基于信息環境下的衛生檔案管理工作

孫寶萍

（東平縣疾病預防控制中心，山東 泰安 271500）

衛生檔案管理信息化指的是利用計算機收集、歸納、分類和整理各類檔案信息，實現各類信息的智能檢索，同時還能共享信息，保證檔案管理工作更加嚴謹化、規范化與智能化，保證衛生檔案管理工作有章可循。因此，管理人員需要認真核查檔案信息，做好檔案信息的歸檔管理工作，適當增加資金投入，采購各類設備，同時還需要構建完善的檔案管理標準。

1 衛生檔案管理信息化的作用

第一，更好地保護珍貴檔案原件。傳統的檔案擁有多種不同的形式，如紙質材料、光盤、照片等。這些檔案材料容易受到環境的影響，如隨著時間的推移，光盤會出現老化的情況，也會受到潮濕環境的影響；紙質檔案會因一些客觀原因而損壞或丟失，保存時間較短。在當前信息化環境下，檔案管理逐漸電子化與數字化，檔案的管理和存儲更加方便，傳統檔案信息的整理、搜集與整理，逐漸變成利用計算機進行智能歸檔，更好地保存檔案信息，同時還能提供更加廣闊的存儲空間，做好各項資源、檔案的安全備份，避免出現檔案丟失的情況，更好地保護珍貴的原始文件。

第二，提高檔案管理的效率。在傳統的檔案管理中，通常采用人工管理的方式，而這種方式不具備較強的效率，還會消耗較多的人力、財力和物力。工作人員需要在檔案管理工作中耗費較多的時間與精力，容易忽視其他方面的工作。此時就需要運用信息化的管理方式，減少更多的人力、物力和財力，節省更多的資源，提高檔案管理工作的質量和效率。

第三，更好地整合與共享檔案信息資源。在傳統的檔案管理模式中，如果相關人員需要搜集某一資料，那么就需要花費較多的時間，并且檔案的整合與歸檔也較為繁瑣。信息化檔案管理的方式可以更好地共享和整合資源，利用關鍵詞進行各種資料的搜集，節省較多的時間。此外，檔案信息、資源的共享可以切實提高衛生服務的質量和效率，進一步提高滿意度。

2 信息環境下開展衛生檔案管理工作的方法

2.1 明確衛生檔案管理工作信息化的重要性

首先，管理人員需要認識到衛生檔案管理的重要性與實質性，分析和研究傳統衛生檔案管理工作與信息化檔案管理工作的差距，緊隨時代發展的步伐，學習利用信息技術開展衛生檔案管理工作的方法；其次，管理人員需要樹立終身學習的意識，學習構建檔案信息資源庫的方法，根據實際情況建立健全衛生信息檔案管理方案，充分利用大數據技術、網絡技術等，保證衛生檔案管理工作的有序開展。

2.2 保證衛生檔案信息的可靠性

第一，管理人員需要明確各自的職責，了解崗位需求，同時檔案管理部門需要重視培訓活動的開展，切實提高管理人員的職業素養和技能水平，從根本上保證檔案信息的真實性與可靠性；第二，管理人員需要做好保密工作，認真核查所有的檔案信息，利用各種殺毒軟件，建立防火墻。此外，針對一些具有較強保密性的檔案，管理人員需要設置好密碼，進一步增強保密措施，防止黑客利用軟件和漏洞入侵系統，避免出現檔案信息丟失、篡改等情況；第三，管理人員需要做好機械設備的日常維護，定期進行維修和檢查，如復印機、照相機、刻錄機、計算機、路由器等，及時更新損壞、老化的軟件，保證這些設備的良好運行。

2.3 做好檔案信息的歸檔管理

在檔案管理工作中，不僅需要做好紙質檔案的管理，還需要做好電子文件的管理，運用現代化的設備收錄檔案信息[1]。管理人員需要借助計算機錄入檔案信息，設計檔案信息管理的軟件，做好檔案的統計、檢索以及分析工作，運用網絡共享各類信息，將紙質文檔轉變成電子文件，進行備課工作，將其上傳到數據庫中。同時還需要妥善保存紙質檔案。

2.4 增加軟件、硬件設備的投入

在衛生檔案管理工作中，要想提高工作的效率和質量，那么就需要重視硬件的采購與軟件的選擇，這是開展檔案管理工作的關鍵和基礎所在[2]。檔案管理部門需要全面了解市場信息，同時還需要分析本部門的實際情況，根據經濟水平采購與檔案管理工作相對應的硬件設備與軟件設備。同時還需要鼓勵更多的工作人員參與到軟件設計與優化中，進一步提高檔案管理的水平，加快其發展速度。

2.5 建立健全檔案管理標準

檔案管理軟件需要具有在線瀏覽功能，還需要具備不同的文件儲存格式，也可以從網絡上進行現骨干信息的搜集，完成各類檔案信息的整理、權限控制、數據儲存、節約、收集等工作。檔案管理部門需要建立規范的管理標準，規范管理人員的工作行為，使其能做好檔案的分類管理工作，將不同類型的文檔轉變成統一、標準的格式，這樣才能提高管理的效率。

3 結束語

總而言之，衛生檔案管理信息化占據著至關重要的地位。傳統的檔案管理工作存在較多問題，不具備較強的管理效率。在新時代下，衛生檔案管理工作需要靈活運用信息技術，構建管理標準，重視檔案信息的歸檔，保證檔案信息的可靠性，最終實現檔案管理工作質量和效率的同步提升。