)。首先，地勘單位需要重視工作人員的素質(zhì)教育，其次，需要重視當代員工應(yīng)用信息化的能力。必要時可以引進現(xiàn)代化管理技術(shù)，鼓勵員工、調(diào)動員工的學習興趣。當然，在信息化時代，更需要員工通過自身的努力掌握管理技術(shù)與現(xiàn)代化方法。檔案管理人員需要與時俱進，提升業(yè)務(wù)能力，樹立正確的三觀，培養(yǎng)吃苦耐勞的精神和強烈的責任心。服務(wù)觀念強是檔案管理人員自身必備的特點，在立場、觀點、政治上對檔案管理人員有著較高的要求。

3）創(chuàng)新檔案資源的利用。檔案管理的最終目的在于對更好的開發(fā)和利用資源，充分挖掘檔案可以提高資源的利用率，檔案資源對地勘單位是對地質(zhì)最真實的寫照，能幫助推動地質(zhì)工作的進行。及時配備信息化建設(shè)中必要的設(shè)施便于檔案管理工作充分利用現(xiàn)代化科技，改變傳統(tǒng)的管理模式和工作流程，加快信息化進程。

4）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)。信息化時代，傳統(tǒng)的服務(wù)模式具有許多的缺陷與不足，為了適應(yīng)時代發(fā)展的需要，檔案管理服務(wù)需要做出 轉(zhuǎn)變。

引進積極熱情的服務(wù)方式，強化服務(wù)意識，提高工作效率，有針對性地提供服務(wù)。主動服務(wù)可以打破由被動服務(wù)引起的資源的滯后性和束縛，鼓勵員工更積極主動地整理利用掌握的資源，促使工作人員了解并進入新時代服務(wù)模式，這體現(xiàn)了檔案管理工作的開放性與主 動性。

拓展服務(wù)領(lǐng)域，信息化時代人們的生活與工作都離不開檔案管理信息服務(wù)，積極推動檔案管理信息服務(wù)的社會化，由地勘單位內(nèi)部轉(zhuǎn)向整個社會。可以在地勘單位內(nèi)部建立一個提供給工作人員使用的服務(wù)平臺，工作人員通過互聯(lián)網(wǎng)進行資源的查找。或建立檔案服務(wù)網(wǎng)站，拓展互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)，可以成為檔案管理服務(wù)的一種渠道，以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案信息庫的現(xiàn)代化建設(shè)、資料信息數(shù)據(jù)化。

對檔案管理服務(wù)功能進行創(chuàng)新。檔案管理不應(yīng)該只對工作人員開放，還應(yīng)該注意到其具有的教育功能，為社會提供更為全面的服務(wù)。

針對不同級別的檔案提供不同的密保服務(wù)，為使用者在線查閱時提供信息安全保障。同時，提高數(shù)據(jù)的保密工作，如數(shù)據(jù)下載時的加密、坐標等私人信息的隱藏、IP地址的監(jiān)控等手段。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息化的大環(huán)境下，我國檔案管理雖取得了一定的成績，但在社會的飛速發(fā)展中仍存在缺陷與不足，信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)與創(chuàng)新帶來了機遇，同時檔案管理的創(chuàng)新也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，它是檔案管理滿足信息化時代下社會需求的必經(jīng)之路，檔案管理在創(chuàng)新中建立，在創(chuàng)新中成長，檔案管理工作人員需要學習專業(yè)知識、提升自身素質(zhì)，檔案管理的工作機制與管理模式需要創(chuàng)新，以滿足當前社會發(fā)展對檔案管理服務(wù)的需求。