大數據時代中學校檔案管理研究

梁翠云

（南寧市第八中學，廣西 南寧 530007）

在當前的發展環境下，檔案管理工作能夠展現出一個學校的整體水平，對于辦學工作的順利進行具有重要意義，因此，要使學校長期獲得穩定的發展，做好檔案管理工作十分必要。在信息化的背景下，檔案管理工作要與社會的發展相適應，對大數據進行合理運用，保證相關工作的順利進行以推動學校的發展。

1 大數據時代中學校檔案管理特點

在傳統的管理模式下，很多學校更加重視對各項信息的保存，多采用紙質檔案的方式記錄信息，阻礙了數據信息的流動，影響其充分發揮作用。通過對大數據的應用，能夠同時實現對數據信息的存儲、共享和運用，大大提升了檔案信息的利用率，對檔案管理工作的進行具有積極的推動作用。社會發展帶動了各個領域的進步，學校的檔案管理中也需要記錄和收集更多內容，傳統的管理方式難以做好對大量數據信息的分析和整合工作，信息化的管理模式有效解決了這一問題，提升了檔案管理的質量和效率。從對檔案進行安全管理的角度來看，傳統的管理方式只需做好對紙質檔案的保護工作即可，但是信息化的檔案系統需要關注多方面的問題：第一，要防止外界因素入侵導致數據丟失和被破壞的問題；第二，要防止設備老化、故障造成的信息缺失，因此，在大數據背景下，更要做好對檔案安全的保護工作，避免不必要的損失發生。大數據時代的檔案管理，提升了信息的利用率和檔案的管理效率，但是與傳統模式相比，其對于從業人員提出了更高的要求，以往的工作人員只需要具有較強的職業素養，同時能夠掌握并靈活運用專業知識即可，信息化的管理背景下，從業人員需要在此基礎上熟練掌握計算機技術，進而保證檔案管理工作充分發揮作用。對此，相關部門要做好對人才的引進和培養，以促進工作的順利落實[1]。

2 大數據時代中學校檔案管理有效策略

2.1 建立新的管理概念

身處大數據時代，學校的檔案管理工作不能僅僅局限于校內，還要向社會大眾的方向擴充，所以，對于檔案信息的管理工作要在保證人員各項信息安全的基礎上擴大涉及面，進而使資料信息的內容更加真實、準確。此外，在開展檔案管理工作的過程中，不能僅僅局限在學校與學生兩者之間，該種管理模式會產生一定的局限性，阻礙其實際應用和內容的完善。數據管理系統是貫穿整體的服務體系，要把師生和社會提出的要求作為根本，依靠大數據的便利，對傳統的檔案管理流程進行優化，進而使其科學性和有效性得到充分展現。

2.2 加強管理人才培養

在信息技術的管理背景之下，對于管理人員提出了更高要求，即要實現對檔案的有效管理，需要引進具有多項專業能力的工作人員。因此，要做好對檔案管理人員能力的強化工作，使其知識能力和綜合素養都得到顯著提升。同時要做好對管理流程的優化，使各個崗位的人員都能落實好相應工作。學校的檔案管理系統也在隨著科學技術的更新不斷做出完善，因此，工作人員要做好對自己各方面能力的鍛煉和提升，以適應社會的發展，達到崗位的要求。以往的檔案管理人員要做好自身知識能力和思想認識的提升，要不斷對自身的知識體系進行更新；新進的檔案管理人員要在強化自身知識體系的基礎上提升對信息技術的應用能力，進而提升各項操作的完成效果，使檔案管理工作得到更好的落實。校方要對檔案管理人員的責任作出明確，保證各項責任的有效落實，實現對檔案的科學管理，同時也便于對相關人員作出針對性的管理。在當前的發展形勢下，很多學校沒有專業的檔案管理人員，對此，校方要找出合適的途徑，做好對相關人員的培訓。要結合工作人員之間的差別開展針對性的培訓，對于以往的工作人員，要注重對其知識能力的培養和提升，對于新進的管理者，要開設相應的技術培訓課程，使每個人在工作中都能最大限度的發揮自身價值。在校內要定期組織團建活動，增進各部門之間的交流，促進其在工作中更好的溝通、協作，保證工作的順利落實。此外，還要積極與其他學校建立起溝通的橋梁，彼此之間給出中肯的建議，做好經驗的分享，使校內的檔案的管理水平得到改善。

2.3 充分運用信息技術

要使學校的檔案信息管理工作得到有效落實，對信息技術進行合理利用十分必要。完善設備的配置是做好該工作的前提，對此，校方要具有足夠的資金儲備，進而為工作的實施提供基礎保證。信息化檔案管理的方式已經在很多學校得到了應用，在此基礎上，學校需要構建起一個完善的信息管理體系。在這一體系中，要對工作人員進行明確的授權，確保各項工作得到更好落實，也為后續責任的核查提供便利。該種管理方式能夠使檔案管理服務的質量得到充分保證，同時也提升了檔案儲存的安全性。要實現對信息技術的有效運用，需要有專業人員開展相關工作，因此，學校要做好對專業人員的引進和培養，為檔案管理工作的順利完成提供基礎保障[2]。

2.4 強化信息資源整合

目前，很多學校的管理人員尚未做好對檔案信息的合理劃分，對于數據信息的管理還沒有一個明確參照，導致資料的分散性較強。在應用大數據的過程中，需要對資料進行共享，因為沒有做好各項數據的整理，導致資源的利用程度和使用效率受到了一定影響。所以，要做好對數據的劃分，使檔案管理系統得到完善。相關負責人要結合學校的發展情況，落實好各項工作，同時要結合現實需要，及時的將資料錄入系統，要保證信息內容的準確、全面、安全。此外，要做好相關信息的數字化建設，對各項數據資料作出細致的研究和整理，做好歸檔工作，保證資料庫內容的全面。

2.5 加強檔案安全管理

要保證信息化檔案管理工作的推進，為社會和在校師生提供更好的服務，加強對檔案的安全管理十分必要，具體包括學校的網絡安全和檔案系統安全管理兩個方面。就學校網絡安全而言，可以在系統中配置防火墻等設施，并做好對病毒的查殺，此外，對病毒的監測工作要給予高度重視，實現對其的自動識別和攔截。為防止突發事件出現，要對數據進行備份，實現對數據信息的全方位保護和管理，使其安全性得到充分保證。對于檔案系統的安全管理工作而言，要避免外界環境對其造成的不良影響，要構建嚴密的安全訪問途徑，減少外界因素所帶來的干擾，同時要確保其具有一定的自愈能力，進一步保證信息的安全。

3 結論

綜上所述，在信息技術高速發展的環境下，學校要充分、合理的運用大數據技術，建成和完善適合自身發展的檔案管理系統。目前，已經有部分學校在檔案管理的過程中應用了大數據技術，但是仍舊存在一定的問題，因此在今后的工作中，要對各個環節進行優化，更好的發揮檔案資源的價值。