新《檔案法》約束下的檔案信息化相關工作思考

陸紫薇

（北京源盛杰信息咨詢有限公司，北京 100000）

檔案與信息管理在項目建設中發揮著巨大作用，是項目管理的重要組成部分。項目過程中形成的檔案更是項目過程的真實記錄，對于項目完工后的結算、審計、經驗反饋起著重要作用，為后續同類項目的招投標及項目管理全過程均有重要參照作用。

中國核電工程有限公司化工設計院隨著完工項目增多，采用實時移交與定期移交相結合的移交方式，每天均有大量的檔案在歸檔過程中。對種類繁雜、項目周期較長的項目檔案管理，其中涉及管理性文件、設計文件、施工管理文件、質量控制文件、驗收文件等，原有的人工及EXCEL表格管理方式已不能適應大量數據的管理，檔案信息化工作亟待進一步完善。

1 檔案信息化平臺夯實檔案管理基礎

新《檔案法》中要求“檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全”。國內許多科技公司均開發出了成品檔案管理系統，目前較為流行的主要有紫光檔案、飛揚檔案、量子檔案、中信檔案等。針對R項目已存在大量的檔案文件及與之匹配的清單文件，在檔案信息化平臺選擇上就需關注檔案系統的可移植性及導入導出的方便程度，便于快速部署實施；因市場上檔案系統成熟度偏差較大，故在平臺選擇上需更關注檔案系統的配置靈活性，包括檔案屬性靈活設置能力、報表自定義打印能力、移交與借閱審批流程自定義能力；關于涉及敏感信息的檔案，須關注檔案信息化平臺對于用戶權限設置的嚴密性，防止信息泄露；對于檔案門類復雜、數據條目巨大的化工設計院來說，選擇檔案開發公司規模較大、售后服務保障強的軟件公司顯得尤為重要。經綜合各方面因素，立足自身檔案管理特點，檔案信息化平臺將成為企業檔案管理的便利工具。

2 文檔一體化提升檔案完整性與便捷性

新《檔案法》中要求“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接”。文檔一體化的意義在于文件生產到歸檔全程控制，保證檔案信息收集完整、系統、準確，使數據信息重復利用，工作效率提高。化工設計院自成立之初重視其核心設計板塊，對于設計軟件既有二維的設計平臺CAD，又有三維的設計平臺PDS，后期又開發出OA辦公平臺，無論是哪個平臺中的文件，均停留在文件處理層面，并未有歸檔過程，亦未按檔案的系統性要求進行分門別類的歸集，導致文件查找極度不便，需多平臺查詢。在選擇好靈活的檔案信息化平臺的基礎上，穩步推進文件管理系統與檔案系統的對接將是一個復雜的系統工程。目前文件系統與檔案系統接口的方法主要有兩種。一種是文件與檔案系統雙方均提供數據接口，文件系統按指定標準格式輸出接口文件，保存在指定路徑下，檔案系統由指定位置讀取，然后放入自己的收集整編庫中，由檔案專業人員按檔案分類要求進行整編后進入正式檔案庫中，供用戶查詢、利用。另一種方式是文件系統直接讀取檔案系統數據庫，將記錄按指定規則直接寫入檔案系統數據庫中，屬于較底層的操作。兩種方法各有優缺點，第一種方式雙方均需要二次開發接口模塊，增加開發成本，數據導入檔案系統需人員操作，加大人員工作量，但此種方式操作安全可靠；第二種方法需文件系統非常熟悉檔案系統后臺數據庫結構，可獨自完成，只需按照既定規則直接寫入，無需檔案人員介入即可完成檔案著錄工作，但此操作風險較大，檔案系統升級受限，且易導致檔案數據庫的崩潰。化工設計院因要求檔案數據萬無一失，故在后續文檔一體化集成中，將按照文檔雙方各做接口模塊的方式，推進文檔一體化進程，在保證檔案完整性基礎上，最大限度減少檔案人員著錄工作量。

3 檔案數字化推進數字檔案館建設

新《檔案法》中明確“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化”。檔案管理的數字化，一方面包括紙質檔案、文獻資料的數字化，照片等圖文資料的數字化；另一方面包括錄音、錄像等媒體檔案的數字化。因為這些檔案的性質、載體不同，管理上難度大，采用傳統的檔案管理模式無法滿足查檔需求。早在2015年，檔案行業即已發布了DA/T 31《紙質檔案數字化技術規范》，將紙質檔案轉化為數字檔案。實現通過計算機可靈活全文檢索、閱讀電子檔案，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平。

化工設計院存在上百萬件的底圖與設計文件，因設計院成立初期，檔案意識不強，雖使用計算機繪圖，但卻并未保留、收集其電子版文件，后續項目參照利用時，往往需要設計人員借閱紙質檔案，需要耗費設計人員及檔案管理專業人員大量的時間方可完成一次借閱。后續工作中，在檔案系統部署完畢后，將開展紙質檔案數字化工作，將紙質檔案轉變為電子化檔案，并與檔案系統中檔案條目進行掛接，實現設計人員完成線上檔案借閱流程后，由檔案人員直接推送相應電子化檔至其工作平臺，提高借閱效率，提升用戶體驗滿意度。此工作的開展，將促進歷年檔案全部數字化進入檔案系統，并結合文檔一體化工作，后續產生電子文件及元數據將通過接口文件，全部保存于檔案系統中。歷年檔案數字化與文檔一體化兩方面相互配合，將實現化工設計院檔案的全數字化管理，逐步向數字檔案館邁進。

4 打通化工設計院與公司間檔案的互聯互通搭建檔案共享平臺

在“互聯網+”的時代背景下，技術革命顛覆了人們的認識觀念和行為模式，檔案資源能否共享互通，首先在思想理念上已經趨于共識，無論員工還是領導，普遍認為檔案資源共享互通是必要的、可 行的。

實現檔案資源共享與互通，就要為檔案的管理制定明確、統一的管理標準，這是實現檔案資源共享與互通的基礎和前提。目前中國核電工程公司在檔案管理中還尚未完全形成統一的標準，“各自為政”的現象比較突出，下屬各設計院檔案管理水平參差不齊。要實現檔案資源共享與互通，須盡快打破管理上分散的狀態，整合成統一標準的、規范性的檔案模式。

實現檔案資源共享與互通，一要在公司層面建立科學、完善的檔案管理體系，應用現代檔案管理知識、計算機網絡使用技術、檔案法的有關規定等來規范各設計院的檔案管理工作；二要在進行檔案數據庫建設時著力打造一支高素質的檔案管理隊伍，經過專門培訓的檔案管理人員掌握最先進的檔案管理方式，以滿足檔案管理需要，最終實現各設計院與公司本部檔案資源的共享與互通。

5 結束語

綜上所述，在新《檔案法》的指導及要求下，利用現代檔案管理技術，依據國家標準及檔案行業標準對檔案進行信息化管理，慎重選擇檔案管理平臺，穩步推進業務系統與檔案系統的集成，逐步開展歷年檔案數字化，按類型分階段打通化工設計院與公司間的檔案互聯互通，將極大提升化工設計院的檔案管理水平，將使檔案管理水平上升到一個新的高度。