事業單位檔案管理的現代化和電子化研究

宋安琪

（保定市住房公積金管理中心，河北 保定 071000）

1 事業單位實現檔案現代化和電子化管理的必要性

在新的時代背景下，檔案管理實現數字化轉變，檔案資料的形成、存儲和管理，都需要借助互聯網的先進性，實現現代化管理。對事業單位也是如此，新時代的到來，給檔案工作提出數字化要求，需要實現現代化和電子化發展才能適應這種要求，滿足新時期的要求。同時，事業單位檔案具備一定的保密性要求，而在信息化時代下，可能會出現資料遺失、泄露等問題，帶來網絡信息安全風險。利用信息技術進行事業單位的檔案管理，進行數據資料的收集、傳輸、整理和分析都十分便利，不僅可以提升信息的保存效率，還可以降低丟失可能，對檔案資料的利用和挖掘也比較有利。另外，檔案資源是事業單位運營活動開展的重要參考資料，也是衡量單位運營情況的主要指標之一。對于事業單位來說，開展的業務工作十分關鍵，而且需要各個部門之間的通力協作，各司其職，有秩序的進行工作。而科學的檔案管理工作是實現這個目標的關鍵和基礎。所以需要實現現代化和電子化管理。

2 檔案管理存在的問題

1）檔案的管理需要逐步完善。目前基層事業單位的檔案管理存在著諸多問題，如檔案的標題序號，組卷目錄等都需要按統一的標準去完善，便于查找，貯藏與保密制度更應該加以提高，防潮防火防丟失。不完善的管理制度反映出工作只停留在初級的表面階段，很難發揮出明顯的實際作用，況且這些不規范又不健全的檔案管理制度，降低了實際運行中檔案的利用價值以及基本性能。由于基層事業單位檔案管理工作缺乏計劃性，沒能根據事業單位檔案管理的現實需要制定具體的檔案工作計劃，不能合理統籌分配和不斷更新檔案管理設備資源，導致事業單位工作的開展速度較為緩慢。

2）檔案的檢索率低。檔案的檢索方式可分為兩種形式，手工與計算機。檢索的硬件設施關系到檢索效率，計算機就是走在時代前沿的高端工具，而目前為止還有的基層事業單位檔案管理仍然停留在手工檢索中，費時費力又繁瑣，查閱使用極其不方便，各種條文的等待，各種申請的批復。即使有所改進，投入了大量的人力物力，也是老牛拉破車飛不起來，缺乏自動化的檢索工具，產生了與時代脫軌的現象，制約了檢索效率，使珍貴的檔案淹沒在歷史中，勢必會從側面影響經濟的發展。檔案管理設施設備的落后，檔案管理技術手段方面的限制，導致檔案管理工作的效率低下，檔案管理的整體有效性較低，這在很大程度上不利于檔案管理事業的科學化發展，沒能更好地發揮檔案資源的實用價值，還要進一步基于信息技術更新達到提高檔案服務水平的目標，圍繞著檔案共享促進檔案管理事業的發展，實現檔案技術的革新。

3）管理人員的專業素質不足。走在新的時代，管理上的現代化、系統化、智能化將逐步進入全面的實施過程，相對管理人員的文化水平與管理素質也需要一個質的提高，以適應新理念、新科技。要建立完善的用人制度，逐步完善檔案管理的人員資歷水平，認識到檔案管理的重要性，發揮出管理人員的職能作用，從根本上改變管理態度，認識到檔案管理不只是檔案的保管員。要從陳舊的思想中改變過來，認識到檔案不僅僅是一組數據，它記錄著歷史上各種人文地理，文化遺產，以及歷史發展歷程，如何才能讓不說話的數據活起來，發揮它的潛力與作用，這是管理人員應該去做的有利行為，不要死搬硬套只做保管員，要有創新精神，創造理念，把檔案的潛質發掘出來，推向社會，推向前沿，使檔案發揮應有的作用。為一帶一路打下堅實的基礎，同時，要做好職能部門的保駕護航工作。

3 事業單位實現檔案管理的現代化和電子化的有效途徑

1）實現檔案的無紙化保存。這是事業單位實現檔案管理的現代化和電子化的基礎和前提。因為過去事業單位以紙質的形式保存檔案資料，不僅占用空間較多，成本也較大，需要準備專門的適宜的保存場所。因此要普及現代化和電子化管理，首先需要實現所有檔案資料的無紙化保存。事業單位需要利用新的電子載體，將過去的紙質檔案資料以及新出現的檔案資料，以數字化保存。事業單位將所有的檔案資料轉變成數字信息，方便進行查閱和共享，提高了工作效率。

2）加強信息化基礎設施建設。事業單位進行檔案現代化和電子化管理，還要有基礎設施建設的支持，需要有較高的建設水平，提供設備支撐。一方面，要加強信息化基礎設施建設，事業單位要配備計算機、網絡，控制好儲存環境，做好溫度、濕度、通風的控制。借助大數據技術等建立檔案信息化平臺，配備數據庫，收集全面的檔案信息，保證檔案管理的獨立性。引進專業軟件和設施，進行檔案資料的電子化轉變、錄入、保存，提高檢索效率。借助先進軟件落實檔案資料的動態更新，隨時可以查閱到最新的資料，同時做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，事業單位要完善數據庫建設，科學進行檔案資料的錄入、分類、目錄建設、整理，建立科學的查詢系統。借助信息技術加強對檔案資料的開發工作，合理分析不同資料的價值，擴大利用范圍，挖掘潛在的價值，充分進行利用。

3）提升檔案管理人員的專業水平。為了使工作人員盡快熟悉了解大數據時代，科研事業單位有必要對工作人員進行定期培訓，通過培訓來提高工作人員的專業技能與管理能力，從而更好地發揮其自身優勢與崗位需求相結合，切實解決檔案管理中存在的實際問題，推動檔案管理工作進一步發展。作為科研事業單位，在開展培訓時，可以通過組織多種多樣的專題學術會議、研討會等相關活動，將培訓內容作為考核指標，選拔優秀人才，給予其外出培訓與交流的學習機會，提高工作人員的工作積極性。同時科研單位完善相應的績效考核激勵機制，將檔案管理納入日常管理指標，切實增強工作人員的工作熱情，并根據相關檔案管理人員的工作情況從物質和精神兩方面進行獎勵，實現管理人員的自我價值和科研單位的共同發展。

4）建立完善的檔案管理機制。傳統的檔案管理機制已經不能滿足當前科研事業單位發展的需要，所以科研事業單位需要重新建立完善的人事檔案管理機制。在事業單位內，要建立相應的檔案數據庫，以便日后工作使用。同時科研事業單位要立足于自身的實際情況，不斷對檔案管理工作體制進行完善，讓檔案管理工作處于制度內和規范內，嚴格把控各項管理制度的各個環節，分別對各項檔案資料進行歸類管理，提高檔案管理的服務水平和服務質量。

4 結語

事業單位檔案管理實現現代化和電子化的發展趨勢已成為時代發展下對事業單位發展的必然要求。在新的時代背景下，傳統的檔案管理模式已難以適應新形勢下事業單位的發展，所以需要對檔案管理進行創新，引進先進技術，實現現代化和電子化管理。