信息化時代企業檔案創新管理淺析

武麗子

（山西天脊煤化工集團有限公司塑料公司，山西 長治 047507）

“沉舟側畔千帆過，病樹前頭萬木春”！新時代中社會信息化日新月異，飛速發展，企業面臨的境況日益復雜，挑戰與機遇并存，迫使企業在經營決策方面務必要加強對信息化的利用，如何更好地使信息化在企業發展中起到推波助瀾的作用，在企業發展中與時俱進，這就是我們每個企業人，尤其檔案管理者應當深思熟慮的，做為一個檔案管理者，檔案管理面臨著新的機遇和挑戰，檔案管理正處于傳統手段和現代技術交替重疊當中，傳統經驗式管理、繁瑣單一的手工操作和現代科技含量不高等一系列體制、模式、理論與現代信息化管理很難相得益彰，僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的檔案管理落后時代一去不復返了。正所謂：“不謀萬世者，不足謀一時，不謀全局者，不足謀一域”！新時代信息化管理模式給檔案管理部門和人員提出了新的要求和挑戰。

司馬光在《陳紀》中說道；“老禾不早殺，余種穢良田”，創新理念是人類特有的認識能力和實踐能力，是人類主觀能動性的高級表現，是推動民主進步和社會發展的不揭動力！創新時代是信息時代天然的伴隨物。在激烈的市場競爭中，做為企業的檔案管理者，應大力開發和利用檔案資源，博采眾長，推陳出新，積極主動提供利用和服務，突破現狀，敢于挑戰，謀求新境界的思維定勢！提升改革創新理念，緊追新時代前進的步伐。

“物不因不生，不革不成”！從科學研究、技術進步與應用創新的協同互動入手，做為一名檔案管理者，結合本單位檔案管理的特點，進一步分析充分考慮現代科技引領所需要的觀念創新、管理創新、方法創新和服務創新。

1 觀念創新

“茍日新，日日新，又日新；不日新者必日退”！沒有意識的飛躍就沒有行動的指南，人的觀念屬性是系統而自覺的創造思維及其自我開發，這是我們確立企業創新及企業管理的根本性的觀念基礎。具有深層的人本主義意義和實際的操作價值，思想觀念的創新是工作內容創新的前提，特別在知識化、網絡化、社會化層面，要把創新作為檔案工作的新的目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

2 管理創新

“不慕古，不留今，與時變，與俗化”！管理是一門博雅之學，管理創新必須確立現代化管理意識，信息化時代企業檔案管理的創新，最重要的是在組織高管層面有完善的計劃與實施步驟以及對可能出現的障礙與阻力有清醒認識；企業把新的管理要素（如新的管理方法、新的管理手段、新的管理模式等）或要素組合引入企業管理系統以更有效地實現新時代企業檔案的管理；沒有創新，就不可能有合理的，尤其是有效的管理！企業應結合自身發展需求，將企業檔案信息化創新管理與企業的長遠發展規劃相結合，給檔案管理信息化建設工作提供總體方向，信息技術引領的現代科技的發展以及經濟全球化的進程，推動了管理創新，這既包括宏觀管理層面上的創新——制度創新，也包括微觀管理層面上的創新；按檔案管理規定建立一套符合本單位需求的一套信息化檔案管理制度，內容應當涵蓋：建立健全文件歸檔制度、檔案整理制度、檔案鑒定制度、檔案保管制度、檔案利用制度等等，用制度規范管理工作，全面提升檔案管理工作。

3 方法創新

“體無常軌，言無常宗，惟日新者故日新，不息為體，日新為道”！將創新思維和創新技法結合起來，開展創新活動；黑格爾說：“方法是任何事物所不能抗拒的、最高的、無限的力量”。信息化企業檔案管理的方法創新，就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去單一式的管理檔案擴大為集檔案、資料、信息等為一體的“檔案信息中心”，從單純的檔案資料管理機制向檔案、信息、科技、文化一體化管理機制，充分發揮檔案工作的信息支撐作用。

4 服務創新

“須教自我胸中出，切忌隨人隨后行”！改變檔案管理思想，建立新的檔案服務理念，通過信息化的手段，為使用檔案的人提供更加豐富完善的檔案，提供優質的檔案資料服務，用新的設想、新的技術手段轉變成新的或者改進的服務方式，創造和開發信息化檔案管理的自身價值,提高和完善服務質量；信息化時代，檔案工作的服務方式、內容與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，檔案工作人員首先得樹立主動服務的理念，敏于觀察，勤于思考，善于綜合，勇于創新；檔案管理人員要面向基層，走向基層，服務基層，有針對性地策劃。設計出不同層次的服務內容、形式，對電子文件信息資源進行開發、加工、轉化，變被動服務為主動服務，甚至超前服務，促進檔案管理由靜態服務轉為動態服務。

總而言之，企業信息化檔案管理無論是理論層面還是實踐層面，創新時代檔案管理發展的重要意義已毋庸置疑，要想走在時代的前列，就一刻不能沒有創新思維，一刻不能停止各種創新，創新在經濟，技術，社會，企業管理等領域的研究中舉足輕重！將創新的意義提高到“創新是引領發展的第一動力”這樣的高度，則是獨樹一幟的。創新是引領發展的第一動力，發展動力決定發展速度、效能、可持續性。沒有創新，就不可能有合理的，尤其是有效的管理，創新將成為企業管理乃至人類賴以進行生存競爭的不可或缺的素質時，卻依然采取一種循規蹈矩的姿態，則無異于一種自我崩潰！

因而循之，與道神之，革而化之，與時宜之：故因而能革，天道乃得，革而能因，天道乃馴！